Bakım & Arıza Kullanım Kılavuzu

Amaç ve Kimler Kullanır

Bakım & Arıza modülü; şirkete ait makine/ekipmanların kart bilgilerinin tutulmasını, bu ekipmanlar için periyodik bakım planlarının tanımlanmasını ve arızaların hem iç kullanıcılar hem de sahadaki personel/misafirler tarafından (QR kod veya link ile, giriş yapmadan) bildirilip takip edilmesini sağlar. Ayrıca gece çalışan bir otomatik hatırlatma/eskalasyon sistemi vardır.

Kullanıcılar:

• Bakım/teknik sorumlular — makine kartı açar, bakım planı tanımlar, bakım işlemlerini yürütür.
• Saha personeli / operatörler — arıza bildirir (iç ekrandan veya QR ile), arızayı takip eder.
• Yöneticiler — haftalık özet raporlarını e-posta ile alır, eskalasyon uyarılarını takip eder.

Bu modül şirkette ArizaBakim modülü aktifse görünür.

Menüden Erişim

Sol menüde BAKIM & ARIZA bölümü altında üç grup bulunur:

Üst navbar hızlı ekle menüsünde de doğrudan "Yeni Arıza" kısayolu bulunur. Ayrıca Raporlar menüsünde bu modüle ait "Arıza Özet", "Bakım Uyum", "Makine Yaşam Döngüsü", "Arıza Tekrarlılık" raporları yer alır.

Ana Ekranlar

• Makine Formu / Listesi / Detayı — ekipman kartı, QR etiketi.
• Bakım Planı Formu / Listesi / Detayı / Takvimi — periyodik bakım planları, bakım işlem akışı, bakım belgesi (iş emri) PDF çıktısı.
• Arıza Formu / Listesi / Detayı — arıza bildirimi, durum/atama takibi, kapatma.
• Genel QR Sayfası (herkese açık) — QR etiketi okutulduğunda açılan, giriş gerektirmeyen makine bilgi + arıza bildirim sayfası.
• Genel "Hızlı Bildir" Formu (herkese açık) — bağımsız bir public arıza bildirim formu.

Adım Adım Kullanım

1. Makine/ekipman kartı açma ve QR etiketi basma

1. BAKIM & ARIZA > Makine & Ekipman > Yeni Makine menüsüne gidin.
2. Makine No alanını boş bırakırsanız sistem otomatik olarak MKN-00001 biçiminde sıra numarası üretir. Ad alanı zorunludur.
3. Diğer alanları doldurun: Marka, Model, Seri No, Kategori (dropdown; "+ Yeni Kategori" ile anında eklenebilir), Şube (Lokasyon), Satın Alım Tarihi, Garanti Başlangıç/Bitiş, Alış Fiyatı ve Döviz, Açıklama, Aktif/Pasif durumu.
4. Kaydet ile makine kartı oluşturulur.
5. Makine Detay sayfasında son 5 arıza, son 5 bakım kaydı ve toplam arıza maliyeti görülür. Açık (kapanmamış) arızası olan bir makine silinemez.
6. Toplu makine tanımı için Excel'e Aktar / Örnek Excel İndir / Excel'den Aktar seçenekleri kullanılabilir (sütun eşleştirme başlık adına göre otomatik yapılır; Makine No eşleşirse mevcut kayıt güncellenir).

QR etiketi üretme ve basma:

1. Makine Detay sayfasından QR Kod ekranına gidin.
2. Makinenin daha önce bir QR kodu yoksa sistem otomatik olarak benzersiz bir kod üretip makineye kaydeder.
3. Sayfada makine bilgileri (No, Ad, Marka/Model, Kategori, Lokasyon) ile birlikte bir QR görseli gösterilir.
4. "Yazdır / PDF" butonuna basarak etiketi yazdırın ve makinenin üzerine/yanına yapıştırın.

QR okutulunca ne olur: Etikette kodlanmış bağlantı, giriş yapmadan erişilebilen genel bir sayfayı açar. Bu sayfada:

• Makinenin özet bilgi kartı (ad, no, durum, marka/model, seri no, lokasyon, kategori, garanti durumu) gösterilir.
• "Arıza Bildir" başlıklı kısa bir form vardır: Başlık (zorunlu), Açıklama, Bildiren Kişi (isteğe bağlı) alanlarıyla, giriş yapmadan doğrudan o makine için arıza kaydı açılabilir. Bu şekilde açılan arızalar "QR ile oluşturuldu" olarak işaretlenir, öncelik "Normal" ve durum "Bekliyor" olarak başlar.
• Sayfanın altında o makineye ait son 10 arıza ve son 5 bakım kaydı salt görüntüleme olarak listelenir.

