Genel Muhasebe Kullanım Kılavuzu

Amaç ve Kimler Kullanır

Genel Muhasebe modülü; portalda kestiğiniz faturaları, kasa/banka hareketlerini, çek/senetleri ve diğer ticari işlemleri çift taraflı muhasebe fişine dönüştürür; hesap planı, mizan, yevmiye defteri, defter-i kebir, muavin, bilanço ve gelir tablosunu portal içinde tutmanızı sağlar.

• Muhasebe sorumlusu / mali müşavir — hesap planını ve bağlantı kurallarını kurar, otomatik fişleri denetler, elle fiş keser, dönem sonu işlemlerini yapar, dönemi kilitler, defterleri alır.
• Yönetici — mizan, bilanço ve gelir tablosundan şirketin mali durumunu izler.
• Diğer kullanıcılar — her zamanki gibi fatura keser, tahsilat girer; fişler arka planda kendiliğinden oluşur.

Akış, muhasebe programlarındaki ile aynıdır: Hesap Planı → Bağlantı Kuralları → (fatura / tahsilat / ödeme…) → Muhasebe Fişi → Mizan / Defterler / Bilanço.

Modülü Açma

1. Genel Muhasebe lisansı YK Yazılım tarafından şirketinize tanımlanır. Lisans yoksa ayar kartı görünmez.
2. Ayarlar > Genel Muhasebe kartına girin ve Genel Muhasebe aktif anahtarını açın (varsayılan kapalı). Açıkken sol menüde MUHASEBE bölümü görünür; kapalıyken portal bugünkü gibi çalışır ve hiçbir muhasebe fişi üretilmez. Kapatmak hiçbir kaydı silmez.
3. Menüdeki her ekran ayrı yetkiyle açılır (Roller ekranı): Muhasebe > Hesap Planı, Muhasebe Fişleri (liste), Yeni Muhasebe Fişi, Dönem Kilidi, Mizan, Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir, Muavin Defter, Bağlantı Kuralları, Muhasebeleştirme, Mutabakat, Dönem Sonu İşlemleri, Sabit Kıymetler / Amortisman, Bilanço, Gelir Tablosu. Fiş düzenleme ve silme ayrıca düzenleme/silme yetkisi ister.

Menüden Erişim

Ana Ekranlar

• Genel Muhasebe Ayarları — modülü aç/kapat, başlangıç tarihi, hesap kodu yapısı, muhasebeleştirme zamanı, cari hesap modu.
• Hesap Planı — Tek Düzen Hesap Planı şablonu, Excel'den aktarım, hesap ekleme/düzenleme.
• Muhasebe Fişleri / Fiş Detayı / Yeni Fiş — tüm fişlerin listesi, fiş satırları, elle fiş, kopyala ve ters kayıt.
• Bağlantı Kuralları / Belgeyle Test — "hangi işlemde hangi hesap" kuralları ve bir belgenin hangi fişe dönüşeceğinin önizlemesi.
• Muhasebeleştirme — fişi kesilmemiş ve sorunlu belgeler; toplu fiş kesme.
• Dönem Kilidi — kilit tarihi ve yevmiye madde numaraları.
• Mizan, Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir, Muavin Defter — yasal defter dökümleri (ekran, Excel, nakli yekünlü PDF).
• Mutabakat — cari, kasa ve banka bakiyeleri ile muhasebe hesaplarının karşılaştırması.
• Dönem Sonu / Dönem İşlemi — KDV mahsubu, kur değerleme, amortisman, satılan malın maliyeti, gider yansıtma, kapanış ve açılış.
• Sabit Kıymetler — demirbaşların amortisman ayarı ve yıllık amortisman tablosu.
• Bilanço ve Gelir Tablosu — Tek Düzen ayrıntılı mali tablolar.

