Satınalma

Amaç ve Kimler Kullanır

Bu kılavuz, YKERP'in Satınalma bölümündeki uçtan uca süreci anlatır: bir çalışanın ihtiyaç duyduğu malzeme/hizmet için talep açmasından, bu talebin onay akışından geçmesine, tedarikçilerden teklif toplanmasına, onaylanan teklifin satınalma siparişine dönüştürülmesine ve son olarak gelen e-fatura/manuel faturanın bu süreçle eşleştirilmesine kadar olan tüm adımları kapsar.

Kapsanan ekranlar:

• Talepler: satınalma talebi açma, talep listesi/detayı, talep iptali, onay yetkilisinin talep sahibine soru sorması ve cevaplama.
• Satınalma: bekleyen talepleri görme, tedarikçi teklifi girme/karşılaştırma, onaya gönderme, satınalma siparişi oluşturma, sipariş PDF'i, mal kabul (teslim alma).
• Satınalma Faturaları: gelen e-faturadan aktarılan veya elle girilen satınalma faturaları.
• Tedarikçi Teklif (iç kullanım ve tedarikçiye gönderilen herkese açık link): tedarikçilere teklif linki gönderme, gönderilen linkleri/çakışmaları izleme; tedarikçinin login olmadan doldurduğu teklif formu.
• Onay İşlemleri: onay bekleyen talepleri onaylama/reddetme/toplu onaylama; hangi talebin kimin onayından geçeceğini tanımlayan onay akışı ayarları.
• Sabit Fiyat: tedarikçi/stok bazlı sabit fiyat tanımları, Excel ile toplu yükleme, bu fiyatların açık taleplere teklif olarak toplu uygulanması.

Bu ekranlar şirketinizde Satınalma modülü aktifse ve kullanıcınıza ilgili menü yetkisi tanımlıysa görünür. Talep açma ve talebe teklif girme gibi işlemlerde ayrıca şube/depo bazlı yetki devreye girer: bir kullanıcı yalnızca yetkili olduğu şube/depolara ait talepleri görebilir ve işlem yapabilir.

Not — İş Paketi ekranı bu modülde değildir: Sistem envanterinde "Sabit Fiyat / İş Paketi" birlikte anılsa da, İş Paketleri ekranı Servis (araç bakım/tamir) modülüne aittir ve bir satınalma talebiyle değil bir servis kaydına standart parça/işçilik kalemleri eklemeye yarar. Ayrıntılar için Oto Servis kılavuzundaki "İş paketi tanımlama" ve "İş paketi uygulama" bölümlerine bakınız (07-OtoServis.md).

Menüden Erişim

Sol menüde Satınalma modülü açıksa üç ayrı menü grubu görünür:

• Talepler
  • Yeni Talep
  • Taleplerim
  • Sorularım (yanında cevap bekleyen soru sayısı kırmızı rozet olarak görünür)
• Satınalma
  • Bekleyen Talepler
  • Paket Görünümü
  • Pivot Görünüm
  • Sipariş Oluştur
  • Sabit Fiyatlar
  • Tedarikçi Performansı
• Onay İşlemleri
  • Onay Bekleyenler
  • Talep Soruları (onaylayanın sorduğu soruların geçmişi; yeni cevap geldiğinde sarı rozet görünür)

Satınalma Faturaları menüde ayrı bir yerdedir: e-DÖNÜŞÜM > Faturalar alt menüsü altında Satınalma Faturaları olarak bulunur; bu ekrana ulaşmak için e-Dönüşüm modülünün de aktif olması gerekir.

Onay Akışı tanımlama ekranına menüden doğrudan bir link yoktur; Ayarlar sayfasına girip "Onay Akışı" kartına tıklayarak ulaşılır. Bu ekranın kartı, yalnızca Menu.OnayAkis yetkisi tanımlı kullanıcılara görünür.

Tedarikçilere link gönderme, Gönderilen Linkler ve Çakışma Raporu ekranlarının menüde ayrı bir girişi yoktur; bunlara yalnızca Bekleyen Talepler ekranındaki "Tedarikçilere Link Gönder" ve "Gönderilen Linkler" butonlarından ulaşılır.

Üst çubuktaki hızlı ekleme menüsünde de kısayol olarak Yeni Talep bulunur; ayrıca header'daki zil/bildirim alanında "Onayınızı bekleyen X talep var" bildirimiyle Onay Bekleyenler ekranına doğrudan gidilebilir.

