e-Dönüşüm entegratörü seçerken bakılması gerekenler

e-Fatura ve e-Arşiv göndermek birçok işletme için artık zorunlu, bu yüzden entegratör seçimi genelde tek kritere göre yapılıyor: kim daha ucuza teklif verdi. Sözleşme imzalanır, muhasebeci bir ay içinde işi öğrenir, sonra bir gün bir fatura reddedilir ya da iptal edilmesi gereken bir e-Arşiv belgesi iptal edilemez — ve "biz bunu kurulurken neden sormadık" sorusu ancak o an sorulur.

Entegratörler arasındaki fark çoğu işletmeye küçük görünür, çünkü kontör fiyatı genelde kuruş farkıyla ölçülür. Ama bu fark hacimle çarpılır. Ayda 300 e-fatura/e-arşiv kesen bir işletmede entegratörler arası kontör farkı belge başına sadece 0,50 TL ise, yılda bu fark 1.800 TL'ye çıkar — kurulum anında kimsenin sormadığı, faturaya bakmadan görülmeyen bir rakam.

Fiyat tek kriter değil

Kontör fiyatı elbette önemli, ama tek başına karar verdirmemeli. Aynı fiyata iki entegratörden biri test ortamında gerçek senaryo denemenize izin verirken, diğeri doğrudan canlı ortama bağlanabiliyor olabilir. Canlıya geçmeden önce test modunda birkaç gerçek fatura göndermeden karar vermek, uçağı ilk kez havada test etmeye benzer: sorun çıkarsa gerçek bir müşteriye giden belgede çıkar.

Belge kapsamı hepsinde aynı değil

Entegratörlerin desteklediği işlemler birbirinin aynı değil. Örneğin bazı sağlayıcılar e-Arşiv faturanın iptalini desteklemezken bazıları destekler. Çok iade yapan ya da sık fatura düzeltmesi geçen bir işletme için bu, sözleşme imzalandıktan sonra fark edilince can sıkıcı bir kısıtlamaya dönüşür. İade/iptal sıklığınız yüksekse bu maddeyi sözleşmeden önce netleştirmek gerekir.

Benzer şekilde kontör bakiyenizi anlık sorgulayabilme, hata/log detaylarına (hangi istek gönderildi, entegratör ne cevap verdi) erişebilme gibi özellikler entegratörler arasında farklılaşır. Bir fatura reddedildiğinde elinizde sadece "hata oluştu" yazısı mı olacak, yoksa entegratöre hangi isteğin gittiğini gösteren bir kayıt mı — bu, destek talebi açtığınızda geçecek süreyi belirler.

Program değiştiriyorsanız: seri eşitleme sorusu

Başka bir programdan veya başka bir entegratörden geçiyorsanız, en çok atlanan nokta seri numarası eşitlemesidir. Eski sistemde kesilmiş faturaların numaraları entegratörün tarafında zaten kayıtlıdır; yeni sistem bu numaraları bilmeden aynı numarayla belge kesmeye kalkarsa belge "zaten kayıtlı" diye reddedilir. Geçiş yapacaksanız entegratörden, geçiş gününde sayaçları eşitleme imkanı olup olmadığını önceden sorun — kurulduktan sonra bu özelliğin eksik olduğunu fark etmek, ilk faturanızın reddedilmesiyle öğrenilir.

Kriterlere göre mi, fiyata göre mi?

Aynı karar iki farklı şekilde verilebilir. Fark genelde ilk ay değil, bir yıl sonra ortaya çıkar:

Karar noktası	Sadece fiyata bakarak seçim	Kritere bakarak seçim
Canlıya geçiş	Sözleşme biter bitmez canlı ortamda denenir	Test modunda gerçek senaryo denenip sonra geçilir
Kontör maliyeti	Liste fiyatı tek başına karşılaştırılır	Aylık belge hacmiyle çarpılıp yıllık maliyet hesaplanır
İptal/iade desteği	Sorulmaz, sözleşmeden sonra fark edilir	e-Arşiv iptali gibi özel işlemler önceden sorulur
Program/entegratör değişimi	Eski seri numaraları göz ardı edilir	Sayaç eşitleme imkanı geçişten önce netleştirilir
Hata takibi	Reddedilen faturada sadece hata mesajı görülür	İstek/cevap logları incelenip destek süresi test edilir

Her işletmeye bu kadar derinlemesine karar gerekmez

Bunu dürüst söylemek gerekir: ayda birkaç fatura kesen, iade/iptal işlemi neredeyse hiç olmayan ve tek şubeli bir işletmenin entegratör seçimine bu kadar zaman ayırmasına gerek yok. Muhasebecinizin önerdiği, test modu çalışan, makul fiyatlı bir entegratör yeterlidir.

Aşağıdaki durumların birden fazlası sizde varsa, seçimi fiyat listesinden ibaret bırakmamalısınız:

• Ayda yüzlerce e-fatura/e-arşiv kesiyorsunuz (kontör farkı hacimle büyüyor)
• Sık iade veya fatura iptali yapıyorsunuz
• Birden fazla şubeniz var ve her biri kendi serisiyle fatura kesiyor
• Başka bir programdan veya entegratörden geçiş yapacaksınız
• Daha önce bir fatura "zaten gönderilmiş/kayıtlı" diye reddedildi ve nedenini anlamadınız

Bağlantı

Hangi entegratörü seçerseniz seçin, kurulum sırasında test modunu kapatmadan denemek ve seri/sayaç eşitlemesini geçiş gününde yapmak işin en kritik iki adımı. Yardım merkezindeki e-Dönüşüm kılavuzunda entegratör ayarlarının adım adım nasıl yapılandırıldığını bulabilirsiniz. YK Portal e-Dönüşüm tarafında birden fazla entegratörle (Mock test ortamı dahil) çalışabildiğiniz için entegratör seçimini değiştirmeniz gerektiğinde sistem değişmeden sağlayıcı değiştirebilirsiniz.