Adım Adım Kullanım

1. Genel Muhasebe ayarları ve başlangıç

MUHASEBE > Ayarlar (ya da Ayarlar > Genel Muhasebe) ekranında:

1. Genel Muhasebe aktif anahtarını açın.
2. Muhasebe başlangıç tarihini girin (modül açıkken zorunlu). Bu tarihten önceye fiş kesilemez ve önceki belgeler muhasebeleşmez; önceki bakiyeler bu tarihli bir Açılış fişiyle girilir (bkz. 3. bölüm).
3. Hesap kodu yapısı: alt hesap açarken önerilecek hane sayıları (örn. 3-2-4 → 120.01.0001).
4. Otomatik muhasebeleştirme — fiş ne zaman kesilsin?
   • Otomatik (varsayılan): satış faturası onaylanınca; alış faturası, gider fişi ve kasa/banka hareketi kaydedilince fiş kendiliğinden kesilir.
   • Toplu: belgeler fişsiz bekler; muhasebeci Muhasebeleştirme ekranından toplu keser.
   • Her iki modda da onayı kaldırılan, silinen ya da değişen belgenin fişi kendiliğinden düzeltilir.
5. Cari muhasebe hesabı:
   • Her cariye alt hesap (varsayılan) — carinin ilk belgesinde alt hesap otomatik açılır (örn. 120.01.0001 ABC Ltd.).
   • Ortak hesap — bağlantı kuralındaki hesaba (örn. 120) yazılır; cari ayrımı cari ekstresinden izlenir.
6. Kaydet'e basın. Sayfanın altında hesap planındaki hesap sayısı ve geçerli dönem kilidi görünür. Hesap planınız boşsa Hesap Planı'na git ile şablonu yükleyin.

2. Hesap Planı

1. MUHASEBE > Hesap Planı'na girin. Plan boşsa üç yol vardır:
   • Tek Düzen şablonunu yükle — Tek Düzen Hesap Planı tek tıkla yüklenir.
   • Excel'den aktar — mali müşavirinizin planını yükleyin. İlk sayfa: A Kod · B Ad · C Karakter (B / A / boş) · D Döviz (boş = TL) · E Aktif (E / H). İlk satır başlık olabilir. Var olan kodların adı ve karakteri güncellenir, olmayanlar eklenir. Bir satır bile hatalıysa hiçbir şey yazılmaz. Örnek dosya için mevcut planı Excel'e indirin.
   • Hesapları tek tek ekleyin.
2. Görünümü Tüm seviyeler / Ana hesaplara kadar / Gruplara kadar ile daraltın; Pasifleri göster pasif hesapları da listeler. Arama kutusuyla kod ya da ada göre bulun.
3. Yeni hesap ya da alt hesap için Hesap kodu (yapıya göre sıradaki kod önerilir), Hesapın adı, Karakter (normal bakiye) (Borç / Alacak / Borç-Alacak), döviz, Aktif ve Açıklama girin.
4. Kayıt yalnız alt hesabı olmayan hesaplara yapılır (kebir ve altı). Hareketi olan hesap silinemez, pasife alınır.

3. Elle muhasebe fişi (Yeni Fiş)

1. MUHASEBE > Yeni Fiş'e girin.
2. Tarih, Fiş türü (Açılış, Mahsup, Tahsil, Tediye, Kapanış), isteğe bağlı Belge no ve Açıklama girin.
3. Satırlarda Hesap (alt hesabı olmayan hesap), satır açıklaması ve Borç ya da Alacak tutarını yazın — her satır ya borç ya alacaktır.
4. Fiş dengede (borç = alacak) olmadan kaydedilmez; alttaki toplamlar ve fark anlık görünür.
5. Kaydet ile fiş numarası verilir.

Açılış fişi: Muhasebe başlangıç tarihinden önceki bakiyeleri (kasa, banka, cari, stok, sabit kıymet, özkaynak…) başlangıç tarihli bir Açılış fişiyle girin. Mutabakat ekranındaki farkların çoğu bu fişin eksik olmasından kaynaklanır.

4. Muhasebe Fişleri listesi ve fiş detayı

1. MUHASEBE > Muhasebe Fişleri tüm fişleri listeler: Başlangıç / Bitiş, Tür ve Hesap (altlarıyla) ile süzüp Ara'ya basın. Sütunlar: Fiş No, Tarih, Tür, Açıklama, Belge No, Tutar, Satır sayısı, Yevmiye No. Kilitli döneme düşen fişte kilit simgesi görünür; altta sayfa toplamı yazar.
2. Fişe tıklayınca Fiş Detayı açılır: tür, tarih, Kaynak (fişi üreten belge — tıklayınca belgeye gider; elle fişte "Elle"), satırlar (hesap kodu, adı, açıklama, varsa döviz, borç, alacak) ve toplamlar. Altta değişiklik geçmişi (kim, ne zaman, ne yaptı) listelenir.
3. Detaydaki düğmeler:
   • Kopyala — aynı satırlarla yeni fiş açar.
   • Ters kayıt — borç ve alacağı yer değiştirmiş yeni fiş açar (yanlış fişi düzeltmek için).
   • Düzenle / Sil — yalnız elle kesilmiş ve kilitli olmayan döneme ait fişte görünür. Belgeden üretilen fiş buradan değiştirilmez; belgeyi düzeltin, fiş kendiliğinden yenilenir.
4. Satış/alış faturası gibi muhasebeleşmiş belgelerin detayında Muhasebe Fişi rozeti görünür; tıklayınca fişe gider.

