e-Dönüşüm Kullanım Kılavuzu

Amaç ve Kimler Kullanır

e-Dönüşüm modülü; e-Fatura/e-Arşiv faturalarının GİB'e (Gelir İdaresi Başkanlığı) gönderilmesini, e-İrsaliye düzenlenmesini, tedarikçilerden gelen e-fatura/e-irsaliye belgelerinin sisteme alınmasını ve bir e-belge entegratörü (Logo/VBT/Mock) üzerinden GİB mükellef sorgusu yapılmasını sağlar.

Kullanıcılar:

• Muhasebe/Finans personeli — satış faturalarını e-Fatura/e-Arşiv olarak kesip gönderir, gelen e-faturaları satınalma faturasına dönüştürür.
• Depo/Sevkiyat personeli — e-İrsaliye düzenler, gelen e-irsaliyeleri kabul/red eder.
• Sistem yöneticisi — e-Dönüşüm sağlayıcı ayarlarını (entegratör, kullanıcı adı/parola, test/canlı modu) yapılandırır.

Bu modül şirkette e-Dönüşüm modülü aktifse (AktifModuller yetkisi) ve ilgili menü yetkileri tanımlıysa görünür.

E-Dönüşüm ile açılan diğer menüler: e-Dönüşüm modülü aktif bir şirkette, e-Dönüşüm ekranlarının yanında Finans (Cari Hesaplar, Kasa, Banka, Çek/Senet, Virman, Gider Fişleri ve finans raporları) ve Stok & Depo (Stok Yönetimi ve alt sayfaları) menüleri de görünür hale gelir. Böylece dövizli e-faturaların cari/stok tarafını da aynı şirkette yönetebilirsiniz. (Her menü ayrıca kullanıcının ilgili menü yetkisine bağlıdır.) Not: Yalnız-B2B bir şirkete e-Dönüşüm eklendiğinde, o şirket artık "saf bayi portalı" sayılmaz; Finans ve Stok ekranlarını da görür.

Menüden Erişim

Sol menüde e-DÖNÜŞÜM bölümü, alt öğe Faturalar başlığı altında toplanmıştır:

E-Devlet Parametreleri ekranının üst menüde ayrı bir bağlantısı yoktur; Ayarlar sayfası içinde bir kart olarak açılır.

Ana Ekranlar

• E-Devlet Parametreleri — entegratör seçimi ve bağlantı bilgileri.
• Satış Faturaları Listesi/Detayı — fatura onaylama, GİB'e gönderme, durum sorgulama.
• E-İrsaliye Listesi/Yeni/Detay — giden e-irsaliye düzenleme ve gönderme.
• Gelen E-Faturalar Listesi/Detay — tedarikçiden gelen e-faturaları görüntüleme, satırları stokla eşleştirme, satınalma faturasına aktarma.
• Gelen E-İrsaliyeler Listesi/Detay — gelen e-irsaliyeleri kabul/red etme, satınalma faturasına dönüştürme.

Adım Adım Kullanım

1. e-Dönüşüm sağlayıcı ayarını yapma

1. Ayarlar sayfasına gidin, "E-Devlet Parametreleri" kartını açın.
2. Sağ üstteki "Düzenle" butonuna tıklayın.
3. Formda:
   • Modül Aktif kutucuğunu işaretleyin.
   • Entegratör alanından Mock (test/demo amaçlı simülasyon), ELogo veya Vbt seçin.
   • Kullanıcı Adı / Parola girin (parola alanını boş bırakırsanız daha önce kaydedilmiş parola korunur, değiştirilmez).
   • Test Modu kutucuğu açıkken hiçbir belge gerçek GİB'e gönderilmez; canlıya geçmeden önce mutlaka test edin.
   • Fatura Prefix, e-Fatura Prefix, e-Arşiv Prefix alanlarına 3 karaktere kadar (A-Z, 0-9) belge seri öneki girin.
   • Gönderen Etiketi (PK Alias) ve Test/Production Endpoint URL alanlarını entegratörünüzden aldığınız bilgilerle doldurun.
   • Entegratör olarak Vbt seçilirse ek bir bölüm (VBT E-posta, VBT Parola, VBT Firm ID, VBT Channel Code, VBT Test/Canlı URL, UBL Compressed) otomatik olarak görünür.
   • Otomatik Inbox Çekimi Aktif kutucuğunu açıp Inbox Çekim Aralığı (dakika) değerini (5-1440 arası, varsayılan 60) girerseniz gelen e-faturalar otomatik olarak periyodik çekilir (bkz. aşağıdaki "Otomatik gelen e-fatura çekimi" bölümü).
4. Kaydet ile formu gönderin.
5. Ayarları doğrulamak için "Bağlantıyı Test Et" butonuna tıklayın; sonuç anında ekranda (HTTP kodu, dönen mesaj) gösterilir.

