Satınalma Onay Süreci Nasıl Kurulur? — Ücretsiz Şablon

Problem: Ya herkes her şeyi alıyor, ya hiçbir şey alınamıyor

Onay süreci olmayan işletmede iki uç görülür: ya kontrol yoktur — kim ne isterse alınır, ay sonu faturalar sürpriz olur; ya da her şey patrona sorulur — 5.000 TL'lik sarf için genel müdür onayı beklenir, işler durur. İkisi de aynı eksikliğin belirtisidir: tutar bazlı yazılı bir onay matrisi yoktur.

Şablonda neler var?

Matrisin mantığı basittir — örnek eşikler:

Excel dosyasında matrisin yanında altı adımlık süreç tablosu da vardır: talep → onay → teklif → değerlendirme → sipariş → mal kabul/fatura eşleştirme; her adımın sorumlusu, girdisi, çıktısı ve kuralıyla.

Sık yapılan hatalar

• Matrisi yazıp duyurmamak: Yazılı olmayan kural yok hükmündedir; matris ilan edilmeli ve işe yeni girenin oryantasyonuna girmelidir.
• Bütçeyle bağ kurmamak: Onay tutara bakar ama bütçeye bakmazsa, tek tek onaylı harcamalar toplamda bütçeyi aşar. Talep formuna bütçe kodu alanı ekleyin (talep formu şablonumuzda hazır).
• Vekalet tanımlamamak: Onaycı izindeyken süreç kilitlenmemeli; her onaycının yedeği yazılı olmalı.
• Sipariş-irsaliye-fatura eşleşmesini atlamak: Onay siparişte biterse, "sipariş ettiğimizle gelen aynı mı, faturalanan doğru mu" sorusu açık kalır.

YK Portal'da bu iş nasıl çözülür?

Excel matrisi kuralı tanımlar ama uygulatmaz — onayı yine e-posta ve rica kovalar. YK Portal Satınalma'da onay zinciri kod değil ayardır: sıra numaralı adımları role veya kişiye atarsınız, isterseniz minimum tutar eşiği koyarsınız; talep eşiğe göre doğru onaycıya otomatik düşer, onaycıya bildirim gider, geciken onay panoda görünür. Süreç kâğıtta değil, sistemde yaşar.