İnsan Kaynakları (Personel Kartları, Tanımlamalar, Değerlendirme, Raporlar)

Amaç ve Kimler Kullanır

Bu kılavuz, YKERP'te Kalite (Quality) modülü içinde yer alan İnsan Kaynakları bölümünü anlatır. Bu bölümde şunlar yapılabilir:

• Şirketteki personelleri kayıt altına almak, iletişim bilgilerini ve fotoğraflarını güncellemek, personeli bir kullanıcı (sisteme giriş yapan hesap) ile ilişkilendirmek,
• Departman, Görev, Pozisyon Grade, Yetkinlik Kriteri, Performans Kriteri ve Yedekleme Sorusu gibi organizasyon yapısı tanımlamalarını yönetmek,
• Personelleri bir göreve atamak,
• Personeller arasında yetkinlik ve performans değerlendirmesi (puanlama) yapmak,
• Organizasyon şemasını görsel olarak incelemek,
• Yıldız haritası (9-box), yetkinlik matrisi ve yedekleme raporlarını görüntülemek.

Bu bölüm, şirketinizde Kalite modülü aktifse ve kullanıcınıza ilgili menü yetkileri (Personel Tanımları, İK Tanımlamaları, Personel Kartı, Değerlendirme, Raporlar vb.) verilmişse görünür. Modül aktif değilse ilgili sayfalara girildiğinde üyelik/modül uyarı sayfasına yönlendirilirsiniz.

Not: Bu kılavuzda anlatılan "İnsan Kaynakları" bölümü, sol menüde ayrıca yer alan "İnsan Kaynakları Bütçesi" (bordro/bütçe hesaplamaları) bölümünden farklı, bağımsız bir ekran grubudur; bu kılavuz yalnızca personel kartı, tanımlamalar, değerlendirme ve raporlama akışlarını kapsar.

Menüden Erişim

Sol menüde Kalite & Kurumsal grubunda, Kalite modülü aktifse İnsan Kaynakları başlığı görünür. Bu başlığa tıklandığında aşağıdaki alt bağlantılar açılır (her biri ayrı bir menü yetkisine bağlıdır, yetkiniz yoksa ilgili satır görünmez):

Ayrıca İnsan Kaynakları ana giriş sayfasına doğrudan gidildiğinde, dört büyük kart (Tanımlamalar, Personel Kartları, Değerlendirme, Raporlar) içeren bir özet ekran görüntülenir; her karta tıklayarak ilgili sayfaya geçebilirsiniz.

Ana Ekranlar

• İnsan Kaynakları Ana Sayfası: Dört bölüme (Tanımlamalar, Personel Kartları, Değerlendirme, Raporlar) hızlı erişim sağlayan kart görünümlü giriş ekranı.
• Personeller: Şirketteki tüm personelin listelendiği ana ekran. Kart Görünümü ve Tablo Görünümü arasında geçiş yapılabilir; her personel kartında fotoğraf, ad-soyad, görev/ünvan, departman rozeti, e-posta, telefon, bağlı kullanıcı bilgisi ve Aktif/Pasif durumu görünür. Üstte arama kutusu ve departman filtresi bulunur.
• Tanımlamalar: Sekmeli (tab) bir ekran; Departman, Pozisyon Grade, Görev, Yetkinlik Kriterleri, Performans Kriterleri ve Yedekleme Soruları sekmeleri arasında geçiş yapılır. Her sekmede kayıt listesi tablo halinde gösterilir, "Yeni ..." butonu ile kayıt eklenir.
• Personel Kartları: Personellerin kart görünümünde listelendiği, her kartta görev/departman/pozisyon grade bilgisi, ortalama Yetkinlik ve Performans puanları ile bir "Yıldız Kutusu" (9-box) etiketinin gösterildiği ekran. Kartlar üzerinden Görev Ata işlemi ve ilgili personelin değerlendirme sayfasına geçiş yapılabilir.
• Değerlendirme: Solda değerlendirilecek kişi listesi, sağda seçilen kişi için Yetkinlik ve Performans sekmelerinde puanlama formları bulunan ekran.
• Raporlar: Yıldız Haritası, Yetkinlik Raporu ve Yedekleme Raporu sekmelerinden oluşan analiz ekranı.
• Genel Düzen / Organizasyon Şeması: Görevlerin üst-alt ilişkisine göre kutular halinde çizildiği, yakınlaştırma (zoom) kaydırıcısı ile büyütülüp küçültülebilen şema ekranı.