Ana Ekranlar

Adım Adım Kullanım

Sürecin genel akışı (özet)

Talep Aç (Talep/Yeni)
     │  DurumID = Beklemede
     ▼
Satınalmacı işleme alır (Satinalma/Liste)
     │  teklif girilince DurumID = Satınalmada → Teklif Alındı
     ▼
Teklif(ler) girilir / tedarikçiden link ile toplanır
     │  Karşılaştırma ekranında bir teklif seçilir → DurumID = Teklif Seçildi
     ▼
"Onaya Gönder" → DurumID = Onay Bekliyor, MevcutOnaySiraNo = 1
     │
     ▼
Onay Akışı (1. onaylayan → 2. onaylayan → ...)
     │  Reddedilirse: DurumID = Reddedildi, süreç biter, talep sahibine mail gider
     │  Son adım da onaylarsa: DurumID = Onaylandı
     ▼
Satınalma > Sipariş Oluştur ekranında talep gruplanır
     │  "Sipariş Oluştur" → AktarimNo atanır, PDF üretilir, DurumID = Tamamlandı
     ▼
Sipariş PDF'i tedarikçiye maille gönderilir / indirilir
     │
     ▼
Mal Kabul (Teslim Al) → DurumID = Kısmen Teslim Alındı / Teslim Tamamlandı
     │
     ▼
Gelen e-Fatura veya manuel fatura → Satınalma Faturası kaydı
     (cari hareket ve stok girişi otomatik oluşur)

Önemli not: Sistemde ayrı bir "sipariş başlık" tablosu yoktur — "sipariş", aynı talep kayıtlarının AktarimNo alanıyla işaretlenip gruplanmasıyla oluşur. Ayrıca bir talep formunda birden fazla ürün seçilirse her ürün için ayrı bir Talep kaydı açılır (aynı Paket/Takip No altında toplanan N adet bağımsız talep satırı).

1. Yeni Satınalma Talebi Oluşturma

1. Sol menüden Talepler > Yeni Talep'e girin. 3 adımlı bir form açılır: "1. Kategori Seç → 2. Ürün Seç → 3. Tamamla".
2. Adım 1'de Şube ve Depo'yu seçin (yalnızca yetkili olduğunuz şube/depolar listede görünür), Talep Tarihi'ni kontrolde edin (varsayılan bugün) ve gerekiyorsa ACİL kutucuğunu işaretleyin.
3. Ürünü bulmak için iki yol vardır:
   • Hızlı Stok Arama kutusuna en az 2 karakter yazın; sonuç tablosunda doğrudan miktar girip + ile ekleyebilirsiniz. Birden çok satır bulduysanız Toplu Miktar alanına bir sayı yazıp tüm sonuçlara aynı anda uygulayabilirsiniz.
   • Veya Kategori ile Seçim kartlarından bir üst kategoriye tıklayın; Adım 2'ye geçilir ve o kategori + alt kategorilerindeki tüm ürünler listelenir.
4. Adım 2'de listelenen ürünlerde Miktar girin; renkli/bedenli ürünlerde satırdaki Renk ve Beden dropdown'larından seçim yapmadan ürünü sepete ekleyemezsiniz. Miktar girilen satırlar yeşil arka planla vurgulanır. Gerekirse her satıra ataş ikonuyla dosya eki (.pdf, .doc(x), .xls(x), .jpg, .jpeg, .png) ekleyebilirsiniz. Aynı ürün+renk+beden kombinasyonunu birden fazla kez eklerseniz miktarlar otomatik toplanır.
5. En az bir ürüne miktar girmeden Devam Et butonu aktif olmaz.
6. Adım 3'te şube/depo/tarih özetini ve seçtiğiniz ürünlerin listesini kontrol edin, isterseniz Geri ile düzeltin.
7. Talebi Oluştur butonuna basın. Sistem her ürün için ayrı bir Talep kaydı açar, ortak bir Takip No üretir ve "{N} adet talep başarıyla oluşturuldu." mesajıyla birlikte sizi Taleplerim listesine yönlendirir.
8. Yeni açılan talep(ler) her zaman Beklemede durumunda başlar; talep oluşturma anında herhangi bir onay akışı otomatik tetiklenmez — talep, satınalmacının Bekleyen Talepler ekranında işlem almasını bekler.

2. Talep Listesini Görüntüleme, Filtreleme, İptal

1. Talepler > Taleplerim ekranında üstteki durum özet kartlarına (Beklemede, Satınalmada, Teklif Alındı, Teklif Seçildi, Onay Bekliyor, Onaylandı, Reddedildi, Acil Talep) tıklayarak listeyi hızlıca o duruma filtreleyebilirsiniz.
2. Şube, Durum, Başlangıç/Bitiş Tarihi filtrelerini kullanıp Filtrele butonuna basın; Temizle ile filtreleri sıfırlayın.
3. Listeyi dışa aktarmak için Excel'e Aktar butonuna basın (dosya .csv formatında iner).
4. Bir talebin ayrıntısını görmek için satırdaki göz ikonuna (Detay) tıklayın.
5. Talebi iptal etmek için satırdaki X ikonuna (İptal) tıklayın — bu buton yalnızca Beklemede durumundaki taleplerde görünür. Açılan modalda İptal Nedeni yazıp onaylayın. İptal edilen talep İptal Edildi durumuna geçer ve talep sahibine bilgilendirme maili gider. Talep işleme alınmışsa (Beklemede dışındaki bir durumdaysa) iptal edilemez.

