Demirbaş Kullanım Kılavuzu

Amaç ve Kimler Kullanır

Demirbaş modülü; işletmenizdeki tüm demirbaşların (cihaz, mobilya, ekipman…) lokasyon bazlı kaydını, barkodlu takibini, sayımını ve yaşam döngüsünü (giriş, transfer, zimmet, servis, hurda…) yönetir. Oteller, fabrikalar, okullar, ofisler — "neyim var, nerede, kimde, ne durumda?" sorusuna cevap verir. Stok modülünden tamamen bağımsızdır: kendi kategorileri ve ürün tanımları vardır; stok, satış ve B2B akışlarını hiçbir şekilde etkilemez.

İki takip şekli vardır:

• Barkodlu (tekil sicil): TV, laptop, klima, fırın gibi her parçası ayrı izlenen varlıklar. Her parçaya benzersiz bir sicil/barkod numarası verilir, etiketi basılır, sayımda okutulur. Zimmet yalnız bu sınıfta yapılır.
• Barkodsuz (miktar): Çatal, bıçak, yatak, perde gibi tek tek etiketlenmesi anlamsız kalabalık ürünler. Tanım × lokasyon bazında miktarla izlenir; sayımda adet girilir.

Modülü Açma

1. Modül lisansı süper admin tarafından şirkete atanır (Demirbas modülü).
2. Kullanıcı rollerine Menü Yetkileri'nden ilgili anahtarlar verilir: Demirbaş - Tanımlar / Lokasyonlar / Demirbaş Listesi / Hareket İşlemi-Zimmet / Lokasyon Standartları / Sayım / Raporlar / Bakım-Arıza / Bakım Onayı.
3. (Önerilir) Ayarlar > Demirbaş'tan şube sicil önekleri kontrol edilir: otomatik barkod üretimi ÖNEK + 6 haneli sayaç biçimindedir (ör. BPR000001). Önek boş bırakılırsa ilk varlık açılışında şube adının ilk 3 harfinden otomatik türetilir.

Menüden Erişim

Adım Adım Kullanım

1. Tanımlar — kategoriler ve ürün tanımları

1. Demirbaş > Tanımlar'a girin. Soldaki kartta kategorileri yönetin (ör. MUTFAK DEMİRBAŞLARI, ODA DEMİRBAŞLARI — sorumluluk/departman mantığıyla).
2. Sağdaki formdan tanım ekleyin: Ad (zorunlu), Kategori, Takip Şekli (Barkodlu / Barkodsuz), Cins (ikinci sınıflama, ör. "Ağ Cihazları"), Marka, Model, Özellik, Birim.
3. Takip şekli, tanımda varlık veya hareket oluştuktan sonra değiştirilemez — baştan doğru seçin.
4. Toplu geçiş için Excel Şablonu'nu indirip doldurun ve Excel'den Aktar ile yükleyin: kategori yoksa otomatik açılır, aynı adlı tanımlar atlanır, hatalı satırlar satır numarasıyla raporlanır.

2. Lokasyonlar — bölümler, odalar, çift etiket

1. Demirbaş > Lokasyonlar'da önce Lokasyon Tiplerini tanımlayın (ör. "Standart Oda", "Genel Alan"). Standartlar tipe bağlanır: 100 aynı tip oda tek tanımdan yönetilir.
2. Lokasyon ekleyin: Şube + Ad (ör. "Oda 101", "Mutfak", "Havuz") + Tip + Genel Etiket (dış) ve İç Etiket numaraları. Çift etiket, sayımda kapı dışından veya oda içinden okutabilmek içindir; ikisi de o lokasyonu açar. Etiket numarası şirkette tekildir.
3. Satırdaki Etiket Bas butonuyla lokasyonun dolu etiketlerini mevcut etiket şablonlarınızla (termal) PDF olarak basabilirsiniz.