5. Bağlantı Kuralları

Bağlantı kuralları, bir belgede hangi hesabın kullanılacağını söyler (örn. "satış faturası satırının geliri → 600", "alıcı cari → 120.01").

1. MUHASEBE > Bağlantı Kuralları'na girin. İlk kurulumda Varsayılan kuralları oluştur düğmesiyle Tek Düzen'e uygun başlangıç kuralları yazılır.
2. Kurallar rollere göre gruplanır: Alıcı cari hesabı, Satış hesabı (mal 600, hizmet 602, ihracat 601…), Satış iadesi, Satış iskontosu, Hesaplanan KDV, Satış ÖTV / ÖİV, Satıcı cari hesabı, alış/gider, İndirilecek KDV, tevkifat, kasa, banka, POS, çek/senet, kur farkı, amortisman, SMM ve dönem sonu rolleri vb. Bir rolün kuralı yoksa o rolü gerektiren belgeler muhasebeleşmez (Muhasebeleştirme ekranında "Bağlantı eksik" olarak bekler).
3. Kural ekle: rolü seçin, Hesapı seçin ve gerekiyorsa kriter girin. Boş bırakılan kriter "hepsi" demektir; yalnız seçilen role uygun alanlar görünür: Cari (kart düzeyi), cari tipi/bölge/sektör, Stok (kart düzeyi), Stok tipi, Kategori, Marka, Fatura tipi, Senaryo, şube, depo, plasiyer, KDV oranı (%), İstisna kodu, Tevkifat kodu, ÖTV kodu, Banka hesabı, kasa, Gider kategorisi, döviz. Öncelik ve Açıklama isteğe bağlıdır.
4. Kural seçimi: Bir belgeye en çok kriteri tutan kural uygulanır; eşitlikte küçük öncelik numarası kazanır. Kart düzeyinde özel hesap için kuralda o cariyi / stoku / kasayı seçin — bu en özgül kural olur.
5. Cari hesap modu ekranın üstünde yazar. Her cariye alt hesap modunda alıcı/satıcı kuralı üst hesabı gösterir (örn. 120.01); her cari için altına hesap otomatik açılır. Ortak hesap modunda kuralın hesabına doğrudan yazılır.

6. Belgeyle test

Bağlantı Kuralları ekranındaki Belgeyle test et düğmesi, bir belgenin hangi fişe dönüşeceğini fiş kesmeden gösterir.

1. Belge türünü (Satış faturası, Alış faturası, Kasa hareketi, Banka hareketi, Gider fişi, Satış fişi, Servis teslimi, Çek / senet, Virman, POS taksit geçişi, Kartla servis tahsilatı, Sanal POS tahsilatı, Cari dekont) seçip Belge no yazın.
2. Sonuçta oluşacak fiş satırları (hesap, borç, alacak, not) görünür. Kural eksikse "Fiş kesilemez — eksik bağlantı kuralları" başlığıyla hangi rolün eksik olduğu listelenir; belge fiş gerektirmiyorsa nedeni yazar.
3. Kuralı ekleyip testi tekrarlayın.

7. Otomatik muhasebeleştirme — hangi belge fiş keser

Modül açıkken ve belge muhasebe başlangıç tarihinden sonraysa aşağıdaki belgeler fiş üretir (Ayarlar'da Otomatik seçiliyse anında, Toplu seçiliyse Muhasebeleştirme ekranında beklerler):

• Muhasebe cari defterini izler: servisten ya da satış fişinden kesilen fatura geliri ikinci kez yazmaz.
• Belgeyi değiştirdiğinizde fiş kendiliğinden yeniden üretilir; belge silinirse fiş de silinir.
• Fişi kilitli döneme düşen belge düzenlenemez ve silinemez; satış faturasında onay kaldırma ya da taslağa dönüş de engellenir (önce dönem kilidini açmanız gerekir).
• Muhasebeleşmiş belgelerin detayında Muhasebe Fişi rozeti görünür.