3. Talep Detayını İnceleme ve Düzenleme

1. Talep Detay ekranında ürün bilgileri (stok, kategori, beden/renk, talep edilen miktar), teslimat bilgileri (şube/depo/tarih), aynı pakete ait diğer talep satırları, onay geçmişi (varsa) ve ekli dosyalar görüntülenir.
2. Talep Beklemede durumundaysa sağ üstte Düzenle butonu çıkar; tıklayınca Miktar ve Açıklama alanları düzenlenebilir hale gelir (ürün, şube, depo değiştirilemez). Kaydet'e basınca değişiklik kaydedilir ve talep sahibine bilgilendirme maili gider.
3. Kendi açtığınız talebi her zaman düzenleyebilirsiniz; başkasının talebini düzenlemek için Satınalma rolünde olmanız (veya süper admin olmanız) ve o talebin şube/deposu için yetkili olmanız gerekir.
4. Talep Beklemede dışında bir durumdaysa (örn. Satınalmada, Onaylandı) düzenleme kapatılır: "Sadece 'Beklemede' durumundaki talepler düzenlenebilir." uyarısı alınır.

4. Talep Üzerinde Soru Sorma / Cevaplama

Bu akış, onay yetkilisinin talep sahibine soru sorması içindir (tersi değil — talep sahibi kendisi soru soramaz).

1. Onay yetkilisi, Onay Bekleyenler ekranındaki ilgili talep satırında "Soru Sor" butonuna tıklar.
2. Açılan modalda talebin özeti gösterilir; onaylayıcı en az 5 karakterlik bir soru metni yazıp gönderir. Bu soru otomatik olarak talebi açan kullanıcıya atanır.
3. Talep sahibi, Sorularım ekranında cevaplanmamış soruları kırmızı kenarlıklı kartlarda görür; her kartta "Cevabınızı yazın" kutusuna cevap yazıp Cevapla butonuna basar. Bir soruyu yalnızca kendisine sorulan kişi cevaplayabilir.
4. Onay yetkilisi, sorduğu tüm soruları ve cevap durumlarını Talep Soruları ekranından takip eder. Cevaplanan ama henüz görülmemiş sorular sarı kenarlıkla ("Yeni Cevap") vurgulanır; "Okundu olarak işaretle" ile kapatılabilir. Cevaplanmamış bir soruyu yalnızca soran kişi silebilir.
5. Bildirim e-posta ile gitmez; bunun yerine üst menüdeki Sorularım (talep sahibi için, cevap bekleyen sayısı) ve Talep Soruları (onaylayıcı için, yeni cevap sayısı) linklerinin yanında kırmızı/sarı rakam rozetleri görünür.

5. Tedarikçiden Teklif Toplama — Admin (Satınalmacı) Tarafı

1. Bekleyen Talepler ekranında, teklif toplamak istediğiniz bir veya birden fazla talebi satır başındaki checkbox'larla işaretleyin.
2. En az bir talep seçiliyken "Tedarikçilere Link Gönder" butonu aktifleşir; tıklayınca modal açılır.
3. Modalda: bir veya birden fazla Tedarikçi (Select2 çoklu seçim), zorunlu bir Son Geçerlilik Tarihi ve isteğe bağlı bir Mesaj (en fazla 500 karakter, tedarikçiye iletilir) girin.
4. Gönder butonuna basınca, seçilen her tedarikçi için ayrı bir link üretilir; her link, seçtiğiniz tüm talepleri içerir (yani N talep × M tedarikçi seçerseniz M adet link oluşur, her link o M tedarikçiye özel ve seçilen N talebin tamamını kapsar).
5. Tedarikçinin sistemde kayıtlı bir e-posta adresi ve şirketinizin mail ayarı varsa, link otomatik olarak tedarikçiye mail ile gönderilir. Mail gidemeyen tedarikçiler varsa (mail adresi tanımlı değil, mail ayarı yok veya gönderim hata verdi) ekranda isim listesiyle bildirilir; bu linkleri Gönderilen Linkler ekranından kopyalayıp elle (WhatsApp, telefon vb.) paylaşabilirsiniz.
6. Gönderilen Linkler ekranında her linkin durumunu izleyin: Gönderildi → tedarikçi linke henüz girmedi; Açıldı → tedarikçi formu görüntüledi ama henüz göndermedi; Tamamlandı → teklif verildi; Süresi Doldu → son geçerlilik tarihi geçti ve tedarikçi hâlâ teklif girmedi. Her satırda linki tekrar kopyalamak için bir buton bulunur.
7. Aynı talebe/cariye birden fazla teklif girildiği (örn. link tekrar paylaşıldığı veya elle de teklif girildiği) durumları görmek için "Çakışma Raporu" butonuna tıklayın; buradan ilgili talebin Karşılaştırma ekranına geçebilirsiniz.
8. Admin, tedarikçiye link göndermeden de kendisi teklif girebilir: aynı Bekleyen Talepler ekranında satırdaki "Hızlı Teklif Gir" modalıyla (fiyat, döviz, marka gibi temel bilgilerle hızlı kayıt) veya "Detaylı Teklif Sayfası" linkiyle (daha kapsamlı formla) manuel teklif kaydı oluşturabilir. "Hızlı Cari Seçimi" anahtarını açık bırakırsanız, art arda aynı tedarikçiden teklif girerken cari/fiyat bilgisi bir sonraki kayıt için hatırlanır.