2. GİB mükellef sorgusu (bir carinin e-Fatura mükellefi olup olmadığını kontrol etme)

1. Cari modülünden ilgili cari kartının Detay sayfasını açın.
2. Sayfadaki mükellef sorgu alanından sorguyu tetikleyin; sistem carinin VKN'si üzerinden GİB mükellef durumunu sorgular.
3. Sistem, önce 24 saatlik önbelleğe bakar; yoksa entegratöre yeniden sorar ve sonucu önbelleğe kaydeder.
4. Sonuçta cari için e-Fatura mükellefi mi bilgisi ve varsa e-Fatura / e-İrsaliye etiketleri (PK Alias) listelenir.
5. Cari birden fazla etiketle kayıtlıysa manuel seçim gerekebilir; tek etiket bulunursa otomatik olarak cari kartına yazılır.

3. e-Fatura / e-Arşiv kesme ve GİB'e gönderme

Faturalar Satış Faturası ekranında hazırlanır, ardından e-Dönüşüm ile GİB'e gönderilir:

1. Satış faturasını oluşturun/düzenleyin (bkz. Satış modülü).
2. Onayla ile faturayı onaylayın — bu adımda UBL (elektronik belge) XML'i üretilir. Onaylanmış fatura artık serbestçe değiştirilemez.
3. Onayı geri almak gerekirse Onay Kaldır ile faturayı tekrar taslağa döndürebilirsiniz (henüz gönderilmemişse).
4. Gönder butonu ile fatura entegratöre (GİB'e) iletilir.
5. Durum Yenile ile tek faturanın son durumunu; liste ekranında birden çok fatura seçip toplu durum sorgulama ile birçok faturanın durumunu tek seferde sorgulayabilirsiniz.
6. Fatura reddedilirse "Tekrar Gönderilecek" işlemiyle taslağa alınıp düzeltildikten sonra yeniden gönderilebilir.
7. Detay sayfasında faturanın UBL XML önizlemesi, PDF çıktısı ve karekod (QR) görüntülenebilir.
8. Sayfa altında, gönderim geçmişi (SOAP istek/cevap logları) son 10 kayıt olarak listelenir — sorun tespitinde buradan bakılabilir.

Dövizli e-faturalar: Satış faturasını TRY dışı bir para birimiyle kestiyseniz (bkz. Satış modülü — dövizli fatura), gönderilen e-faturaya kur bilgisi (döviz kuru satırı) otomatik eklenir; ayrıca bir şey yapmanıza gerek yoktur. Faturada geçerli bir kur yoksa (TCMB'de o tarihe kur bulunmuyor ve elle de girilmemişse) fatura zaten onaylanamaz ve gönderilemez — bu nedenle dövizli e-fatura için kur zorunludur.

4. e-İrsaliye düzenleme (giden irsaliye)

1. e-DÖNÜŞÜM > Faturalar > E-İrsaliyeler menüsünden Yeni ile boş forma girin.
2. Formda: Cari (alıcı), İrsaliye No (boş bırakılırsa otomatik üretilir), İrsaliye Tarihi, Vade Tarihi, Sevk Tarihi, Belge Tipi, Sevk Adresi, Araç Plaka, Şoför Ad-Soyad / TC, Taşıyıcı VKN / Ünvan, Açıklama, Notlar (bu alan GİB'e gitmez, sadece dahili kayıt), Şube ve Depo (zorunlu) seçilir.
3. Satır Ekle ile sevk edilecek stok kalemlerini (Stok, Açıklama, Miktar, Birim) ekleyin.
4. Oluştur ile irsaliye Taslak durumda kaydedilir.
5. Taslak irsaliye Düzenle ile değiştirilebilir; Onayla ile onaylanır (onaydan sonra düzenlenemez, sadece görüntülenebilir).
6. Onaylı irsaliye detayında "UBL XML Önizle", "Logo'ya Gönder" (gönderim), gönderildikten sonra "Faturaya Dönüştür" (irsaliyeyi doğrudan satış faturasına aktarır — stok hareketi tekrar yazılmaz, sadece belge bağlantısı kurulur) ve "İptal Et" (stok hareketlerini geri alır) seçenekleri görünür.
7. Şube/Depo seçimi, kullanıcının yetkili olduğu şube/depolarla sınırlıdır.