Adım Adım Kullanım

Yeni Personel Kartı Oluşturma

1. Sol menüden İnsan Kaynakları > Personeller yolunu izleyin.
2. Sağ üstteki Yeni Personel butonuna tıklayın.
3. Açılan modalda en az Ad ve Soyad alanlarını doldurun (zorunlu alanlardır).
4. Dilerseniz E-Posta ve Telefon bilgilerini girin.
5. Departman ve Görev / Ünvan açılır listelerinden ilgili tanımları seçin. Listede istediğiniz departman/görev yoksa, alan altındaki "İK Tanımlamalar'da yönet" bağlantısı ile Tanımlamalar sayfasını yeni sekmede açıp önce oradan ekleyebilirsiniz.
6. Personeli sisteme giriş yapan bir kullanıcı hesabıyla ilişkilendirmek isterseniz Kullanıcı Hesabı Bağla listesinden ilgili kullanıcıyı seçin (bu, kullanıcının sisteme girince kendi kayıtlarını görebilmesini sağlar).
7. Aktif anahtarını (switch) açık bırakın (yeni kayıtlarda varsayılan olarak açıktır).
8. Kaydet butonuna tıklayın. Kayıt başarılı olursa bildirim gösterilir ve liste yenilenir.

Personel Bilgilerini Düzenleme

1. Personeller listesinde ilgili kartın veya tablo satırının üzerindeki Düzenle (kalem) simgesine tıklayın.
2. Açılan modalda bilgileri güncelleyin.
3. Kaydet butonuna basarak değişiklikleri onaylayın.

Personel Fotoğrafı Yükleme

1. Personeller listesinde (Kart Görünümü) bir personelin fotoğraf alanına veya üzerindeki kamera simgesine tıklayın.
2. Bilgisayarınızdan bir görsel dosyası seçin. Yalnızca JPG, PNG veya WEBP formatları kabul edilir ve dosya boyutu 2 MB'ı geçemez.
3. Dosya seçildiği anda otomatik olarak yüklenir; işlem başarılı olursa fotoğraf anında güncellenir ve bildirim gösterilir. Eski fotoğraf varsa otomatik olarak silinir.

Personeli Pasifleştirme veya Silme

1. İlgili personel kartındaki/satırındaki Sil (çöp kutusu) simgesine tıklayın.
2. Açılan onay penceresinde "Evet, Sil" seçeneğini onaylayın.
3. Personel, geçmişte döküman kayıtlarında (Ekleyen, Kontrol Eden veya Onaylayan olarak) kullanılmışsa silme işlemi engellenir ve kaç dökümanda kullanıldığını belirten bir uyarı mesajı gösterilir; bu durumda personeli silmek yerine Aktif anahtarını kapatarak pasif hale getirmeniz önerilir (Düzenle modalından).

Departman, Pozisyon Grade, Yetkinlik/Performans Kriteri ve Yedekleme Sorusu Tanımlama

1. İnsan Kaynakları > Tanımlamalar sayfasını açın.
2. İlgili sekmeyi seçin: Departman, Pozisyon Grade, Yetkinlik Kriterleri, Performans Kriterleri veya Yedekleme Soruları.
3. Sekmenin sağ üstündeki "Yeni ..." butonuna tıklayın.
4. Açılan modalda ilgili adı (veya Yedekleme Soruları sekmesinde soru metnini) girin; Pozisyon Grade, Yetkinlik Kriteri, Performans Kriteri ve Yedekleme Sorusu için ayrıca Sıra No alanı bulunur. Yetkinlik Kriteri için Tip (TEMEL / FONKSİYONEL), Performans Kriteri için Kategori (Mesleki / Bireysel / Yönetsel) seçilir.
5. Durum alanından kaydın Aktif veya Pasif olacağını belirleyin.
6. Kaydet butonuna tıklayın.
7. Var olan bir kaydı düzenlemek için satırdaki kalem simgesine, silmek (pasifleştirmek) için çöp kutusu simgesine tıklayın; departman, pozisyon grade veya görev kayıtları, kendisine bağlı aktif bir görev/personel varsa silinemez ve buna dair bir uyarı mesajı gösterilir.