6. Tedarikçi Teklif Formu — Tedarikçinin Doldurduğu Public Link

Bu ekrana login gerekmez; tedarikçi kendisine gelen linke tıklayarak doğrudan erişir.

1. Tedarikçi, mail ile gelen "Teklif Formunu Aç" bağlantısına tıklar veya admin'in kendisine WhatsApp/telefon ile ilettiği linki tarayıcıda açar.
2. Sayfada şirket adı/logosu, kendisine hitap ("Sayın {Cari Adı}"), varsa admin'in yazdığı mesaj, son geçerlilik tarihi uyarısı ve talep edilen ürünlerin listesi (Ürün, Miktar, Birim — bu üç alan salt okunurdur, tedarikçi değiştiremez) görünür.
3. Her ürün satırı için tedarikçi şu alanları doldurur: Fiyat (zorunlu — boş bırakılan satırlar sessizce atlanır ve o ürüne teklif kaydedilmez), Döviz, Ödeme Şekli (Peşin/Havale-EFT/Kredi Kartı/Çek/Açık Hesap), Vade (serbest metin, "Peşin/30 gün/60 gün/90 gün" önerileriyle), Nakliye (Satıcıya ait/Alıcıya ait/Kargo), Teslim Tarihi.
4. Birden çok ürün varsa, ilk satırdaki Döviz/Ödeme Şekli/Vade değerlerini tüm satırlara tek tıkla kopyalamak için "İlk satırı tümüne uygula" butonunu kullanabilir.
5. Form gönder butonuna bastığında "Teklifiniz yalnızca bir kez gönderilebilir. Göndermek istediğinize emin misiniz?" onayı çıkar; onaylanınca teklif kaydedilir.
6. Gönderim sonrası "Teklifiniz alınmıştır, teşekkür ederiz." mesajıyla kapanış ekranı görünür ve link bir daha kullanılamaz hale gelir (tekrar açılırsa "teklifiniz daha önce alınmıştır" mesajı gösterilir). Süresi geçmiş bir linke girilirse de benzer bir uyarı ekranı çıkar, geçersiz bir token için ayrı bir "geçersiz bağlantı" sayfası gösterilir.
7. Sistem tedarikçinin girdiği teklifleri o talebin diğer tekliflerine ekler; admin'e otomatik bir e-posta bildirimi gitmez — admin, Gönderilen Linkler ekranındaki "Tamamlandı" rozetinden veya talebin durumunun Teklif Alındı'ya geçmesinden haberdar olur.

7. Teklif Karşılaştırma ve Onaya Gönderme

1. Bir talebe birden fazla teklif geldiyse, Bekleyen Talepler ekranındaki "Teklifleri Gör" butonuna basarak veya doğrudan **"Detaylı Teklif Sayfası"**ndan Karşılaştırma ekranına geçin.
2. Ekranda tüm teklifler (hem admin'in elle girdiği hem tedarikçinin linkten gönderdiği) tek tabloda listelenir; Tedarikçi, Marka, Miktar, Birim Fiyat, Toplam Tutar, Ödeme Şekli, Vade, Nakliye, Sözleşme, Tarih kolonları görünür. En düşük toplam tutarlı teklif kupa ikonuyla işaretlenir.
3. İstediğiniz teklifin yanındaki radyo düğmesine tıklayarak o teklifi seçin — seçim anında kaydedilir ve satır yeşile döner.
4. Linkten gelen (tedarikçi kaynaklı) tekliflerden istemediklerinizi checkbox ile işaretleyip "Seçili Link Tekliflerini Reddet" ile toplu olarak eleyebilirsiniz (admin'in elle girdiği teklifler bu işlemden etkilenmez).
5. Bir teklif seçtikten sonra "Onaya Gönder" butonuna basın. Talep bu anda Onay Bekliyor durumuna geçer ve onay akışının 1. adımına düşer — sıradaki onaylayıcıya push bildirimi gider.

8. Pivot Görünüm — Stok × Tedarikçi Teklif Matrisi

Satınalma > Pivot Görünüm, açık talepleri bir çapraz tablo (matris) halinde gösterir: her satır bir talep kalemi (stok adı + miktar/birim), her sütun bir tedarikçidir. Kesişim hücresinde o tedarikçinin o talebe verdiği teklifin fiyatı ve dövizi görünür; teklif yoksa hücrede gri bir "çanta+" ikonu bulunur. Böylece hangi ürüne kimden hangi fiyat geldiğini tek bakışta karşılaştırabilirsiniz.

