Oto Servis Kullanım Kılavuzu

Amaç ve Kimler Kullanır

Oto Servis modülü; araç/müşteri kartlarının açılması, araçlara yönelik servis (bakım/onarım) iş emirlerinin oluşturulması, servis kalemlerinin (işçilik/parça/dış hizmet) işlenmesi ve servis randevularının takip edilmesi için kullanılır. Yapay zekâ destekli hızlı servis kaydı açma özelliği de bu modülün bir parçasıdır.

Kullanıcılar:

• Danışma/karşılama personeli — araç kabulü yapar, servis iş emri açar, randevu oluşturur.
• Teknisyen — servis kalemlerini (yapılan işler, kullanılan parçalar) işler.
• Kasa/muhasebe personeli — servis tahsilatlarını, açık hesapları takip eder.

Bu modül şirkette AracServis modülü aktifse görünür.

Menüden Erişim

Sol menüde OTO SERVİS bölümü altında üç grup bulunur:

Üst navbar'daki hızlı ekle menüsünden de doğrudan "Yeni Servis Kaydı" ve "Yeni Araç" kısayollarına ulaşılabilir. Servis modülünün hangi kartların/alanların gösterileceği Ayarlar > Servis Ayarları ekranından yönetilir (bkz. aşağıdaki Servis Ayarları bölümü).

Ana Ekranlar

• Araç Formu / Listesi / Detayı — araç ve sahibi cari bilgileri, bakım hatırlatıcıları.
• Servis Formu / Listesi / Detayı — iş emri oluşturma, servis kalemleri, araç kabul formu, dosya/ses ekleri, AI servis kaydı.
• İş Paketleri Listesi / Formu / Detayı — "10.000 km Periyodik Bakım" gibi standart işlem setlerinin tanımlandığı ekranlar.
• Randevu Listesi / Takvimi / Formu — randevu planlama ve servise dönüştürme.
• Servis Ayarları — modülün hangi bölümlerinin görüneceğini ve stok çıkış şube/depo varsayılanlarını belirleyen ayar ekranı.

Adım Adım Kullanım

1. Yeni araç/müşteri kartı açma

1. OTO SERVİS > Araç & Müşteri > Yeni Araç menüsüne gidin.
2. Formda: Plaka (zorunlu — girilen değer otomatik olarak büyük harfe çevrilir ve boşluklar temizlenir; biçim/format doğrulaması yapılmaz, serbest metin gibi kabul edilir), Şase No, Motor No, Marka, Model, Model Yılı, Renk, Yakıt Tipi, Kategori (dropdown; "+ Yeni Kategori" ile modal üzerinden anında eklenebilir), Sahibi (mevcut cari listesinden seçilir), Güncel Km, Açıklama doldurulur.
3. Kaydet ile araç kartı oluşturulur; aynı form Düzenle ekranında da kullanılır.
4. Araç Detay sayfasında son 10 servis kaydı, bakım hatırlatıcıları ve toplam servis maliyeti/tahsilat/açık hesap özeti görülür.
5. Aracın mevcut olmayan bir müşterisi varsa, Servis formunu doldururken de "hızlı ekle" modalıyla hem araç hem cari anında açılabilir (bkz. adım 2).

Bakım hatırlatıcısı eklemek için Araç Detay sayfasında "Hatırlatıcı Ekle" kullanılır; Bakım Çağrı Listesi ekranından ise gecikmiş/yaklaşan tüm hatırlatıcılar tek listede (gecikti/yakin/tumu filtreleriyle) izlenebilir.