Görev Tanımlama

1. Tanımlamalar sayfasında Görev sekmesine geçin.
2. Yeni Görev butonuna tıklayın.
3. Açılan modalda Görev Adı girin (zorunlu).
4. İsteğe bağlı olarak Departman, Pozisyon Grade ve organizasyon şemasında üstte görünecek Üst Görev seçimlerini yapın.
5. Aktif kutucuğunu işaretli bırakın, Kaydet butonuna tıklayın.
6. Var olan görevi düzenlemek için satırdaki kalem simgesine tıklayın; bir göreve aktif personel atanmışsa görev silinemez.

Personele Görev Atama

1. İnsan Kaynakları > Personel Kartları sayfasını açın.
2. İlgili personel kartındaki Görev Ata butonuna tıklayın.
3. Açılan modalda Görev listesinden atanacak görevi seçin (boş bırakılırsa personelin mevcut görevi kaldırılmış olur).
4. Başlangıç Tarihi alanını doldurun (varsayılan olarak bugünün tarihi gelir).
5. Kaydet butonuna tıklayın; işlem tamamlanınca sayfa otomatik yenilenir ve personelin kartındaki görev/departman bilgisi güncellenir.

Yetkinlik ve Performans Değerlendirmesi Yapma

1. İnsan Kaynakları > Değerlendirme sayfasını açın. Personel Kartları sayfasındaki bir kartın yıldız simgesine tıklayarak da doğrudan o kişi seçili şekilde bu sayfaya gelebilirsiniz.
2. Sol taraftaki personel listesinden değerlendirmek istediğiniz kişiyi seçin (arama kutusu ile filtreleyebilirsiniz). Kendi kaydınız listede "Ben" etiketiyle işaretlenir.
3. Sağ tarafta açılan Yetkinlik sekmesinde, TEMEL ve FONKSİYONEL grupları altında listelenen her kriter için 1 ile 7 arasında bir puan seçin (1 = Çok Zayıf, 4 = Yeterli, 7 = Mükemmel).
4. Puanlamayı tamamladıktan sonra "Yetkinlik Değerlendirmesini Kaydet" butonuna tıklayın.
5. Performans sekmesine geçin; MESLEKİ, BİREYSEL ve YÖNETİMSEL kategorilerindeki kriterler için 1 ile 5 arasında puan seçin (1 = Çok Zayıf, 3 = Orta, 5 = Çok İyi).
6. "Performans Değerlendirmesini Kaydet" butonuna tıklayın.
7. Daha önce aynı kişi için girilmiş puanlar varsa, kişi seçildiğinde ilgili butonlar otomatik olarak seçili (mavi) gösterilir; puanı değiştirip tekrar kaydederseniz mevcut değerlendirme güncellenir.

Organizasyon Şemasını Görüntüleme

1. İnsan Kaynakları > Genel Düzen sayfasını açın.
2. Görevler, "Üst Görev" ilişkisine göre otomatik olarak kutular ve bağlantı çizgileriyle hiyerarşik bir şema halinde çizilir; her kutuda görev adı, varsa pozisyon grade'i ve atanmış personel sayısı görünür.
3. Sağ üstteki Zoom kaydırıcısı ile şemayı büyütüp küçültebilirsiniz.
4. Hiç görev tanımlı değilse, şema alanında Tanımlamalar sayfasına yönlendiren bir bağlantı içeren bilgi mesajı gösterilir.

Raporları İnceleme

1. İnsan Kaynakları > Raporlar sayfasını açın.
2. Yıldız Haritası sekmesinde, personellerin ortalama Yetkinlik (potansiyel ekseni) ve Performans puanlarına göre otomatik yerleştirildiği 3x3'lük bir kutu (9-box) matrisi görüntülenir (ör. "Yıldız Oyuncu", "Yükselen Yıldız", "Gelişim Gerektiriyor" vb.). Hiç değerlendirmesi girilmemiş personeller haritada görünmez.
3. Yetkinlik Raporu sekmesinde, görev/departman bazında yetkinlik kriterlerine göre renkli işaretlerle (yeşil = yüksek, sarı = orta, kırmızı = düşük) özet bir matris tablosu gösterilir.
4. Yedekleme Raporu sekmesinde, her görev için tanımlı Kritiklik Puanı ve atanmış Yedek Sayısı listelenir; yedek personeli olmayan görevler kırmızı bir uyarı ile işaretlenir.

Alan Açıklamaları

Personel Kartı (Personeller)

Tanımlamalar Sekmeleri

Görev Atama Modalı (Personel Kartları)

Değerlendirme Puanlama