1. Üstteki filtre kartından Durum (Tümü/Beklemede/Satınalmada/Teklif Alındı/Teklif Seçildi), Üst Kategori, Paket No, Arama (stok adı/kodu) ve Başlangıç/Bitiş tarihine göre tabloyu daraltabilirsiniz. Filtre çubuğunun altında "N talep | M tedarikçi sütunu" özeti görünür.
2. Renk kodları: acil talepler turuncu zeminde ve kırmızı "!" rozetiyle, teklifi seçilmiş satırlar yeşil, hiç teklifi olmayan satırlar kırmızı zeminle vurgulanır. Stok adının altında beden/renk rozetleri, stok kodu, tıklanabilir #takip no ve paket rozeti yer alır.
3. Teklif girmek/düzenlemek için ilgili tedarikçinin hücresine tıklayın; "Teklif Girişi" modalı açılır (tedarikçi sabittir). Marka, Miktar, Birim Fiyat (KDV hariç), Döviz, Ödeme Şekli, Ödeme Vadesi, Nakliye Türü/Tutarı ve Açıklama girilir; Toplam Tutar anlık hesaplanır. Kaydet ile teklif hücreye anında yansır; Kaydet + Onaya Gönder ile teklif kaydedilip talep doğrudan onaya gönderilir.
4. Satırın sağındaki Aksiyon sütununda iki buton vardır: "+" (yeni tedarikçi teklifi ekle — tedarikçi seçimi serbesttir; yeni tedarikçi eklenince yeni sütun oluşması için sayfa yenilenir) ve onay kutusu ikonu (Tekliflerden seç — o talebin tüm tekliflerini listeleyen modal açılır).
5. Teklif seçim modalında en uygun fiyatlı teklif yeşil kenarlıkla işaretlenir; radyo düğmesiyle bir teklifi seçip "Seçimi Kaydet" (yalnız seçimi kaydeder) veya "Seçili Teklifi Onaya Gönder" (seçer + onaya yollar) butonlarını kullanın. Yanlış seçimi "Seçimi İptal Et" ile sıfırlayabilirsiniz.
6. #takip no linkine tıklarsanız talebin ürün/şube/depo/talep eden bilgilerini, açıklamasını, ek dosyalarını ve tüm tekliflerini gösteren salt-okunur bir Talep Detay modalı açılır.
7. Toplu onaya gönderme: satır başındaki onay kutularıyla (veya üstteki "Tümünü Seç") birden çok talep işaretleyin; ekranın altında "N talep seçildi (M teklif seçimli)" çubuğu belirir. "Seçilenleri Onaya Gönder" butonu, teklif seçimi yapılmış talepleri onaya yollar — teklif seçilmemiş olanlar otomatik atlanır (çubukta uyarı olarak da gösterilir).
8. Sağ üstteki Excel butonu mevcut filtrelerle listeyi indirir (dosya .csv formatındadır); Liste ve Paketler butonlarıyla diğer görünümlere geçebilirsiniz.

9. Paket Görünümü — Talepleri Paket Bazında Yönetme

Satınalma > Paket Görünümü, talepleri paketler halinde gruplanmış kartlar olarak gösterir (paketler, satınalma personelinin birden fazla talebi gruplamasıyla oluşur). Her kartın başlığında paket no/açıklaması, şube/depo, paket tarihi, talep sayısı ve acilse kırmızı ACİL rozeti bulunur; kartlar açılıp kapanabilir.

1. Üst filtrelerden Durum, Acil, Kayıt Tarihi aralığı ve Arama ile paketleri süzün; sağ üstteki butonlarla Liste Görünümü / Pivot Görünüm'e geçin veya Excel'e Aktar ile indirin.
2. Kart içindeki her talep satırında takip no, stok (beden/renk/kategori rozetleriyle), miktar, durum rozeti ve teklif sayısı görünür; göz ikonuyla teklifleri açabilirsiniz. Satır işlemleri: Hızlı Teklif, teklif varsa Onaya Gönder, Detaylı Teklif Sayfası, Detay, Paketten Çıkar ve Talebi İptal Et.
3. Teklif görüntüleme/seçme modalı Pivot ekranıyla aynı çalışır (en uygun fiyat yeşil vurgulu; "Seçimi Kaydet" / "Seçili Teklifi Onaya Gönder").
4. Kartın altında paketin durum sayaçları ve iki toplu buton vardır: "Paketi Onaya Gönder" (yalnızca paketteki tüm talepler için teklif seçimi tamamlandıysa aktifleşir) ve "Paketi Dağıt" (tüm talepleri paketten çıkarır; geri alınamaz).

10. Onay Akışı Tanımlama — Kim Kimin Onayından Geçer? (Ayarlar > Onay Akışı)

Bu ekran, hangi tutar aralığındaki bir satınalma talebini hangi sıradaki kişi/rolün onaylayacağını tanımlamak içindir.