2. Servis iş emri oluşturma

1. OTO SERVİS > Servis Kayıtları > Yeni Servis Kaydı menüsüne gidin.
2. Araç ve Müşteri (Cari) alanlarını en az 2 karakter yazarak arama kutusundan (Select2, AJAX) seçin. Kayıtlı değillerse aynı ekrandaki "Hızlı Araç Ekle" / "Hızlı Müşteri Ekle" modalıyla (Plaka/Marka/Model/Yıl/Renk/Yakıt Tipi; Cari için Ad/Hesap Tipi/Telefon/VKN) anında açıp seçime ekleyebilirsiniz. Yeni açılan cari kodu otomatik olarak 120. ön ekiyle üretilir.
3. Giriş Tarihi (zorunlu), Tahmini Teslim Tarihi, Servis Türü (Periyodik Bakım / Onarım / Hasar-Kaza / Garanti / Diğer), Giriş Km, Müşteri Şikayeti, Notlar alanlarını doldurun.
4. Teknisyenler listesinden ilgili teknisyeni/teknisyenleri işaretleyin (çoklu seçim).
5. Kaydet ile iş emri kaydedilir; sistem otomatik olarak S-{yıl}-{sıra no} biçiminde bir servis numarası üretir, aracın güncel km bilgisini günceller ve (tanımlıysa) müşteri/teknisyene açılış bildirimi e-postası gönderir.
6. Kayıt sonrası açılan Servis Detay sayfası, iş emrinin yönetim merkezidir: kalemler, tahsilat, durum, fatura ve dış hizmet takibi buradan yapılır (aşağıdaki bölümlerde tek tek anlatılmıştır).
7. Araç Kabul Formu bölümünde hasar noktaları (ön/arka/sol/sağ/cam çizik checkbox'ları), yakıt seviyesi (0-8 slider), iç temizlik durumu (iyi/orta/kötü) ve not girilip Müşteri İmzası alınabilir (bkz. aşağıdaki "İmza" notu).
8. İş Emri ve Giriş Formu / Araç Kabul Formu sayfaları yazdırılabilir çıktı olarak (tarayıcı yazdır/PDF) açılabilir.

3. Servis kalemleri: işçilik, parça (stok) ve dış hizmet ekleme

Kalem ekleme formu, Servis Detay sayfasındaki Servis Kalemleri kartındadır ve yalnızca servis açıkken (Açık / Devam Ediyor / Hazır) görünür; teslim edilmiş veya iptal edilmiş serviste kalemler salt okunur listelenir.

1. Tür açılır listesinden İşçilik, Parça veya Dış Hizmet seçin — form seçime göre değişir.
2. Ortak alanlar: Açıklama (zorunlu — yazarken daha önce kullandığınız açıklamalardan otomatik öneriler çıkar), Miktar (varsayılan 1), Birim Fiyat (₺) ve KDV% (varsayılan 20). Şirket ayarlarında "Fiyatlar KDV Dahil" açıksa fiyat alanının yanında "KDV Dahil" rozeti görünür; bu durumda KDV dahil tutar girersiniz, sistem net fiyata çevirip kaydeder. Eklenen kalem listesinde Miktar, tam sayıysa tam sayı (ör. 1), ondalıklıysa en fazla iki ondalık basamakla (ör. 1,5 veya 1,25) gösterilir.
3. Parça seçtiyseniz Stok alanından (kod/ada göre arayarak) ürünü seçin. Stok seçilince Açıklama stok adıyla, Birim Fiyat stok kartındaki Satış Fiyatı ile, Alış Fiyatı stok kartındaki Alış Fiyatı ile otomatik dolar — isterseniz üzerine yazabilirsiniz. Ayrıca Parça Tipi ve Tedarikçi (cari) seçebilirsiniz.
4. Ekle butonuna basın; kalem listeye eklenir, kart başlığındaki toplamlar anında güncellenir.
5. Stok çıkışı otomatik atılır: Parça türünde, stok seçiliyken kalem eklendiği anda Servis Ayarları'ndaki Varsayılan Şube/Depo'dan çıkış hareketi işlenir (bu ayarlar boşsa parça eklenemez; Detay ekranının üst kartındaki "Stok Çıkışı" satırında hangi şube/deponun kullanılacağı, ayarlanmamışsa kırmızı "Ayarlanmamış" uyarısı ve "Ayarla" linki görünür). Kalem düzenlenirse çıkış yeni değerlerle yeniden atılır, silinirse iade edilir. İşçilik ve Dış Hizmet kalemleri stok hareketi oluşturmaz.
6. Alternatif kalem: bir kalemin satırındaki "Alternatif Ekle" ile aynı gruba seçenek eklersiniz ("Orijinal vs. Muadil" gibi). Alternatifler seçili olmadan eklenir (stok düşmez); müşteri karar verince satırdaki tik butonuyla seçimi değiştirirsiniz — eski seçili kalemin stok çıkışı iade edilir, yenisininki atılır. (Servis Ayarları'nda "Alternatif Kalem" açık olmalıdır.)

