ÖTV ve ÖİV'li alımlarda gerçek maliyeti bulmak
ÖTV ve ÖİV'li satınalma faturalarında gerçek maliyet elle hesaplanınca neden yanlış çıkar, doğru vergi sırası ve fatura girişi nasıl olmalı anlatıyoruz.
Araç, yakıt ya da iletişim hattı gibi ÖTV veya ÖİV'e tabi bir kalem satın aldığınızda, faturadaki toplam tutar ile o kalemin size gerçekte mal olduğu tutar aynı şey değildir. Bu farkı Excel'de elle çıkarmaya çalışan işletmelerin çoğu ya vergiyi maliyete hiç katmıyor ya da tam tersini yapıp KDV'yi de maliyetin içine gömüyor. İkisi de yanlış, ve ikisi de fiyatlandırma ile kârlılık hesabınızı baştan bozuyor.
Sorun neden faturayı okumakla bitmiyor
KDV, işletmeniz için nihai bir maliyet değildir: ödediğiniz KDV'yi beyannamenizde indirim konusu yaparsınız, dolayısıyla bir kalemin gerçek maliyetine KDV'yi eklemezsiniz. ÖTV ve ÖİV böyle çalışmaz — bu vergiler size geri dönmez, ödediğiniz anda kalemin maliyetinin bir parçası olur. Yani bir aracın ya da ÖTV'li bir cihazın gerçek maliyeti, KDV hariç mal bedeli artı ÖTV'dir; KDV hariç tutulur çünkü zaten geri alacaksınızdır.
İşi asıl karıştıran nokta burada başlıyor: KDV, mal bedeli üzerinden değil, ÖTV eklenmiş tutar üzerinden hesaplanır. Yani sıra "iskonto → ÖTV → KDV matrahı" şeklindedir; ÖTV, KDV'nin matrahına girer. Elle hesap yapan biri bu sırayı atlayıp KDV'yi ÖTV eklenmeden önceki tutar üzerinden çıkarırsa, kendi hesapladığı toplam gelen faturayla tutmaz. Sonuç: her ÖTV'li faturada birkaç dakika "neden tutmadı" diye satırları tekrar toplama işi.
Rakamla bakınca fark daha net görünür. Mal bedeli 100.000 TL, ÖTV oranı %10 olsun. Doğru sırayla: ÖTV 10.000 TL, KDV matrahı 110.000 TL, %20 KDV 22.000 TL, fatura toplamı 132.000 TL. Bu kalemin gerçek maliyeti (ÖTV dahil, geri alacağınız KDV hariç) 110.000 TL'dir — 100.000 TL değil, 132.000 TL de değil. ÖTV'yi atlayıp KDV'yi doğrudan 100.000 TL üzerinden hesaplarsanız 20.000 TL çıkar; faturayla aranızda 2.000 TL'lik bir fark oluşur ve bu farkın nereden geldiğini bulmak, tek bir fatura için bile birkaç satırı yeniden toplamayı gerektirir.
Ayda 12 ÖTV veya ÖİV'li alış faturası giren bir işletmede, her faturada bu kontrol ve düzeltme ortalama 15 dakika sürerse, yılda 36 saat sadece faturaların doğru toplandığından emin olmakla geçer — üstelik bu süre, maliyeti yanlış hesaplayıp fiyatı yanlış kurmanın getirdiği kaybı saymıyor bile.
Fatura satırında ÖTV ve ÖİV ayrı alanlardır
Satınalma faturası satırlarında ÖTV% ve ÖİV% için ayrı alanlar bulunur; bu vergiler mal bedelinden ayrı girilir, KDV'nin matrahı da bu tutarlar hesaba katılarak otomatik çıkar. Elle fatura girerken sıralamayı siz kurgulamazsınız — iskonto, ÖTV, KDV matrahı sırası sabittir, siz sadece oranları ve tutarları girersiniz.
Fatura tedarikçiden e-fatura olarak geliyorsa iş daha da azalır: e-DÖNÜŞÜM > Faturalar > Gelen E-Faturalar ekranından "Satınalma Faturasına Aktar" ile aktarırken, ÖTV ve ÖİV tutarları belgeden tutar sadakatiyle — yani belgede yazan rakam esas alınarak — otomatik taşınır. Elle yeniden hesaplamanıza gerek kalmaz; tedarikçinin faturasında ne yazıyorsa o işlenir. Bu aktarım için e-Dönüşüm modülünün de aktif olması gerekir; sadece elle fatura girecekseniz bu şart aranmaz.
Elle Excel ile fatura satırındaki alanlar arasındaki fark
| Ne oluyor | Excel'de elle hesap | Fatura satırında ÖTV/ÖİV alanlarıyla |
|---|---|---|
| Vergi sırası | Kişi hatırlamak zorunda | İskonto → ÖTV → KDV matrahı sabit |
| Gerçek maliyet (ÖTV dahil, KDV hariç) | Ayrı formülle elle çıkarılır | Alanlar ayrı olduğu için tutar zaten görünür |
| Gelen e-faturayla tutarlılık | Elle karşılaştırma gerekir | Tutar sadakatiyle otomatik taşınır |
| Hata kaynağı | Formül veya sıra unutulursa fark oluşur | Sıra sabit olduğu için formül hatası yok |
| Tekrar eden iş | Her faturada yeniden | Bir kez girilen fatura için yok |
Bu sizi ilgilendiriyor mu?
Hayır, çoğu işletmeyi ilgilendirmiyor. Hiç ÖTV veya ÖİV'e tabi mal/hizmet satın almıyorsanız — yani alışlarınız sıradan KDV'li mal ve hizmetten ibaretse — bu fark sizin için zaten yok, okumaya değer ama uygulayacak bir şeyiniz yok demektir.
Şu sorulardan birine evet diyorsanız durum değişir:
- Araç, yakıt, iletişim hattı ya da ÖTV'li bir cihaz düzenli olarak satın alıyor musunuz?
- Bu alımların faturasındaki toplamı elle kontrol ederken sık sık "tutmadı" diyor musunuz?
- Bu kalemlerin maliyetini fiyatlandırmaya veya kâr hesabına yansıtıyor musunuz?
Böyle bir alım hiç yoksa bu konuyu şimdilik geçin; ÖTV/ÖİV alanları sizin faturalarınızda zaten boş kalacak.
Bağlantılar
Fatura satırlarındaki ÖTV/ÖİV alanları ve hesap sırasıyla ilgili ayrıntı Satınalma yardım sayfasında yer alıyor. Satınalma sürecinin tamamını — talepten faturaya — YK Portal Satınalma modülünde inceleyebilirsiniz.