1. Ayarlar sayfasına girin, "Onay Akışı" kartına tıklayın. Ekranda "Satınalma Talebi" ve "B2B Proje" olmak üzere iki sekme vardır; satınalma süreci için "Satınalma Talebi" sekmesinde kalın.
2. Yeni bir onay adımı eklemek için "Yeni" butonuna basın. Form otomatik olarak bir sonraki boş Sıra Numarasını önerir (küçük sayı önce çalışır, örn. 1. adım önce, 2. adım sonra devreye girer).
3. Onaylayacak Rol veya Onaylayacak Kullanıcı alanlarından en az birini doldurun:
   • Yalnızca Rol seçerseniz, o role sahip herhangi bir kullanıcı o adımı onaylayabilir.
   • Yalnızca Kullanıcı seçerseniz, sadece o kişi onaylayabilir.
   • İkisini de doldurursanız, hem o rolden herkes hem de belirttiğiniz kişi onaylayabilir.
4. İsterseniz Minimum Tutar (₺) girin: bu adımın yalnızca o tutar ve üzerindeki taleplerde devreye girmesini sağlar. Boş bırakırsanız adım her tutar için geçerli olur. Dikkat: bu alan bir talebi otomatik "atlatmaz" — talep tutarı adımın minimum tutarının altındaysa, o adımdaki onaylayıcı talebi onaylayamaz (yetkisiz sayılır); süreç ilerlemek için o adımın koşullarını sağlayan bir sonraki uygun tanım gerekir. Bu yüzden akışı kurarken kademeleri tutarlı/artan tutar eşikleriyle planlamak önemlidir.
5. Aktif anahtarını açık bırakın. Bir adımı pasif yaparsanız, o adım sorgulardan tamamen dışlanır — otomatik atlanmaz; talep o sıraya geldiğinde kimse tarafından onaylanamaz hale gelebileceğinden pasif adım bırakmak yerine adımı silmek veya sıra numaralarını yeniden düzenlemek daha güvenlidir.
6. Aynı akış tipinde (Satınalma Talebi) her sıra numarası benzersiz olmalıdır; çakışan bir numara girerseniz "Bu sıra numarası zaten kullanılıyor." hatası alırsınız.
7. Kaydet'e basın. Daha sonra bir adımı değiştirmek için listede Düzenle'ye, kaldırmak için Sil'e tıklayın (silme kalıcıdır, geri alınamaz).

Örnek kurulum: 1. sırada "Satınalma Sorumlusu" rolü (tutar sınırı yok) → 2. sırada yalnızca "Genel Müdür" kullanıcısı, Minimum Tutar = 50.000 ₺. Sonuç: 40.000 ₺'lik bir talep yalnızca 1. adımdan (Satınalma Sorumlusu onayı) geçip tamamlanır; 60.000 ₺'lik bir talep önce Satınalma Sorumlusu'ndan, sonra Genel Müdür'den onay ister.

11. Talebi Onaylama / Reddetme

1. Sıradaki onay adımı size düşen talepler Onay Bekleyenler ekranında listelenir — burada yalnızca o an sizin onaylayabileceğiniz (rolünüz/kendiniz eşleşen ve tutar şartını sağlayan) talepler görünür, başkasının sırasındaki talepler görünmez.
2. Şube, Tedarikçi ve serbest metin arama ile listeyi daraltabilirsiniz. Üstteki kartlarda toplam onay bekleyen sayısı ile bugün onayladığınız/reddettiğiniz talep sayısı görünür.
3. Bir talebin ayrıntısına girmek için Detay sayfasına gidin; burada talep bilgileri, seçilen teklif, varsa tüm teklifler karşılaştırması ve sağda onay akışı zaman çizelgesi (her adımın durumu, onaylayan/reddeden kişi, tarih, açıklama) gösterilir.
4. Onaylamak için Açıklama (opsiyonel) yazıp Onayla butonuna basın. Bu son onay adımıysa talep Onaylandı durumuna geçer; değilse bir sonraki adıma geçer ve sıradaki onaylayıcıya push bildirimi gider.
5. Reddetmek için Reddet butonuna basın — ekran, red nedeni açıklamasını girmenizi ister (boş bırakırsanız uyarı alırsınız). Reddedilen talep doğrudan Reddedildi durumuna geçer; süreç orada sona erer, talep sahibine "Talebiniz Reddedildi" konulu bir e-posta (red sebebiyle birlikte) gönderilir. Reddedilen bir talep otomatik olarak talep sahibine geri dönüp yeniden düzenlenmez.
6. Listede veya Detay sayfasında "Soru Sor" ile onaylamadan önce talep sahibine soru sorabilirsiniz (bkz. bölüm 4).
7. Talebin son adımda tamamen onaylandığı bilgisi talep sahibine e-posta/push ile iletilmez; talep sahibi durumu Taleplerim ekranından kendisi takip etmelidir.

12. Toplu Onaylama

1. Onay Bekleyenler ekranında, onaylamak istediğiniz taleplerin checkbox'larını işaretleyin (üstteki "Tümünü Seç" ile hepsini birden işaretleyebilirsiniz).
2. En az bir talep seçilince "Seçilenleri Onayla (N)" butonu görünür; seçilen taleplerin döviz bazında toplam tutarları da anlık gösterilir.
3. Butona basınca seçilen talepler tek tek işlenir: onaylanabilir olmayanlar (durumu artık Onay Bekliyor değilse veya şube/depo yetkiniz yoksa) sessizce atlanır, geri kalanı onaylanır. İşlem sonunda "X talep onaylandı (Y tanesi tamamen onaylandı)" özeti gösterilir.
4. Toplu reddetme özelliği yoktur — reddetme yalnızca tek tek Detay veya liste satırından yapılabilir.