4. Alış fiyatı girme ve kar takibi

1. Parça ve Dış Hizmet kalemlerinde opsiyonel bir Alış Fiyatı (₺) alanı vardır; kalemin size maliyetini buraya girersiniz ("Fiyatlar KDV Dahil" açıksa alış da KDV dahil girilir).
2. Önemli kural: Alış fiyatı girilen kalemde Tedarikçi (cari) seçimi zorunludur — "Alış fiyatı girilen kalemde tedarikçi (cari) seçimi zorunludur." uyarısı alırsınız.
3. Servis Ayarları'nda "Kar" gösterimi açıksa kalem tablosunda "Alış ₺" ve "Kar" sütunları görünür: kalem karı = satış tutarı − (miktar × alış); kar yüzdesi alış fiyatı üzerinden hesaplanır. Pozitif kar yeşil, negatif kırmızı gösterilir. Parça formunda daha kaydetmeden "Birim kar: X ₺ (%…)" önizlemesi de çıkar.
4. Kart başlığında yalnızca seçili ve alış fiyatı girilmiş kalemlerin toplam karı ("Kar: … ₺") görünür. Sağdaki Özet kartında ise İşçilik/Parça/Dış Hizmet alt toplamları, Genel Toplam ve Kar / Marj bloğu (toplam kar ve maliyet üzerinden hesaplanan marj yüzdesi) yer alır.

5. Dış hizmet takibi ve tedarikçiye borç

Dış Hizmet, araç için dışarıya yaptırılan işlerdir (örn. rot balans, döşeme, torna). (Servis Ayarları'nda "Dış Hizmet" açık olmalıdır.)

1. Tür olarak Dış Hizmet seçildiğinde ek alanlar açılır: Tedarikçi/Firma (cari), Alış (₺), Gönderim tarihi, Tahmini İade tarihi ve Durum (Takipsiz / Gönderildi / İşlemde / Hazır / Geri Geldi).
2. Kalem satırında dış hizmetin durum rozeti ve gönderim/iade tarihleri görünür; tahmini iade tarihi geçtiyse "Gecikti" uyarısı çıkar. Durumu satırdaki ok butonuyla açılan pencereden güncellersiniz.
3. Tedarikçiye borç otomatik yazılır (Servis Tedarik Alış): alış fiyatı ve tedarikçisi girilmiş seçili kalemler için — hem dış hizmet hem parça kalemlerinde — servis Teslim Edildi durumuna geçtiği anda tedarikçi carisine KDV dahil tutarla borç (alacak) hareketi işlenir. Servis teslimden geri alınır/iptal edilir ya da kalem silinir/değiştirilirse bu hareketler otomatik geri alınır.

6. Servis üzerinden tahsilat alma

Sağ kolondaki Tahsilat kartında servisin Genel Toplam, Tahsil Edildi ve Kalan tutarları ile bir ilerleme çubuğu görünür; borç tamamen kapanınca "Borç Kapalı" rozeti çıkar.