5. Gelen e-fatura görüntüleme ve satınalma faturasına dönüştürme

1. e-DÖNÜŞÜM > Faturalar > Gelen E-Faturalar menüsünden listeye girin.
2. Liste varsayılan olarak son 30 günü gösterir. Manuel çekmek için "Inbox Çek" butonuna basabilirsiniz (bkz. otomatik çekim de aşağıda).
3. Bir faturanın Detayına girildiğinde sistem UBL içeriğini ayrıştırır ve satırları otomatik olarak stok kartlarıyla eşleştirmeye çalışır (VKN üzerinden cari bulunur; cari bulunamazsa uyarı verilir).
4. Otomatik eşleşmeyen satırlar için kullanıcı manuel stok seçebilir; "Hatırla" seçeneği işaretlenirse aynı tedarikçi/kalem için gelecekte otomatik eşleştirilir.
5. Fatura TICARI senaryolu ise Kabul / Red butonları aktiftir; TEMEL senaryolu faturalar zaten kayda alınmış sayılır (kabul/red gerektirmez).
6. Satırlar hazır olduğunda "Onayla & Satınalmaya Aktar" (veya basit "Aktar") butonuyla fatura otomatik olarak bir Satınalma Faturası kaydına dönüştürülür ve doğrudan o kaydın detay sayfasına yönlendirilirsiniz (bkz. Satınalma modülü — Satınalma Faturası ekranı).
7. Aktarılmış bir gelen e-fatura silinemez (kilit ikonu ile işaretlenir); sadece henüz aktarılmamış kayıtlar silinebilir.
8. Faturanın XML'i, HTML önizlemesi ve PDF çıktısı ayrı bağlantılardan indirilebilir/görüntülenebilir.

Dövizli gelen e-faturalar: Tedarikçiden dövizli (TL dışı) bir e-fatura geldiyse, aktarımda faturanın kur bilgisi kullanılır ve tedarikçi cari borcunuz ile stok maliyeti TL karşılığıyla (tutar × kur) işlenir; cari hareket açıklamasına döviz/kur notu eklenir. Gelen faturada kur bilgisi yoksa sistem, sessizce yanlış TL tutarı işlememek için otomatik aktarımı engeller ve şu uyarıyı verir: "Dövizli fatura (…) için kur (PricingExchangeRate) bulunamadı. Sessiz TL bozulmasını önlemek için otomatik aktarım engellendi — bu faturayı elle işleyin." Bu durumda faturayı elle (kuru kendiniz belirleyerek) işlemeniz gerekir.

Satınalma ile ilişki: Satınalma Faturası kaydında, e-faturadan/e-irsaliyeden otomatik oluşturulan kayıtlar orijinal belgeyi koruma amacıyla düzenlenemez ve silinemez hale gelir; yalnızca görüntülenebilir. Detaylı satınalma fatura işlemleri için Satınalma modülü kılavuzuna bakınız.

Otomatik gelen e-fatura çekimi (arka plan servisi)

Sistemde her 5 dakikada bir çalışan bir arka plan görevi (GelenEFaturaPollingWorker), e-Dönüşüm modülü aktif ve "Otomatik Inbox Çekimi" açık olan her şirket için kendi ayarladığı çekim aralığı (Parametreler ekranındaki "Inbox Çekim Aralığı", varsayılan 60 dakika) dolduğunda gelen kutusunu otomatik tarar (son 7 günlük belgeler dahil). Yani 5 dakikalık döngü bir kontrol mekanizmasıdır; asıl çekim sıklığı her şirketin kendi ayarına göre değişir. Kullanıcı hiçbir şey yapmasa bile, bu ayar açıkken yeni gelen e-faturalar kendiliğinden listeye düşer.

6. Gelen e-irsaliye kabul/red etme ve faturaya dönüştürme

1. e-DÖNÜŞÜM > Faturalar > Gelen E-İrsaliyeler menüsünden listeye girin (varsayılan son 30 gün); gerekirse "Inbox Çek" ile manuel tazeleyin.
2. Bir kaydın Detayına girin; satırlar gelen e-fatura ile aynı mantıkla otomatik stok eşleştirmesinden geçer.
3. Kabul Et / Reddet modalını açın: Şube ve Depo seçimi zorunludur (yalnızca yetkili olduğunuz şube/depolar listelenir).
4. "Kabul Et" ile irsaliye onaylanır ve eşleştirilen satırlar üzerinden depoya stok girişi otomatik işlenir; "Reddet" ile açıklama girerek irsaliye reddedilir (stok hareketi oluşmaz).
5. Kabul edilmiş bir irsaliye "Faturaya Dönüştür" ile satınalma faturası taslağına aktarılabilir; stok girişi tekrar yazılmaz (satır bazında irsaliye bağlantısı işaretlenir), doğrudan Satınalma Faturası düzenleme ekranına yönlendirilirsiniz.
6. XML, HTML önizleme ve PDF çıktıları buradan da alınabilir.

Alan Açıklamaları