13. Onaylanan Talepleri Satınalma Siparişine Dönüştürme

1. Satınalma > Sipariş Oluştur ekranına girin. Sistem, Onaylandı durumundaki ve henüz bir siparişe dahil edilmemiş (AktarimNo boş) talepleri Şube + Cari bazında gruplayarak kart kart listeler.
2. Her kartta o cariye ait kalemler (Stok, Birim, Miktar, Birim Fiyat, Tutar, Marka, KDV%) ile ara toplam/KDV/genel toplam gösterilir. İstemediğiniz bir kalemi checkbox ile grup dışına çıkarabilirsiniz.
3. Bir kartın altındaki "Sipariş Oluştur" butonuna basın. Sistem otomatik 9 haneli bir Sipariş Numarası (AktarimNo) üretir, bir sipariş PDF'i oluşturur ve o gruptaki tüm talepleri Tamamlandı durumuna geçirip PDF'e bağlar.
4. İşlem tamamlanınca ekranda "PDF İndir" ve "Mail Gönder" seçenekleri sunulur. Mail Gönder, cariye tanımlı e-posta adresine sipariş PDF'ini şirketinizin mail ayarlarıyla otomatik gönderir (cari mail adresi tanımlı değilse hata alırsınız).
5. Sipariş PDF'inde şirket unvanı/logosu, şube adres-telefonu, "SİPARİŞ TALEP FORMU" başlığı, Sipariş No, cari bilgileri, kalem tablosu, toplamlar, standart teslimat/mal kabul notları ve "faturada sipariş numaramızın belirtilmesi" uyarısı yer alır.
6. Bir talebi son anda sipariş grubundan çıkarmak isterseniz, kart üzerinden "Talebi İptal Et" ile talebi gruptan çıkarabilirsiniz (yalnızca hâlâ Onaylandı durumunda ve siparişe aktarılmamış talepler için mümkündür).

14. Mal Kabul (Teslim Alma)

1. Siparişi tamamlanmış (Tamamlandı veya Kısmen Teslim Alındı durumundaki) bir kalem için Teslim Al butonuna basın.
2. Ekranda sipariş miktarı, o ana kadar teslim alınan miktar ve kalan miktar görünür (kalan sıfırsa "Tamamlandı" rozeti çıkar).
3. Şube, Depo (yalnızca yetkili olduklarınız listelenir), Teslim Miktarı (kalan miktarı aşamaz) ve isteğe bağlı Birim Fiyat'ı girin. Seri numarası takip edilen bir stoksa, girilen seri satırlarının toplam miktarının teslim miktarına eşit olması gerekir.
4. Kaydet'e basınca depoya bir stok giriş hareketi işlenir, bakiye güncellenir. Toplam teslim alınan miktar sipariş miktarına ulaştıysa talep Teslim Tamamlandı, ulaşmadıysa Kısmen Teslim Alındı durumuna geçer.

15. Gelen e-Faturadan Satınalma Faturası Oluşturma

1. e-DÖNÜŞÜM > Faturalar > Gelen E-Faturalar ekranından ilgili faturanın Detay sayfasına girin.
2. Fatura "Kabul" durumundaysa "Satınalma Faturasına Aktar" butonu görünür; tıklayınca sistem UBL XML'i okuyup tedarikçiyi VKN üzerinden Cariler tablosunda otomatik eşleştirmeye çalışır. Eşleşme bulunamazsa "hızlı cari ekle" modalı önerilir.
3. Satır bazında, fatura satırındaki ürün kodu Stok kartlarıyla eşleştirilmeye çalışılır; eşleşmezse satır hizmet satırı gibi (stoksuz) kaydedilir.
4. Aktarım tamamlanınca sistem otomatik olarak: tedarikçiye cari hareket (alacak) yazar ve — şirketinizde varsayılan şube/depo tanımlıysa — kalemleri stok girişi olarak işler. Ayrı bir "onaylama" veya "muhasebeleştirme" adımı yoktur, aktarım anında bu kayıtlar oluşur.
5. Zaten aktarılmış bir e-fatura tekrar aktarılamaz (aynı fatura için ikinci bir satınalma faturası oluşturulmaz). E-faturadan gelen satınalma faturaları elle düzenlenemez ve silinemez (orijinal XML korunur).

16. Manuel Satınalma Faturası Girme

1. Satınalma Faturaları listesinde Yeni butonuna basın.
2. Tedarikçi (Cari), Fatura No, Fatura Tarihi, Vade Tarihi (cari kartındaki vade günü seçilince otomatik hesaplanır), Para Birimi (TRY/USD/EUR/GBP), Tip (Satış/İade/İstisna), Açıklama ve dahili Notlar'ı doldurun.
3. Faturanın stok girişinin işleneceği Şube ve Depo'yu seçin (yalnızca yetkili olduklarınız listelenir; varsayılan değer sistem ayarlarından gelir).
4. Satır tablosuna kalemleri ekleyin: Stok (stoksuz/serbest satır da girilebilir), Açıklama, Miktar, Birim, Birim Fiyat, KDV% (0/1/10/20). Satır toplamları ve genel toplamlar (Ara Toplam/KDV/Genel Toplam) girdikçe otomatik hesaplanır.
5. Kaydet'e basınca fatura kaydedilir; aynı anda tedarikçiye cari hareket ve (şube/depo tanımlıysa) stok giriş hareketi otomatik oluşturulur.
6. Fatura detayında "Etiket Bas" seçeneğiyle fatura kalemlerindeki stoklar için barkod/etiket şablonu seçip toplu etiket basımı da yapabilirsiniz.

