e-Fatura servis ve oto bakım için pratik rehber

GİB e-Fatura zorunluluğu 2020'dan bu yana giderek genişledi. Bugün servis sektöründe yıllık 5 milyon TL üzeri ciroya sahip her firma e-Fatura'ya geçmek zorunda. Yapamayanlar — manuel fatura keserek başını derde sokuyor.

e-Fatura ve e-Arşiv farkı

İlk yapılması gereken ayrım bu. e-Fatura, VKN sahibi tüzel kişilere (firmalara) kesilen fatura. e-Arşiv, kişisel müşteriye (TCKN) kesilen fatura.

Sistemin akıllı olması lazım: müşteri VKN girerse otomatik e-Fatura, TCKN girerse e-Arşiv seçimi yapılsın. Manuel seçim hata kaynağı.

Kesim öncesi 3 kontrol

1. Mali mühür hazır mı? GİB'den alınan dijital sertifika sisteme yüklenmeli.
2. Müşteri kayıtlı mı? VKN/TCKN ile sicilde olmalı.
3. Servis tutarı doğru hesaplandı mı? İşçilik + parça + KDV.

Bu üçü tamamsa, fatura kesimi tek butondur.

Yaygın hatalar

"Müşterinin VKN'si yanlış" hatası

GİB üzerinden VKN sorgulanır. Yanlış VKN ile fatura kesimi mümkün değil — sistem hata verir. Bunu manuel kontrol etmek yerine sistem entegrasyonu ile çözmek gerekiyor.

Mükerrer fatura

Aynı işlemin iki defa faturalanması — özellikle elle yapılırsa olur. e-Fatura sisteminde her fatura unique bir GUID alır, mükerrer fatura mümkün değil. Sistemli olmak burada zorunluluğa dönüşüyor.

İptal süreci

Müşteri itiraz ettiyse: 8 gün içinde itiraz hakkı var. Bu süre içinde fatura iptal edilip yenisi kesilebiliyor. Sistem dışı yöntemlerde bu süre kaçırılıyor; otomatik takip eden bir sistem büyük kolaylık.

Müşteriye otomatik gönderim

Faturayı kesince ne yapacaksınız? Yazdırıp elinize verecek değilsiniz. e-Fatura'da PDF + XML iki dosya halinde müşterinin e-postasına otomatik gitmeli. Müşteri arşivlemek ister, muhasebesine atar.

Sonuç

e-Fatura zor değil — sistemli olunca. Manuel yöntem yerine GİB entegre bir servis programı ile süreci kapatabilirseniz, ofiste fatura kesmek için harcadığınız 15 dakikayı 30 saniyeye indirebilirsiniz.

14 gün ücretsiz deneyin, mali mührünüzü ekleyin, bir test faturası kesin — sonuç netleşecek.