8. Muhasebeleştirme ekranı (toplu ve sorunlu belgeler)

1. MUHASEBE > Muhasebeleştirme'ye girin. Muhasebe başlangıç tarihi tanımlı değilse ekran uyarır.
2. İki sekme vardır:
   • Fişi kesilmemiş belgeler — Toplu modda bekleyenler ya da otomatik fiş kesilemeyenler.
   • Sorunlular / uyumsuzlar — durumu Bağlantı eksik, Dönem kilitli, Uyumsuz (kilitli fiş) ya da Hata olan belgeler.
3. Belge türü, Başlangıç / Bitiş ile süzün. Satırlarda tarih, belge (tıklanabilir), açıklama/cari, tutar ve durum görünür.
4. Belgeleri seçip Seçilenleri muhasebeleştir'e basın. Bağlantı eksik olanlar için önce Bağlantı kuralları'na gidip kuralı tamamlayın, sonra tekrar deneyin.

9. Dönem Kilidi ve yevmiye madde numarası

1. MUHASEBE > Dönem Kilidi'ne girin; Geçerli kilit tarihi görünür.
2. Yeni kilit tarihi (bugünden ileri olamaz) ve isteğe bağlı Açıklama girip Kilitle'ye basın.
3. Kilit tarihi ve öncesine fiş eklenemez, fiş değiştirilemez ya da silinemez; o döneme fişi düşen belgeler de değiştirilemez.
4. Kilitlenen döneme ait fişlere yevmiye madde numarası verilir (yıl bazında, tarih sırasıyla) — yasal defter dökümü bu numaralarla alınır.
5. Kilidi kaldır ile kilit tamamen kalkar; daha eski bir tarih seçip Kilitle de diyebilirsiniz — o tarihten sonraki fişlerin madde numaraları silinir.
6. Alttaki geçmiş tablosu her kilit değişikliğini gösterir: tarih, kullanıcı, önceki ve yeni kilit, numaralanan ve numarası silinen fiş sayısı, açıklama.

10. Mizan

1. MUHASEBE > Defterler & Mizan > Mizan'a girin.
2. Başlangıç / Bitiş, Seviye (Tüm seviyeler, Sınıf, Grup, Ana hesap (kebir), 1. alt seviye, 2. alt seviye) seçin; Hareketsizleri gizle ve Önceki dönem dahil (başlangıç öncesi devri katar) anahtarlarını ayarlayın.
3. Sütunlar: Hesap kodu, Hesap adı, Borç, Alacak, Borç bakiye, Alacak bakiye. Alttaki toplam satırında bakiyeler ana hesap düzeyinde toplanır.
4. Excel ve PDF düğmeleri aynı süzgeçle dosya verir.

11. Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir ve Muavin Defter

• Yevmiye Defteri — tarih aralığındaki fişler madde madde (Madde · Tarih, hesap kodu/adı, açıklama, borç, alacak). Ekranda ilk belli sayıda madde gösterilir; tam döküm için Excel ya da PDF (nakli yekünlü) alın veya aralığı daraltın.
• Defter-i Kebir — ana hesap bazında hareketler; Ana hesap (boş = tümü) seçilir. Her hesap önceki dönemden devirle başlar; satırlarda Tarih, Yevmiye No, Fiş No, Açıklama, Borç, Alacak ve yürüyen Bakiye bulunur.
• Muavin Defter — bir hesabın (altlarıyla) ayrıntılı hareketleri. Ana hesap seçilirse altındaki her hesap ayrı gösterilir. Fiş numarasına tıklayınca fiş açılır.
• Üç defterde de PDF (nakli yekünlü) çıktı sayfa sonlarında nakli yekün taşır.

12. Mutabakat

MUHASEBE > Defterler & Mizan > Mutabakat, cari, kasa ve banka defterlerinin bakiyesini muhasebe hesaplarının bakiyesiyle seçilen Tarih itibarıyla karşılaştırır.