1. "Tahsilat Ekle" butonuyla modal açılır. Tutar alanı kalan tutarla dolu gelir ("Tamamı" kısayolu vardır); Yöntem olarak Nakit / Kart / Havale-EFT / Çek / Diğer seçilir.
2. Nakit seçilirse Kasa alanı görünür (varsayılan nakit kasa ön seçilidir); Kart/Havale/Çek seçilirse Banka Hesabı alanı görünür. İsterseniz "— Kasaya işleme —" / "— Hesaba işleme —" diyerek kasa/banka kaydını atlayabilirsiniz. Tarih/saat ve açıklama girilebilir.
3. Kaydet ile tek işlemde: tahsilat kaydı oluşur, müşteri carisine ödeme (alacak) hareketi yazılır ve seçtiyseniz kasaya/banka hesabına giriş hareketi işlenir.
4. Hızlı yol: "Tamamı Nakit" ve "Tamamı Kart" butonları kalan borcun tamamını tek tıkla tahsil eder.
5. Kısmi tahsilat desteklenir — kalan tutar sıfırlanana kadar istediğiniz kadar tahsilat girebilirsiniz. Kartın altındaki Tahsilat Hareketleri listesinde her tahsilatın yöntemi, tutarı, tarihi ve kullanıcısı görünür; satırdaki sil butonu tahsilatla birlikte bağlı cari/kasa/banka hareketlerini de geri alır.

7. Servis durumları, teslim etme ve yeniden açma

Servis şu durumlardan geçer: Açık → Devam Ediyor → Hazır (Müşteri Bekliyor) → Teslim Edildi; ayrıca İptal durumu vardır. Durum Güncelle kartındaki butonlarla ("Devam Ediyor", "Hazır (Müşteri Bekliyor)", "Açık'a Al", "Teslim Et", "İptal Et") durum değiştirilir; her değişiklik zaman çizelgesine log olarak düşer.

1. Teslim Et: onay sonrası isteğe bağlı Çıkış Km sorulur; teslim tarihi otomatik yazılır. Teslim anında müşteri carisine servis borcu (seçili kalemlerin KDV dahil genel toplamı) işlenir, alış fiyatı+tedarikçisi olan kalemler için tedarikçi borçları oluşturulur ve (tanımlıysa) müşteriye teslim e-postası gönderilir.

2. İptal Et: onay penceresinden iptal edilir; teslimle oluşmuş cari hareketler varsa otomatik geri alınır.
3. Yeniden Aç: teslim edilmiş/iptal edilmiş serviste "Yeniden Aç (Açık'a Al)" butonu görünür; teslimde yazılmış cari hareketler geri alınır. Servis faturalanmışsa yeniden açılamaz — "Önce ilgili faturayı iptal edin." uyarısı gösterilir.

8. Servisi faturaya aktarma

Detay sayfasındaki Fatura kartında iki yol vardır:

1. "E-Fatura Oluştur" (yalnızca e-Dönüşüm modülü aktifse ve servis henüz faturalanmamışsa görünür): servisin seçili kalemlerini (açıklama, miktar, birim fiyat, KDV oranı korunarak) otomatik doldurulmuş yeni bir Satış Faturası formuna aktarır; açıklamaya plaka/servis no/giriş km bilgisi yazılır. Fatura bu aşamada otomatik kaydedilmez — formu kontrol edip kendiniz kaydedersiniz; kaydedilince servis "faturalandı" olarak işaretlenir.
2. Fatura No (manuel) alanı + "Manuel Kayıt" butonu: e-fatura kesmeden (örn. faturayı başka bir sistemde kestiyseniz) servise fatura numarası yazıp faturalı olarak işaretlemek içindir.

Faturalanacak cari olarak önce servisteki Müşteri, o yoksa aracın sahibi kullanılır; ikisi de tanımlı değilse aktarım hata verir. Alternatif gruplardan seçilmemiş kalemler faturaya girmez. İptal durumundaki veya zaten faturalanmış bir servis tekrar aktarılamaz.

9. İş paketi tanımlama (İş Paketleri ekranı)

"10.000 km Periyodik Bakım" gibi sık tekrar eden standart bakım/işlem setleri, her serviste elle girilmek yerine bir kez İş Paketi olarak tanımlanır ve servislere tek tıkla uygulanır (bkz. bölüm 10).