Dövizli satınalma faturası (Para Birimi + Kur): Para Birimi'ni TRY dışında (USD/EUR/GBP) seçerseniz bir Kur alanı açılır; fatura tarihinin TCMB kuru otomatik dolar ("TCMB" rozeti görünür) ve isterseniz elle değiştirebilirsiniz. Fatura tarihini değiştirdiğinizde (kuru elle girmediyseniz) kur o tarihe göre yenilenir. Fatura kendi para biriminde saklanır; tedarikçi cari borcunuza ve stok maliyetine TL karşılığı (tutar × kur) işlenir. O tarihe ait TCMB kuru yoksa ve elle de girmezseniz "TCMB kuru yok — kuru elle girin, yoksa kaydedilemez" uyarısıyla kayıt engellenir. Bu, satış faturasındaki kur mantığının aynısıdır.

17. Sabit Fiyat Listesi — Excel ile Toplu Yükleme

1. Satınalma > Sabit Fiyatlar ekranına girin.
2. Önce şablonu indirmek için "Excel Şablonu" butonuna basın. İnen SabitFiyat_Sablon.xlsx dosyasında sütun başlıkları şu sıradadır: Stok Kodu*, Cari Kodu*, Fiyat*, Doviz Kodu, Kur, Marka, Aciklama, Odeme Sekli, Odeme Vadesi, Baslangic Tarihi*, Bitis Tarihi* (yıldızlı olanlar zorunlu). Şablonda örnek bir satır da hazır gelir.
3. Şablonu Excel'de doldurun: Stok Kodu ve Cari Kodu sistemde kayıtlı gerçek kodlar olmalı; tarihler gg.aa.yyyy formatında girilmeli; ondalık ayırıcı olarak virgül de kullanılabilir.
4. Listede "Excel'den Aktar" butonuna basın, açılan modalde dosyanızı seçin ve **"Yükle ve Aktar"**a basın.
5. Sistem her satırı doğrular (stok/cari kodu bulunamadı, fiyat negatif, tarih formatı hatalı, başlangıç > bitiş vb.); geçerli satırları her zaman yeni kayıt olarak ekler (var olan bir kayıt üzerine yazmaz). Sonuç olarak "{başarılı} kayıt eklendi, {hatalı} hata." mesajı ve varsa hatalı satırların ayrıntılı listesi gösterilir; en az bir satır başarılıysa sayfa birkaç saniye içinde otomatik yenilenir.
6. Tekil bir sabit fiyat eklemek/düzenlemek isterseniz "Yeni Sabit Fiyat" butonuyla açılan formda Stok, Cari, Fiyat, Döviz, Kur, Marka, Ödeme Şekli, Ödeme Vadesi, Açıklama, Başlangıç/Bitiş Tarihi alanlarını doldurup kaydedebilirsiniz; listeden Sil ile de kaldırabilirsiniz (soft delete — kayıt fiziksel olarak silinmez).

18. Sabit Fiyatların Açık Taleplere Uygulanması

Sabit fiyat, bir talep oluşturulurken otomatik olarak gelmez — sabit fiyat listesi ile açık talepler arasındaki bağlantı, satınalmacının elle tetiklediği toplu bir işlemdir.

1. Sabit Fiyatlar ekranında "Fiyatları Taleplere Uygula" (sarı, yıldırım ikonlu) butonuna basın.
2. Çıkan uyarı penceresinde şu bilgi verilir: bugün geçerli tüm sabit fiyat tanımları, Beklemede / Satınalmada / Teklif Alındı / Teklif Seçildi durumundaki açık taleplere otomatik teklif olarak eklenecektir; aynı cari için zaten teklif girilmiş talepler atlanır; işlem geri alınamaz.
3. **"Evet, Uygula"**ya basınca ilerleme çubuğu görünür; işlem arka planda tamamlanır.
4. Sonuçta "{N} teklif eklendi. Toplam talep: X | Zaten girilmiş (atlanan): Y" özeti gösterilir. Eklenen her teklif, ilgili sabit fiyat tanımına referansla işaretlenir (sözleşmeli teklif olarak). Bu şekilde teklif eklenen talepler otomatik olarak Teklif Alındı durumuna geçer.
5. "Kapat ve Yenile" ile sayfayı yenileyip sonucu Bekleyen Talepler / Karşılaştırma ekranlarından kontrol edebilirsiniz.

Alan Açıklamaları

Talep Durumları (Talepler.DurumID)

Yeni Talep Formu

Onay Akışı Adımı (OnayAkisTanimlari)

Tedarikçiye Gönderilen Teklif Linki (TedarikTeklifLinkleri)

Tedarikçi Teklif Formu Satırı

Sabit Fiyat Excel Şablonu Sütunları