1. Cari sekmesinde her cari için cari bakiye, muhasebe hesabı bakiyesi, fark ve başlangıç öncesi tutar görünür (Yalnız farklı olanlar / Tümünü göster). Ortak cari hesap modunda cari bazında ayrıştırılamaz, toplam karşılaştırılır.
2. Kasa / banka sekmesinde her kasa ve banka hesabının defter bakiyesi (TL) ile bağlı muhasebe hesabı karşılaştırılır.
3. Muhasebe hesapları sekmesinde hesap bazında kapsam, cari bakiye, muhasebe bakiyesi ve fark listelenir.

Fark varsa sebebi genelde şunlardan biridir: başlangıç öncesi bakiye Açılış fişiyle girilmemiş · belge Muhasebeleştirme'de bekliyor ya da sorunlu · muhasebeleşmeyen bir kaynak (servis tedarik alışı, bakım fasonu, dış ERP aktarımı — tedarikçi faturası esastır) · muhasebe hesabına elle fiş kesilmiş.

13. Dönem Sonu İşlemleri

1. MUHASEBE > Dönem Sonu'na girin. İşlemler dönemlere göre listelenir; her işlemin durumu (yapıldı / fiş no) görünür. Sırayla yapın: KDV → kur → amortisman → SMM → yansıtma → yıl sonunda kapanış.

2. Bir işleme girince önizleme açılır: oluşacak fiş satırları (hesap, döviz, borç, alacak) görünür; eksik bağlantı kuralı varsa listelenir.
3. Uygula ve fişi kes ile fiş kesilir. Daha önce yapılmış bir işlemde düğme Yeniden hesapla ve güncelle olur. Önizlemeyi yenile girdiğiniz değerlerle (kur, dönem sonu stok, vergi karşılığı) tekrar hesaplar.
4. Yapılan bir işlemi Dönem Sonu listesinde satırındaki geri al düğmesiyle (onay sorulur) fişiyle birlikte geri alabilirsiniz. Önceki bir işlemi geri alıp yeniden yaptıysanız, ondan sonra gelen işlemleri de Yeniden hesapla ve güncelle ile tazeleyin.
5. Kapanıştan sonra dönemi kilitleyin — kilitlenmezse geç girilen belgeler kapanmış yıla fiş keser.

14. Sabit Kıymetler (amortisman)

1. MUHASEBE > Sabit Kıymetler'e girin. Ekran demirbaş kartlarının amortisman ayarını ve seçili yılın amortisman tablosunu gösterir: Sicil, Alış, Maliyet, Amortisman ayarı, Önceki yıllar, bu yıl, Birikmiş ve Net değer; altta amortismana tabi toplam.
2. Kart bilgileri (ad, alış tarihi/bedeli, durum) Demirbaş modülünüz varsa Demirbaş modülünden, yoksa burada Yeni sabit kıymet ile açılan karttan yönetilir (Alış tarihi, Alış bedeli (KDV hariç), Sicil — boş bırakılırsa otomatik —, Açıklama).
3. Bir kartın Amortisman ayarında: Yıllık oran (%) (VUK amortisman listesinden; faydalı ömür 5 yıl = %20), Yöntem (Normal / Azalan bakiyeler — oran 2 katı, en çok %50 uygulanır), Devreden birikmiş amortisman ve Devir yılı (başka programdan geçişte), Gider hesabı ve Birikmiş amortisman hesabı (boş = bağlantı kuralı), Binek oto (kıst amortisman) ve Amortisman ayrılsın anahtarı.
4. Fişler buradan değil, Dönem Sonu > Amortisman işleminden kesilir. Hurda/çıkış durumundaki kartlara amortisman ayrılmaz; satış ya da hurda kaydı elle fişle yapılır.

15. Bilanço ve Gelir Tablosu

• Bilanço — seçilen tarih itibarıyla Tek Düzen ayrıntılı bilanço (kapanış fişi hariç). Gelir tablosu henüz kapanmamışsa dönemin net kâr/zararı özkaynaklarda hesaplanarak gösterilir ve ekranda belirtilir.
• Gelir Tablosu — seçilen tarih aralığı için Tek Düzen ayrıntılı gelir tablosu (kapanış fişleri hariç). 7 grubunda gelir tablosuna yansıtılmamış gider varsa ekran uyarır: Dönem Sonu → Gider yansıtma yapın.
• İkisi de Göster ile hesaplanır ve Excel'e alınabilir.