Tedarikçi performansını ölçmeden seçim yapmanın bedeli

"En ucuz teklifi verdi, o yüzden seçtik" cümlesinin bedeli

Bir satınalmacının elinde üç teklif var: A tedarikçisi en ucuzu vermiş, B ortada, C en pahalısı. Karar genelde burada biter — hangisinin geçen sefer zamanında teslim ettiğini, hangisinin malı eksik gönderdiğini kimse hatırlamaz ya da not almamıştır. En ucuz teklif kazanır, sipariş verilir, iki hafta sonra mal gelmeyince "bu tedarikçi hep böyle mi yapıyordu?" sorusu sorulur. Cevap yoktur, çünkü hiçbir yerde yazmıyordur.

Geç teslimatın gerçek maliyeti

Diyelim ki ayda 40 satınalma siparişi veriyorsunuz. Tedarikçilerinizin dörtte biri zamanında teslim etmiyor — bu ayda 10 sipariş demek. Her gecikme üretimde yarım günlük bir bekleme ya da acil kargo masrafı çıkarıyorsa, yılda 120 gecikmiş sipariş ortaya çıkar. Bunun bir kısmı üretim duruşu, bir kısmı da "acil lazım" diye ödenen ekstra kargo ücreti olarak geri döner. Rakam elinizdeki gerçek gecikme oranına göre değişir; önemli olan, bu maliyetin hiçbir faturada tek kalem olarak görünmemesi, ay sonunda kimsenin fark etmemesidir.

Sorun tedarikçide değil, kayıtta

Aynı tedarikçiden art arda kötü teslimat almanın nedeni genelde kötü niyet değildir — sizin tarafınızda "geçen sefer ne olmuştu" sorusuna cevap veren bir yer olmamasıdır. Teklifler PDF ve WhatsApp mesajı olarak dağınık gelir, fiyat karşılaştırması yapılır ama teslimat tarihine uyulup uyulmadığı hiçbir yere işlenmez. Sipariş tamamlanınca dosya kapanır; bir sonraki seferde aynı tedarikçiye yeniden aynı güvenle teklif sorulur. Karar her seferinde sıfırdan, sadece o anki fiyata bakılarak verilir.

Fiyat + hafıza ile seçim, geçmişe bakarak seçim

Ne oluyor	Fiyat + hafıza ile seçim	Geçmişi kayıtlı seçim
Kimden teklif isteniyor	Akla ilk gelen 2-3 tedarikçi	Geçmiş siparişleri görünür tüm tedarikçiler
Teslimat geçmişi	Kimsenin aklında ya da özel notunda	Sipariş bazında kayıtlı, geriye dönük görülebilir
Fiyat dışı şartlar	Sonradan hatırlanmaya çalışılır	Ödeme şekli, vade, nakliye teklifle birlikte kayıtlı
Eksik/kısmi teslimat	Genelde fark edilmez, unutulur	Sipariş miktarı ile teslim alınan miktar karşılaştırılır
Karar gerekçesi	"Geçen sefer de onlardan almıştık"	Geçmiş sipariş ve teslimat kaydına bakılarak verilir
Satınalmacı değişince	Yeni kişi tedarikçi geçmişini bilmez	Kayıt kişiye değil sisteme bağlıdır

En pahalı satır tabloda görünmüyor: tekrar eden hata. Bir tedarikçi geçen sefer geç teslim ettiyse ve bunu kimse not almadıysa, bu sefer de aynı riski üstlenirsiniz — üstelik bunu bilmeden.

Hangi işletmeye gerçekten gerekir?

Tek bir tedarikçiden, düzenli aralıklarla, hep aynı malı alan bir işletmede bu sorun küçüktür — zaten karşılaştıracak ikinci bir seçenek yoktur. Şunlardan birkaçı sizde varsa durum değişir:

• Aynı malzemeyi birden fazla tedarikçiden alıyorsunuz ve teklif her seferinde yeniden isteniyor
• Bir tedarikçinin geçmiş teslimat performansı birinin kişisel hafızasına veya notuna kalmış
• Sipariş edilen miktar ile gelen miktar sık sık tutmuyor ama bu fark hiçbir yere yazılmıyor
• Satınalmayı yapan kişi değiştiğinde, yeni kişi tedarikçi geçmişini sıfırdan öğreniyor

Bunların hiçbiri sizde yoksa bir sistem kurmak fayda değil ek iş getirir; mevcut düzeninizle devam edin.

YK Portal Satınalma'da bu nasıl görünür?

YK Portal Satınalma'da her teklif; fiyatın yanında ödeme şekli, vade ve nakliye bilgisiyle birlikte kaydedilir, en düşük toplam tutarlı teklif karşılaştırma ekranında otomatik işaretlenir — ama seçim tek başına fiyata değil, bu bilgilerin tamamına bakılarak yapılabilir. Mal kabul aşamasında sipariş edilen miktarla fiilen teslim alınan miktar karşılaştırılır; fark varsa talep "Kısmen Teslim Alındı" durumunda kalır ve bu durum görünür kalır, kimse unutmaz. Geçmiş siparişleri tedarikçi, tarih ve ürüne göre süzebileceğiniz Oluşturulan Siparişler ekranı da "bu tedarikçiyle daha önce ne zaman, ne kadar çalıştık" sorusuna dosya karıştırmadan cevap verir. Satınalma menüsünde ayrıca tedarikçi bazlı bir Tedarikçi Performansı ekranı da bulunur. Sürecin tamamını yardım sayfasında adım adım anlatıyoruz.