1. Sol menüde OTO SERVİS > Servis Kayıtları altında "İş Paketleri" linkine tıklayın (bu link yalnızca Servis Ayarları'nda "İş Paketlerini Göster" ayarı açıksa görünür).
2. Yeni ile açılan formda paket için Ad (zorunlu), isteğe bağlı Marka, Açıklama ve Aktif durumu girilip kaydedilir.
3. Paket kaydedildikten sonra Detay ekranında kalemler eklenir: her kalem için Tür (İşçilik / Parça / Dış Hizmet — Parça seçilirse Stok alanı görünür), Açıklama, Miktar, Fiyat ve KDV% girilir. Kalemler tek tek "Kalem Ekle" ile eklenir; kart başlığındaki toplam tutar anlık güncellenir.
4. Bu paketler bir satınalma talebine değil, bir servis (araç bakım/tamir) kaydına uygulanır — uygulama adımları bir sonraki bölümde anlatılmıştır.
5. Paket silindiğinde, daha önce servis kayıtlarına uygulanmış/kopyalanmış kalemler etkilenmez (kalemler kopyalanarak eklenir, pakete referans olarak bağlı kalmaz).

10. İş paketi uygulama (Paketten Ekle)

"10.000 km periyodik bakım" gibi standart işlem setlerini her seferinde elle girmemek için İş Paketleri kullanılır (Servis Ayarları'nda "İş Paketleri" açık olmalıdır; paketler bir önceki bölümde anlatılan İş Paketleri ekranından tanımlanır).

1. Servis Kalemleri kart başlığındaki "Paketten Ekle" açılır butonuna tıklayın; tanımlı paketler ad, kalem sayısı, toplam tutar ve marka bilgisiyle listelenir.
2. Bir pakete tıklayıp onayladığınızda paketin tüm kalemleri servise kopyalanır; içinde stoklu parça kalemi varsa her biri için varsayılan şube/depodan stok çıkışı otomatik atılır (varsayılan şube/depo tanımlı değilse paket uygulanamaz).
3. Paket kalemleri kopyalanarak eklenir — paket sonradan değiştirilir/silinirse daha önce uygulanmış servisler etkilenmez.

11. Müşteri şikayeti/notu sesle yazdırma ve ses kaydı ekleme

Servis formunda Müşteri Şikayeti ve Notlar alanlarının yanında iki ayrı, birbirinden bağımsız özellik bulunur:

1. "Konuşarak Yaz" (mikrofon ikonlu buton) — tarayıcının konuşma tanıma özelliğini (Türkçe) kullanarak söylediklerinizi anında metne çevirip ilgili textarea'ya yazar. Herhangi bir ses dosyası kaydedilmez, sadece metin oluşur.
2. "Ses Kaydet" — mikrofonla gerçek bir ses kaydı alır ve bu kaydı, iş emrine eklenen diğer dosyalarla (fotoğraf vb.) birlikte bir ek olarak servis kaydına ekler. Servis Detay sayfasındaki ek/dosya galerisinde, ses dosyaları için oynatma kontrolü (dinleme) gösterilir.

12. AI destekli servis kaydı (yapay zekâ ile hızlı iş emri açma)

1. Servis Listesi ekranında "AI Servis Kaydı" butonuna tıklayın (yanında kalan AI kontör sayısı gösterilir).
2. Açılan modalda serbest metin kutusuna, servise gelen aracı/müşteriyi ve şikayeti anlatan bir metin yazın (örn. "34 ABC 123 plakalı araç, Ahmet Bey'in, motor sesi geliyor"). İsterseniz burada da "Konuşarak Yaz" mikrofon butonunu kullanıp anlattıklarınızı metne çevirebilirsiniz — bu metin doğrudan yapay zekâya gönderilir, ayrı bir ses dosyası saklanmaz.
3. "İşlemi Tamamla" butonuna basınca yazdığınız metin yapay zekâya gönderilir; önce şirketinizin AI kontör bakiyesi kontrol edilir (bakiye 0 ise işlem engellenir).
4. Yapay zekâ metni analiz eder ve bir önizleme ekranı sunar: plaka/telefon/isim bilgisiyle sistemde eşleşen araç ve müşteri varsa "✅ Bulundu" olarak işaretlenir; bulunamazsa "🆕 Yeni araç/müşteri açılacak" seçeneği gösterilir (yeni müşteri açımı isteğe bağlı bir onay kutusuyla kontrol edilir). Servis türü ve şikayet metni bu ekranda düzenlenebilir.
5. Bilgileri kontrol edip "Onayla ve Aç" dediğinizde: AI kontörünüz düşülür, gerekiyorsa yeni araç/müşteri kaydı oluşturulur ve servis iş emri açılır; herhangi bir adımda hata olursa düşülen kontör otomatik olarak iade edilir. İşlem başarılıysa doğrudan yeni servis kaydının detay sayfasına yönlendirilirsiniz.

