İş emrine yazılan parçanın stoktan düşmesini sağlamak
Servis iş emrine yazdığınız parça stoktan düşmüyor, sayım tutmuyorsa sebep genelde parçanın sisteme nasıl girdiğinde. Nedenini ve çözümünü anlatıyoruz.
Depoda sayım yaptığınızda parça adetleri tutmuyorsa ve bu fark her ay biraz daha büyüyorsa, sorun sayımda değil; iş emrine yazılan parçanın sisteme nasıl girdiğinde.
Not olarak yazmak ile stoktan seçmek aynı şey değil
Teknisyen bir parçayı iş emrine iki yoldan ekleyebilir: Stok alanından arayıp seçerek, ya da parçanın adını açıklama kutusuna elle yazarak. İkisi müşteriye kesilen kağıtta aynı görünür ama sistem tarafında aralarında hiçbir benzerlik yoktur. Elle yazılan bir satır düz metindir; sistem onu bir parça hareketi olarak tanımaz, dolayısıyla depodan hiçbir şey düşmez.
Bu farkı somutlaştıralım: ayda 150 iş emri açan bir serviste, kalemlerin onda biri "acelesine" not olarak yazılırsa, ayda 15 parça hareketi hiç stok kaydına girmez. On iki ayda bu 180 hareket eder. Yıl sonu fiziki sayımda ortaya çıkan "açıklanamayan" fark genelde tam burada birikir — kimse parça çalmamıştır, parça zaten sisteme hiç girmemiştir.
Parça kalemi stoktan nasıl düşer
Bir servis iş emrinde kalem eklerken Tür olarak İşçilik, Parça veya Dış Hizmet seçilir. Stok düşümünü ilgilendiren yalnızca Parça türüdür ve şu şekilde işler:
- Stok alanına en az iki karakter yazıp arama yapılır — kod, ad, barkod, üretici kodu veya raf bilgisiyle bulunur. Seçilen parçanın satış fiyatı, varsa müşterinin fiyat tipine göre, yoksa stok kartının satış fiyatına göre otomatik gelir.
- Ekle'ye basıldığı anda stok çıkışı o anda işlenir — şirket ayarlarındaki varsayılan şube/depodan. Bu ayar tanımlı değilse parça türünde kalem hiç eklenemez; servis detayındaki "Stok Çıkışı" satırı bunu kırmızı uyarıyla gösterir.
- Kalemi düzenlerseniz çıkış yeniden hesaplanır, silerseniz depoya iade edilir. Yani parça hareketi iş emrindeki satırla birebir senkron kalır; aradaki tek köprü budur.
Buraya kadarki akış doğru işlerse sayım hep tutar. Sorun, genelde bu akışın dışına çıkıldığı iki noktada başlar.
Teklif türü servis, parçayı yazsanız da düşürmez
Servis türü Teklif ise eklenen parça kalemi görünür ama stoktan düşmez. Teklif, müşteri onayı almadan önce fiyat göstermek için vardır; onaylanıp Onarım veya Periyodik Bakım'a çevrildiği anda parçalar o anda stoktan düşer (stok yetersizse çevirme işlemi yapılmaz). Tekrar Teklif'e geri alınırsa düşen parçalar depoya iade edilir.
Pratikte sorun şu şekilde çıkıyor: teknisyen parçayı Teklif aşamasında ekliyor, "stoktan düştü" diye biliyor, ama servis hiç Onarım'a çevrilmeden teslim ediliyor veya unutuluyor. Parça fiilen kullanılmış, elde eksilmiş, ama sistemde hiçbir düşüm yok.
Alternatif kalem, seçilene kadar beklemede kalır
Bir parçaya "Orijinal vs. Muadil" gibi alternatif eklendiğinde, alternatifler seçili olmadan listeye girer ve bu haldeyken stoktan düşmez. Müşteri hangisini istediğine karar verip seçim değiştirildiğinde eski seçimin stoğu iade edilir, yeni seçiminki düşer. Alternatif eklenip seçim hiç yapılmazsa — ya da iş emri o şekilde kapatılırsa — görünürde parça vardır ama stok hareketi oluşmamıştır.
Elle not ile stoktan seçilen düzenin farkı
| Konu | Açıklamaya not yazılan parça | Stok alanından seçilen parça |
|---|---|---|
| Stok düşümü | Hiç olmaz | Kalem eklenir eklenmez, otomatik |
| Sayım tutması | Zamanla açılan fark | Hep tutar |
| Fatura kalemi | Elle tekrar yazılması gerekir | Servisten otomatik taşınır |
| Kâr/maliyet | Hesaplanamaz | Alış-satış farkından otomatik çıkar |
| Kalem silinirse | Hiçbir şey değişmez | Stok otomatik iade edilir |
En pahalı satır tabloda görünmüyor: fark bulma süresi. Sayım tutmadığında biri oturup hangi iş emrinde hangi parçanın not olarak yazıldığını tek tek aramak zorunda kalır; bu iş genelde yapılmaz, fark "stok fire payı" diye kapatılır.
Bu gerçekten sizin sorununuz mu?
Her serviste bu fark oluşmaz. Aşağıdakilerden birkaçı sizde varsa, muhtemelen oradasınız:
- Depoda yaptığınız sayım ile sistemdeki stok adedi her ay farklı çıkıyor ve fark kapanmıyor, büyüyor.
- Teknisyenlerin bazıları parçayı Stok alanından seçmek yerine not olarak yazmayı daha hızlı buluyor.
- Teklif aşamasında parça ekleyip sonra Onarım'a çevirmeyi unutan servisler oluyor.
- Birden fazla teknisyen aynı anda iş emri açıyor ve kimin hangi parçayı kullandığını hafızadan takip ediyorsunuz.
Tek kişinin çalıştığı, günde bir-iki aracın geldiği bir atölyede bu fark genelde küçük kalır ve elle takip yeterli olabilir. Teknisyen sayısı ve günlük iş emri adedi arttıkça, "not olarak yazma" alışkanlığı birikimli bir sayım sorununa dönüşür.
Parça kalemlerinin stok çıkışını, varsayılan şube/depo ayarını ve Teklif-Onarım geçişinin stoğu nasıl etkilediğini Oto Servis yardım sayfasında ayrıntılı bulabilirsiniz. Servis kalemlerini, iş emrini ve stok çıkışını tek ekrandan yönetmek istiyorsanız Araç Servis modülüne bakabilirsiniz.