Teklif, sipariş ve fatura arasındaki kopukluğu gidermek

Müşteriye fiyat verdiniz, telefonda ya da yüz yüze "tamam, bunu alıyorum" dedi. Bu anlaşma bir yere not edildi — bir deftere, bir Excel satırına, belki sadece kafanıza. Aradan birkaç gün geçti, mal hazırlanıp gönderildi, şimdi sıra faturada. Faturayı kesen kişi (çoğu zaman farklı biri) o anlaşmayı yeniden hatırlamak zorunda: hangi üründen kaç adet, hangi fiyattan, hangi iskontoyla. Bir satır atlanır, bir fiyat yanlış hatırlanır, müşteri arayıp "ben bunu değil onu almıştım" der.

Sorun faturayı kesen kişinin dikkatsizliği değil; anlaşmanın kayıtlı olduğu yer ile faturanın kesildiği yerin aynı yer olmaması.

Kopukluk nerede başlıyor

Küçük bir işletmede tipik akış şöyle işler: Satış temsilcisi müşteriyle konuşur, fiyat verir, sözlü ya da bir mesajla onay alır. Bu bilgi ya hiçbir yere yazılmaz ya da satış temsilcisinin kendi defterine yazılır. Mal sevk edilir. Fatura kesme zamanı geldiğinde, muhasebedeki kişi elindeki irsaliyeye ya da hafızasına güvenerek faturayı oluşturur.

Diyelim ayda 40 sipariş alan bir işletmesiniz ve her siparişte ortalama bir kalem üzerinde ufak bir tutarsızlık çıkıyor (miktar, fiyat veya iskonto farkı). Bu, ayda 40 defa "müşteriyle telefonda netleştirme + fatura düzeltme veya iptal faturası kesme" demek. Her biri 10-15 dakika sürse, ayda 6-10 saat sadece bu kopukluğu kapatmakla geçiyor — üstelik müşterinin gözünde "bu firmanın işleri düzenli değil" izlenimiyle birlikte.

Not: Teklif aşamasının kendisini (fiyatı nasıl hazırladığınız, nasıl ilettiğiniz) bu yazı kapsam dışı bırakıyor. Burada ele aldığımız, anlaşma sağlandıktan sonra bu bilginin sipariş olarak kayda geçmesi ve oradan faturaya taşınması arasındaki zincir.

Sipariş, aradaki bağlantı noktasıdır

Satış Siparişi ekranı tam olarak bu ara adımı kayıt altına almak için var: müşteriyle anlaştığınız ürün, miktar, fiyat ve iskontoyu bir kez, sipariş olarak sisteme girersiniz. Sipariş Taslak durumunda oluşur; gerekirse üzerinde değişiklik yaparsınız. Onayladığınızda durum Onaylandı'ya geçer ve artık düzenlenemez — yani üzerinde anlaşılan koşullar sabitlenmiş olur, kimse "ben öyle demedim" diyemez.

Sipariş faturaya dönüştürülürken satırları, fiyatları, iskontoları yeniden yazmanıza gerek kalmaz: Detay sayfasındaki "Faturaya Dönüştür" butonuna bastığınızda bu bilgiler doğrudan faturaya taşınır. Siparişten önce bir irsaliyeyle kısmen sevkiyat yapıldıysa, o kısım stoktan tekrar düşülmez; yalnızca kalan miktar faturalanır. Sipariş Detay ekranında her satır için Faturalanan ve Kalan miktar ayrı ayrı görünür, yani bir siparişi birkaç parçada faturalamanız da mümkündür ve hangi kısmın faturalandığı her zaman görülebilir.

Birden fazla siparişiniz aynı anda faturaya dönüşecekse, Satış Siparişleri listesinden birkaçını seçip toplu faturalaştırma yapabilir, aynı müşteriye ait siparişleri tek faturada birleştirebilirsiniz. İşlem bitince hangi siparişin faturaya döndüğü, hangisinde sorun çıktığı (örneğin cari üzerinde vergi bilgisi eksikse) tek tek gösterilir.

Sipariş durumu da baştan sona görünür: Taslak → Onaylandı → (sevk yapıldıysa) Kısmi Sevk / Sevk Edildi → Kısmi Faturalandı → Faturalandı. Herhangi bir anda bir siparişin nerede kaldığını sormak yerine ekrana bakmanız yeterli.

Bugünkü düzen ile sipariş üzerinden giden düzen

	Not defteri / Excel ile	Sipariş üzerinden
Anlaşılan fiyat ve miktar	Kişinin hafızasında veya ayrı bir notta	Siparişte, onaylandıktan sonra sabit
Faturaya geçiş	Elle yeniden yazılır, hata riski var	Sipariş satırları doğrudan faturaya taşınır
Kısmi teslimat / kısmi fatura	Hangi kısmın faturalandığını takip etmek size kalır	Faturalanan / Kalan miktar ekranda görünür
Siparişin durumu	"Faturalandı mı acaba?" diye sorulur	Durum sütununda anlık görünür
Birden çok siparişi tek faturada toplama	Elle hesaplanır	Toplu faturalaştırmada tek tık

Size gerçekten gerekli mi

Ayda birkaç sipariş alıyorsanız ve siparişi alan kişiyle faturayı kesen kişi aynıysa, bu kopukluk muhtemelen sizin için büyük bir sorun değil — hafızanız yeterli oluyordur.

Şu belirtilerden biri size tanıdık geliyorsa, sipariş ekranını kullanmak zaman kazandırır:

• Siparişi alan kişi ile faturayı kesen kişi farklı.
• Aynı siparişi birden fazla parçada sevk edip faturalıyorsunuz.
• Ayda düzinelerce sipariş var ve hangisinin faturalandığını takip etmek başlı başına bir iş haline geldi.
• Müşteriyle "ben öyle sipariş vermemiştim" tartışması daha önce yaşandı.

Satış Faturası'nı kesip e-Fatura/e-Arşiv olarak GİB'e göndermek e-Dönüşüm modülünü gerektirir; bu tarafı e-Fatura ve e-Arşiv çözümümüzde anlatıyoruz. Sipariş ve fatura ekranlarının tamamının adım adım kullanımı için Satış yardım sayfasına bakabilirsiniz.