3. Varlık açma — sicil/barkod kuralları

1. Demirbaş Listesi > Yeni Demirbaş Ekle: Barkodlu bir tanım seçin, adet girin (N adet → N ayrı sicil), lokasyon ve alış bilgilerini (tarih/bedel — ileride amortisman modülü için saklanır) doldurun.
2. Sicil / Barkod No'ları alanı: her satır bir varlığa eşlenir. Elle yazdıklarınız aynen kullanılır (mevcut etiketleriniz varsa); boş bırakılan satırlar otomatik üretilir: şube öneki + 6 haneli sayaç (MRK000001). Otomatik üretim dolu bir numaraya denk gelirse o sayıyı atlar; mükerrer barkod sistemde imkânsızdır — elle mükerrer girildiyse net hatayla reddedilir.
3. Seri numaraları da satır satır girilebilir. Kayıt sonrası üretilen siciller ekranda listelenir.
4. Toplu açılış için Excel'den Açılış: şablonda Miktar dolu satır barkodsuz açılış devri, Miktar boş satır tekil varlık oluşturur.

4. Barkod basımı

Demirbaş Listesi'nde varlıkları işaretleyip Barkod Bas'a tıklayın; etiket şablonunuzu ve adet seçin — sicil barkodları (Code128/QR, şablona göre) PDF olarak üretilir ve termal yazıcıya gönderilebilir.

5. Hareketler ve zimmet

1. Barkodlu varlıkların işlemleri Demirbaş Listesi > Detay ekranındaki "İşlem Yap" formundan yapılır: Giriş, Transfer (hedef lokasyon), Zimmet / Zimmet İade (personel seçimi), Servise Çıkış / Servisten Dönüş, Hasarlı, Kullanım Dışı, Hurda, Çıkış.
2. Kurallar sistemce korunur: zimmetli varlık önce iade alınmadan hurdaya/çıkışa ayrılamaz; hurda/çıkış durumundaki varlıkta işlem yapılamaz; zimmetliye ikinci zimmet verilemez.
3. Barkodsuz ürünlerin miktar hareketleri Hareket İşlemi ekranındaki "Barkodsuz Hareket Ekle" penceresinden girilir (Devir/Açılış dahil).
4. Zimmet ekranında personel bazlı zimmetli varlıklar listelenir; İade Al ile zimmet kapatılır, PDF ikonuyla imzalı Zimmet Formu alınır (teslim eden/alan imza blokları ile).

6. Lokasyon Standartları

Demirbaş > Lokasyon Standartları'nda lokasyon tipini seçip her ürünün standart miktarını girin (ör. Standart Oda: Yatak 2, Televizyon 1). Miktarı 0 kaydetmek ürünü standarttan çıkarır. Lokasyon sayımındaki Standart/Fark/Eksik kolonları buradan hesaplanır.

7. Sayım

İki sayım türü vardır (Demirbaş > Sayım):

• Lokasyon Sayımı (standarda karşı): Lokasyonun etiketini okutun — oda/bölüm açılır. Barkodlu Ürünler sekmesinde ürün barkodlarını peş peşe okutun (Son Okutmayı Geri Al mevcuttur); Barkodsuz Ürünler sekmesinde sayılan miktarları girip Değişiklikleri Kaydet'e basın. Standart, önceki sayım, fark ve Eksik/Fazla/Tam rozetleri anlıktır.
• Genel Sayım (beklenene karşı): Şube/yer seçin — beklenen miktar (devir + girişler − çıkışlar) sistemce hesaplanır, sayılanla karşılaştırılır.

Önemli davranışlar:

1. Başka lokasyonun varlığı okutulursa satır "Farklı lokasyon" olarak işaretlenir ve uyarı verilir (transferi Hareket İşlemi'nden onaylayarak yaparsınız — sayım kendiliğinden taşımaz).
2. Lokasyon tipinin standart listesinde olmayan ürün "Standart dışı" işaretlenir.
3. Aynı varlık bir sayımda iki kez okutulamaz.
4. Sayımı Tamamla'ya basınca barkodsuz farklar otomatik Sayım Düzeltme hareketine yazılır ve sayım kilitlenir. Yarım kalan sayım kaybolmaz — aynı lokasyonda tekrar başlatınca kaldığınız yerden devam eder.

8. Raporlar ve dönem devri

1. Sayım Raporu: tarih aralığı + yer filtresiyle tamamlanan sayımların satırları — eksik/fazla, farklı lokasyonda bulunanlar ve standart dışılar işaretli.
2. Durum Raporu: yıl bazında Devir, Giriş, Hurda, Hasarlı, Kullanım Dışı, Serviste, Transfer Giriş/Çıkış, Çıkış, Düzeltme, Beklenen, son Sayım ve Fire/Fark kolonları tek ekranda.
3. Dönem Kapat: yıl sonunda Durum Raporu'ndaki buton, barkodsuz bakiyeleri yeni yıla Devir hareketi olarak yazar (yalnız bir kez çalışır; mükerrer devir engellenir).
4. Liste ve raporlar Excel'e (xlsx) aktarılabilir.

