Yeni personelin programa alışma süresini kısaltmak
Yeni personel programı öğrenene kadar aylar geçiyorsa sorun personelde değil. Global arama, ekran içi yardım ve menü aramasıyla alışma süresi nasıl kısalır.
Yeni giren biri sisteme alışana kadar aylarca "bu ekran nerede", "bu kayıt nasıl aranır" diye soruyorsa, sorun o kişide değil; programın kendi kendini anlatmıyor olmasında. Deneyimli bir kullanıcı için bir tık olan iş, yeni birine göre bulunması gereken bir menü, sorulması gereken bir soru.
Bu maliyet nerede birikir
Bu durum en çok şu işletmelerde görülür: personel devir hızı yüksek olan, sezonluk eleman alan, yeni şube açan ya da tek kişinin bildiği bir işi başkasına devretmek zorunda kalan işletmeler. Sorun tek seferlik değil; her yeni kişide baştan yaşanır.
Maliyet, yeni kişinin kendi zamanından çok, ona cevap veren kişinin zamanından çıkar. Bir işletmede ayda 2 yeni personel işe başlıyor ve her biri ilk ayında günde ortalama 4 kez bir iş arkadaşına "bu nasıl yapılıyordu" diye soruyorsa, her soru soranın kendi işini bölüp cevap vermesi ortalama 5 dakika sürer. Ayda 2 kişi × 20 iş günü × 4 soru × 5 dakika = 800 dakika, yani ayda yaklaşık 13 saat, deneyimli personelin kendi işinden çalınır. Bu sayı işletmenizde farklı olabilir; kendi rakamınızla aynı çarpımı yapabilirsiniz.
Alışma süresi neden uzuyor
Yeni bir personelin ilk haftalarında karşılaştığı zorluk genelde "işi yapamamak" değil, nereden başlayacağını bilememek. Aradığı kayıt hangi modülde, hangi menüde duruyor bilmiyor; bir ekranda takıldığında soracağı kişiyi bulana kadar bekliyor; bulduğu cevabı bir daha unutmamak için not almak zorunda kalıyor.
Bu üç noktanın ortak paydası aynı: bilgiye ulaşmak için başka bir insana muhtaç olmak. İş arkadaşı izinliyse, meşgulse ya da o gün ofiste değilse, yeni personel bekler; iş de onunla birlikte bekler.
Kayıt aramak için menü ezberlemeye gerek yok
Sistemde her ekranın üst çubuğunda bir global arama kutusu bulunur. En az 3 karakter yazıldığında stok, cari, talep, araç, servis, arıza gibi kayıtlar modül ayrımı yapılmadan aranır ve sonuca doğrudan tıklanır. Yeni personelin "bu kayıt hangi menüde" sorusunu sorması yerine adını yazması yeterli olur.
Ayrı bir kutu da yalnızca sol menüdeki başlıkları filtreler: bir işlemi hangi menü altında bulacağını bilmeyen kişi, aradığı kelimeyi yazdığında menü kendiliğinden daralır. İkisi farklı işi görür — biri kayıt arar, biri menü — ama ikisi de "önce sor, sonra öğren" alışkanlığını "önce yaz, sonra bul"a çevirir.
Ekranın kendisi soru cevaplar
Her ekran başlığının yanında bir "?" simgesi bulunur; tıklandığında o ekranla ilgili yardım kılavuzunun ilgili bölümü açılır. Yardım içeriği varsa yanında bir video simgesi de anlatım videosuna götürür. Yeni personel, ekranda takıldığı anda iş arkadaşını aramadan, o ekrana özel açıklamayı orada okuyabilir.
Bu, genel bir yardım merkezinde arama yapmaktan farklı: kullanıcı hangi ekranda olduğunu zaten biliyor, "?" ona doğrudan o ekranın anlatımını getiriyor.
Bugünkü düzen ile ekran içi yardımlı düzen
| Ne oluyor | Soru sorarak öğrenmede | Ekran içi yardımla |
|---|---|---|
| Bir kaydı bulmak | Hangi menüde olduğunu birine sormak | Üstteki arama kutusuna adını yazmak |
| Bir ekranı anlamak | İş arkadaşının müsait olmasını beklemek | Ekrandaki "?" simgesine tıklamak |
| Öğrenileni hatırlamak | Kağıda not almak, notu kaybetmek | Aynı "?" her seferinde aynı yerde durur |
| Sorulan kişinin kaybı | Kendi işini bölüp cevap vermek | Yok — kimse rahatsız edilmez |
| Yeni şube/personelde tekrar | Aynı sorular baştan sorulur | Aynı yardım herkese aynı şekilde açık |
En büyük fark tabloda görünmeyen bir yerde: deneyimli personelin dikkati. Soru azaldıkça, mevcut ekibin kendi işine ayırdığı zaman büyür.
Bu gerçekten sizin sorununuz mu
Bu, her işletme için öncelikli bir konu değil. Tek kişilik ya da yıllardır aynı ekiple çalışan, personel değişimi neredeyse hiç olmayan bir işletmede alışma süresi zaten sıfıra yakındır — bu bölümdeki hiçbir şeyin size katacağı fazla bir şey yok.
Aşağıdakilerden birkaçı sizde varsa, alışma süresi gerçek bir maliyettir:
- Personel devir hızınız yüksek, sık sık yeni biri işe başlıyor
- Sezonluk ya da dönemsel personel alıyorsunuz
- Yeni şube açtınız ve oradaki ekip sistemi ilk kez görüyor
- Deneyimli personeliniz gününün bir kısmını yeni gelenlere cevap vermekle geçiriyor
- Bir kişi izne çıktığında onun bildiği bir işlem kimse tarafından yapılamıyor
Bu maddelerden birkaçı tanıdık geliyorsa, yeni personelin ilk haftasında en çok hangi ekranda takıldığını bir not edin; genelde cevap "bu kaydı nerede bulacağım" ya da "bu ekranda ne yapmam gerekiyor" olur — ikisi de yukarıdaki arama ve "?" yardımıyla doğrudan çözülür.
Sistemin genel kullanımı ve ekran içi yardımın nasıl çalıştığı hakkında ayrıntı için Dashboard ve Genel Kullanım yardım sayfasına bakabilirsiniz.