13. Müşteri onayı ve imza — Oto Servis'te nasıl çalışır

Oto Servis modülünde müşteriye SMS/WhatsApp ile gönderilen, müşterinin uzaktan bir bağlantı üzerinden doldurup imzaladığı bir "servis onay linki" bulunmamaktadır. Bu modüldeki tek imza noktası, Araç Kabul Formu'ndaki Müşteri İmzası alanıdır:

• Bu alan, Servis Ayarları'nda "Müşteri İmzası" özelliği açıksa Araç Kabul Formu'nun altında görünür.
• Müşteri, araç teslim anında personelin ekranında/tabletinde parmak veya kalemle imza alanına (canvas) doğrudan imza atar; imza PNG görüntüsü olarak kaydedilir.
• Bu, uzaktan gönderilen bir link değil, yüz yüze / aynı cihaz üzerinden alınan bir imzadır.
• Araç Kabul Formu'nun altında basılan onay/sorumluluk metni (şartname) Servis Ayarları'ndan özelleştirilebilir; boş bırakılırsa standart metin kullanılır.

14. Toplu tahsilat dağıtımı (FIFO)

Bir müşterinin birden fazla açık (ödenmemiş) servis kaydı olduğunda, toplu bir ödeme girildiğinde bu tutarın hangi servise ne kadar düşeceğini otomatik hesaplayan bir mekanizma vardır:

1. Cari Hareketler (Cari Hesap Ekstresi) ekranında ilgili müşteriyi seçin ve toplu tahsilat girişini başlatın.
2. Sistem, o müşterinin açık servis kayıtlarını giriş tarihine göre en eskiden en yeniye sıralı listeler.
3. Girdiğiniz toplam tutar (Nakit/Kart/Havale/Çek) bu sıraya göre paylaştırılır: en eski açık servisten başlanarak her servisin kalan bakiyesi kapatılır, tutar bitene kadar sırayla ilerlenir.
4. Sonuçta cari hesapta tek bir alacak hareketi ve tek bir kasa/banka hareketi görünür, ancak arka planda her servise ayrı tahsilat satırı düşülmüştür (ortak bir grup numarasıyla ilişkilendirilir).
5. Bu toplu tahsilat, tek tek değil, grup halinde geri alınabilir (silme işlemi tüm grubu birlikte siler).

15. Randevu oluşturma ve takip

1. OTO SERVİS > Randevular > Yeni Randevu menüsünden araç/plaka, müşteri adı/telefonu, randevu tarihi-saati, tahmini süre (dakika), servis tipi ve açıklama girilerek randevu oluşturulur.
2. Randevu Listesi ekranında durum ve tarih filtreleriyle randevular aranabilir; Randevu Takvimi ekranında ise randevular aylık/haftalık takvim görünümünde, durumlarına göre renklendirilmiş şekilde (bekleyen/onaylı/iptal/tamamlanmış) görüntülenir.
3. Randevu durumunu değiştirmek için Detay veya Liste ekranındaki durum güncelleme aksiyonu kullanılır.
4. Müşteri geldiğinde "Servise Dönüştür" butonuna basılır: randevuda araç kaydı yoksa ama plaka girilmişse, sistem önce mevcut araçla eşleştirmeyi dener, bulamazsa otomatik yeni bir araç kartı açar; ardından yeni bir servis iş emri oluşturulup randevu ile ilişkilendirilir ve randevu "dönüştürüldü" durumuna geçer. Bir randevu yalnızca bir kez servise dönüştürülebilir.

Alan Açıklamaları