2. Periyodik bakım planı tanımlama

1. BAKIM & ARIZA > Bakım Planlaması > Yeni Plan menüsüne gidin.
2. Makine (zorunlu) ve Plan Adı (zorunlu, örn. "3 Aylık Genel Bakım") girin.
3. Periyot olarak Günlük / Haftalık / Aylık / Yıllık / Saatlik seçin ve "Her Kaçta Bir" (periyot değeri) sayısını girin.
4. İlk / Sonraki Bakım Tarihini belirleyin.
5. Sorumlu olarak bir teknisyen (iç kullanıcı) veya dış firma seçin.
6. Gerekirse bir kontrol listesi oluşturun: her madde için açıklama girip, zorunlu olup olmadığını işaretleyin (zorunlu maddeler işaretlenmeden bakım tamamlanamaz).
7. Plan Aktif anahtarını açık bırakın ve Kaydet.
8. Var olan bir planı hızlıca çoğaltmak için Detay sayfasındaki "Kopyala" butonunu kullanabilirsiniz (kontrol listesiyle birlikte "(Kopya)" adıyla yeni bir plan oluşturur).

Bakım işlemini başlatma ve tamamlama:

1. Plan Detay sayfasında "İşlemi Başlat" butonuna basın; bu, plandaki tüm kontrol maddeleriyle birlikte yeni bir "Devam Ediyor" durumunda bakım işlemi açar.
2. İşlem Detay sayfasında kontrol listesi maddelerini teker teker işaretleyin.
3. Gerekirse maliyet kalemleri ekleyin; müşteriye fatura edilecekse ilgili cariyi işleme atayın.
4. Tüm zorunlu kontrol maddeleri işaretlendikten sonra "Tamamla" butonuna basın — zorunlu bir madde eksikse sistem uyarı verip tamamlamayı engeller.
5. İşlem tamamlandığında planın "Sonraki Bakım Tarihi" otomatik olarak periyoda göre yeniden hesaplanır.
6. Yapılamayacak bir bakım işlemi için "Atla" seçeneği kullanılabilir (bir neden girilerek).
7. Bakım Takvimi ekranında tüm planlanan/tamamlanan bakım işlemleri takvim görünümünde izlenebilir.

Bakım belgesi (İş Emri) PDF çıktısı:

• Plan Detay sayfasından "İş Emri" butonuyla bir PDF indirilir.
• Bu belge, saha ekibinin elle doldurması için hazırlanmış boş bir şablondur: makine bilgileri, plan bilgileri, kontrol listesi (her madde için elle işaretlenecek boş Sonuç sütunu), notlar için boş alan, son 5 bakım geçmişi tablosu ve altta "Bakımı Yapan / Kontrol Eden / Onaylayan" için üç imza kutusu içerir.

3. Arıza bildirimi (iç kullanıcı)

1. BAKIM & ARIZA > Arıza Yönetimi > Yeni Arıza menüsüne gidin.
2. Makine, Kategori, Öncelik (Düşük/Normal/Yüksek/Kritik), Başlık (zorunlu), Açıklama, Arıza Tarihi girin; isteğe bağlı olarak sorumlu Teknisyen veya dış Servis Firması atayabilir, fotoğraf/dosya ekleyebilirsiniz.
3. Kaydettiğinizde sistem otomatik ARZ-XXXXX numarası üretir; arıza başlangıç durumu her zaman **"Bekliyor"**dur.
4. Bir teknisyen atadıysanız ona otomatik e-posta gönderilir; ayrıca şirket geneline "🔧 Yeni Arıza Kaydı" push bildirimi düşer.

