Satınalma Talep Formu — Ücretsiz Excel Şablonu

Problem: İhtiyaçlar WhatsApp'tan, telefondan, koridordan geliyor

Çoğu işletmede satınalma süreci "abi şundan lazım" mesajıyla başlar. Sonuç: ne istendiği belirsiz, kim istedi kayıt yok, bütçesi soruldu mu bilinmiyor; yanlış ürün alınıyor, aynı ürün iki kez alınıyor, ay sonunda "bu harcama nereden çıktı" toplantısı yapılıyor.

Satınalma talep formu, ihtiyacın standart bir formatta — kim, ne, kaç adet, ne zamana, hangi bütçeden — yazılı hale gelmesini sağlayan ilk kontrol noktasıdır. Form ne kadar basitse o kadar çok kullanılır; bu yüzden şablonu tek sayfada tuttuk.

Şablonda neler var?

İndireceğiniz Excel dosyası örnek verilerle dolu gelir; yapısı şöyledir:

• Talep no, tarih, talep eden, departman, ihtiyaç tarihi ve bütçe kodu alanları
• Kalem tablosu — tutarlar formülle otomatik toplanır
• Üç kademeli onay bölümü (departman → satınalma → yönetim)
• Yazdırmaya uygun A4 sayfa düzeni

Sık yapılan hatalar

• Teknik özelliği boş bırakmak: "Yağ lazım" ile "ISO VG 46, 20 L bidon" arasında iade edilen bir sipariş farkı vardır.
• İhtiyaç tarihi yazmamak: Tarihi olmayan talep aciliyet yarışında en sona düşer; her talep "acil" damgası yer.
• Formu doldurup onayı sözlü almak: Onay kaydı yoksa form sadece süs olur. Kim, hangi tutara kadar onaylıyor — onay matrisiyle netleştirin.
• Tahmini fiyat istememek: Fiyatsız talep, bütçe kontrolünü sipariş aşamasına erteler; sürpriz orada çıkar.

YK Portal'da bu iş nasıl çözülür?

Excel formu 10-20 talebe kadar iyi çalışır; sonrasında sürüm karmaşası, kayıp onaylar ve "talebim ne durumda?" telefonları başlar. YK Portal Satınalma'da talep ekrandan açılır, tanımladığınız onay zincirinden otomatik geçer, onaylanan talep tek tıkla teklif toplamaya ve siparişe döner; talep eden süreci kendi ekranından izler. Otellerdeki uygulaması için otel satınalma rehberimize bakabilirsiniz.