Satınalma Onay Süreci Nasıl Kurulur? — Ücretsiz Şablon
"5.000 TL'lik alım için genel müdür onayı beklemek" ile "100.000 TL'nin kontrolsüz geçmesi" aynı hatanın iki yüzüdür. Tutar bazlı onay matrisini ücretsiz indirin, kendi eşiklerinizi yazın.
Excel: 2 sayfa — boş form + dolu örnek · indirmek için üyelik gerekmez
Üyelik: 14 gün ücretsiz, kredi kartı yok
Problem: Ya herkes her şeyi alıyor, ya hiçbir şey alınamıyor
Onay süreci olmayan işletmede iki uç görülür: ya kontrol yoktur — kim ne isterse alınır, ay sonu faturalar sürpriz olur; ya da her şey patrona sorulur — 5.000 TL'lik sarf için genel müdür onayı beklenir, işler durur. İkisi de aynı eksikliğin belirtisidir: tutar bazlı yazılı bir onay matrisi yoktur.
Şablonda neler var?
Matrisin mantığı basittir — örnek eşikler:
| Tutar Aralığı (KDV hariç) | 1. Onay | 2. Onay | Hedef Süre | Kural |
|---|---|---|---|---|
| 0 – 10.000 ₺ | Departman sorumlusu | — | 1 iş günü | Rutin sarf |
| 10.001 – 50.000 ₺ | Departman sorumlusu | Satınalma | 2 iş günü | En az 2 teklif önerilir |
| 50.001 – 250.000 ₺ | Satınalma | Genel müdür | 3 iş günü | En az 3 teklif + karşılaştırma tablosu |
| 250.000 ₺ üzeri | Genel müdür | Yönetim kurulu | 5 iş günü | Sözleşme + mali işler görüşü |
Excel dosyasında matrisin yanında altı adımlık süreç tablosu da vardır: talep → onay → teklif → değerlendirme → sipariş → mal kabul/fatura eşleştirme; her adımın sorumlusu, girdisi, çıktısı ve kuralıyla.
Sık yapılan hatalar
- Matrisi yazıp duyurmamak: Yazılı olmayan kural yok hükmündedir; matris ilan edilmeli ve işe yeni girenin oryantasyonuna girmelidir.
- Bütçeyle bağ kurmamak: Onay tutara bakar ama bütçeye bakmazsa, tek tek onaylı harcamalar toplamda bütçeyi aşar. Talep formuna bütçe kodu alanı ekleyin (talep formu şablonumuzda hazır).
- Vekalet tanımlamamak: Onaycı izindeyken süreç kilitlenmemeli; her onaycının yedeği yazılı olmalı.
- Sipariş-irsaliye-fatura eşleşmesini atlamak: Onay siparişte biterse, "sipariş ettiğimizle gelen aynı mı, faturalanan doğru mu" sorusu açık kalır.
YK Portal'da bu iş nasıl çözülür?
Excel matrisi kuralı tanımlar ama uygulatmaz — onayı yine e-posta ve rica kovalar. YK Portal Satınalma'da onay zinciri kod değil ayardır: sıra numaralı adımları role veya kişiye atarsınız, isterseniz minimum tutar eşiği koyarsınız; talep eşiğe göre doğru onaycıya otomatik düşer, onaycıya bildirim gider, geciken onay panoda görünür. Süreç kâğıtta değil, sistemde yaşar.
Şablonu indirin, firmanıza göre düzenleyin — ya da aynı işi YK Portal'da dijital yapın.
Dosyada iki sayfa var: hemen yazdırabileceğiniz boş form ve nasıl doldurulacağını gösteren dolu örnek.
Excel formu 10–20 talebe kadar iyi çalışır
Sonrasında sürüm karmaşası, kayıp onaylar ve "talebim ne durumda?" telefonları başlar. YK Portal Satınalma aynı akışı tek ekrana taşır — talep eden süreci kendi ekranından izler.
- Üç adımda talep
Şube/depo seçilir, stok kodundan aranır, miktar ve dosya eklenir. Acil işaretlenir. Bütçe kodu zorunlu tutulabilir.
- Kim, hangi tutarı onaylar
Kişi, rol veya tutar bazlı dinamik onay zinciri. Her hareket geçmişe işlenir; "bende beklemiyordu" tartışması biter.
- Pivot teklif karşılaştırma
11 tedarikçi sütunu yan yana, en düşük teklif otomatik yeşil çerçeveli. Tedarikçi üye olmadan kendi linkinden fiyatını girer.
- Tek tıkla sipariş
Seçilen teklif siparişe dönüşür, tedarikçiye e-posta gider; mal kabul ve fatura eşleşmesi takipte kalır.
14 gün ücretsizKredi kartı yokSonrası 480 ₺/kullanıcı/ay
YK Portal Satınalma — her talebin onay durumu canlı: bekleyen, onaylanan, reddedilen tek ekranda
Diğer Ücretsiz Şablonlar
En çok sorulanlar
Şablonla ilgili başka bir sorunuz olursa iletişim sayfasından bize yazabilirsiniz.
Excel şablonu iyi bir başlangıç — ama onay, teklif ve sipariş Excel'de büyümez.
YK Portal Satınalma ile talepler onay zincirinden geçer, teklifler pivot ekranda karşılaştırılır, sipariş tek tıkla oluşur. Ücretsiz üyelik açın, 14 gün boyunca her şeyi deneyin — kredi kartı istemiyoruz.
Kredi kartı yok · Anlık başlangıç · İstediğinde iptal