Arıza takibi:

• Arıza Listesi ekranı varsayılan olarak sadece açık arızaları ("Devam Ediyor" ve "Bekliyor") gösterir; "Tümü" seçeneğiyle kapatılmış arızalar da görülebilir.
• Detay sayfasında "Devam Ediyor" veya "Bekliyor" durum butonlarıyla durum güncellenir; her değişiklik zaman çizelgesine (log) kaydedilir. Liste ekranından birden çok arızanın durumu toplu olarak da değiştirilebilir.
• Yedek parça kullanıldıysa Detay sayfasından stok hareketi eklenebilir (otomatik stok düşümü/iadesi ile).
• Parça sistemde yoksa "Yedek Parça Talep" ile satınalma yetkili kullanıcılara otomatik e-posta gönderilebilir.
• Arıza çözüldüğünde "Arızayı Kapat" ile yapılan işlem, kök neden ve kapanma tarihi (boş bırakılırsa o an) girilir; sistem açılış-kapanış arasındaki süreyi (dakika) otomatik hesaplayıp kaydeder ve "✅ Arıza Kapatıldı" push bildirimi gönderir.
• Her arıza için, tanımlıysa öncelik bazlı bir hedef çözüm süresi (SLA) gösterilir.

Teknisyen servis formu ve müşteri onay linki (dinamik form + imza):

Arıza Detay sayfasında, tanımlı bir dinamik form şablonu varsa teknisyenin dolduracağı bir "Servis" formu açılabilir (bölüm/alan yapısı esnek bir şablondan gelir — metin, uzun metin, sayı, tarih, evet/hayır, tekli/çoklu seçim, 1-5 puanlama gibi alan tipleri desteklenir). Bu form imza alanı da içerebilir.

Ayrıca Detay sayfasından "Müşteri Onay Linki Oluştur" ile 14 gün geçerli, tek kullanımlık bir bağlantı üretilebilir:

1. Detay sayfasında onay linkini oluşturun; sistem bunu doğrudan bir WhatsApp mesaj linki olarak veya düz bir bağlantı olarak sunar, hangi kanaldan paylaşıldığı kayıt altına alınır.
2. Bu bağlantıyı müşteriye/ilgili kişiye iletin (WhatsApp, SMS, e-posta vb. — link paylaşımı sistem dışında yapılır).
3. Müşteri, giriş yapmadan bağlantıya tıklayarak genel bir onay formu sayfasını açar; burada şirketin tanımladığı dinamik form şablonu (varsa) doldurulur ve altta bir imza alanına (canvas) parmak/kalem ile imza atılır.
4. Form gönderildiğinde bağlantı tek kullanımlık olarak kilitlenir (aynı link ikinci kez kullanılamaz) ve sonuçlar arızaya kaydedilir; ilgili şirkete "📝 Müşteri Formu Tamamlandı" push bildirimi gönderilir.
5. Linkin süresi (14 gün) dolmuşsa veya daha önce kullanılmışsa, müşteri sayfayı açtığında "geçersiz/kullanılmış link" mesajı görür.

4. Public "Hızlı Bildir" ile arıza bildirimi (giriş yapmadan)

"Hızlı Bildir" sayfası, makinenin QR etiketinden bağımsız, ayrı bir genel bağlantıdır:

1. Bağlantı belirli bir şirkete (zorunlu) ve isteğe bağlı olarak belirli bir makineye özel olarak paylaşılır. Bu bağlantının nereden/nasıl dağıtıldığı (örn. panoya asılan ayrı bir kod, saha talimatı vb.) kurum içi bir tercihtir; sistemde otomatik üretilip gösterildiği bir ekran yoktur.
2. Sayfa açıldığında o şirkete ait aktif makineler bir dropdown listesinde görünür; bağlantıda belirli bir makine belirtilmişse ilgili makine otomatik seçili gelir.
3. Form alanları: Makine (zorunlu, dropdown), Başlık (zorunlu), Öncelik (varsayılan Normal), Açıklama (isteğe bağlı), fotoğraf ekleme (mobil cihazlarda doğrudan kamerayı açacak şekilde ayarlanmıştır).
4. Gönderildiğinde ARZ-XXXXX numaralı bir arıza kaydı "Bekliyor" durumunda açılır, zaman çizelgesine "Mobil Bildirim" kullanıcısıyla log düşülür ve şirkete "📣 Sahadan Arıza Bildirimi" push bildirimi gönderilir.
5. Başarılı gönderim sonrası kullanıcıya bir takip numarası gösterilen bir onay sayfası açılır.

Alan Açıklamaları