9. Bakım Planları

1. Demirbaş > Bakım Planları'nda varlığa periyodik plan tanımlayın: plan adı, periyot (gün / hafta / ay / yıl × değer, ör. "6 ay aralıkla"), sonraki bakım tarihi, sorumlu kullanıcı. Tarihi geçen planlar listede Gecikti rozetiyle işaretlenir.
2. Bakım yapıldığında plan satırındaki Bakım Yapıldı butonuyla kayıt girin; planın sonraki bakım tarihi, gerçekleşme tarihine periyot eklenerek otomatik ilerler. Plansız (ad-hoc) bakım için Bakım Kaydı Ekle kullanılır.
3. Her bakım kaydında kim yaptı bilgisi tutulur: Personel (personel listesinden) veya Dış Firma (cari kartından seçim ya da serbest firma adı). Maliyet (₺) ve Fatura No bilgi amaçlı girilir; fotoğraf (jpg/png/pdf, en fazla 10 MB) eklenebilir.
4. Plan silindiğinde geçmiş bakım kayıtları korunur.

10. Arızalar

1. Demirbaş > Arızalar > Arıza Bildir: varlığı arayıp seçin, tarihi ve açıklamayı girin; fotoğraf ekleyebilirsiniz. Arıza bildirimi onaya tabi değildir — kayıt anında Açık durumuna düşer.
2. Servise Gönder butonu varlığı tek tıkla Servise Çıkış hareketiyle servise ayırır (varlık durumu Serviste olur, arıza Devam Ediyor'a geçer). Zimmetli varlıklar için önce iade almanız gerekir — sistem uyarır.
3. Kapat ile çözümü kaydedin: çözüm notu, kim yaptı (Personel / Dış Firma), maliyet, fatura no ve fotoğraflar. Varlık servisteyse "Servisten Dönüş hareketi işle" kutusuyla aynı anda aktife alınır.
4. Kapanmış arızalar listede filtrelenebilir; fotoğraflar satırdaki galeri butonuyla görüntülenir.

11. Opsiyonel onay akışı

1. Ayarlar > Demirbaş > Bakım & Arıza Onay Akışı anahtarını açtığınızda yeni bakım kayıtları ve arıza kapanışları Onay Bekliyor durumuna düşer.
2. Demirbaş - Bakım Onayı menü yetkisine sahip kullanıcılar kaydı Onaylar veya nedenini yazarak Reddeder.
3. Reddedilen bakım kaydı listede red nedeniyle görünür; kaydı giren Tekrar Onaya Gönder ile yeniden onaya sunabilir. Reddedilen arıza kapanışı ise arızayı Devam Ediyor durumuna geri döndürür — çözüm bilgileri korunur, düzeltilip tekrar kapatılabilir.
4. Anahtar kapalıyken kayıtlar onaysız kesinleşir; anahtar sonradan açılırsa yalnız yeni kayıtlar onaya tabi olur.

Sık Karşılaşılan Durumlar / Uyarılar

• "Bu sicil/barkod zaten kayıtlı" — elle girdiğiniz numara sistemde var; farklı bir numara girin veya boş bırakıp otomatik üretin.
• "Bu tanımda varlık/hareket kaydı var; takip şekli değiştirilemez" — takip şekli kilitlenmiştir; gerekiyorsa yeni bir tanım açın.
• "Zimmetli varlık hurdaya/çıkışa ayrılamaz" — önce Zimmet ekranından iade alın.
• Kategori/tanım/lokasyon silme, üzerinde kayıt varsa engellenir — pasife alabilirsiniz.
• Sicil numaraları değişmez; varlık başka şubeye taşınsa da numara korunur (önek köken şubesini gösterir).
• "Varlık bu arıza için zaten servise gönderilmiş" — aynı arızadan ikinci kez servise gönderilemez; dönüş, arıza kapatılırken işlenir.
• "Onay bekleyen kayıt bulunamadı" — kayıt başka bir onaycı tarafından az önce sonuçlandırılmıştır; listeyi yenileyin.