e-İrsaliyeye geçerken sevkiyatı aksatmamak
e-İrsaliyeye geçişte sevkiyatın nerede tıkandığını, hangi eksik alanın belgeyi durdurduğunu ve sayaç eşitlemenin neden zorunlu olduğunu anlatıyoruz.
Kağıt irsaliye düzeninde araç, şoför imzayı attığı anda yola çıkar. e-İrsaliyeye geçtiğiniz gün bu akışa bir onay katmanı eklenir: belge önce entegratöre, oradan GİB'e gidecek, bir şey eksikse geri dönecektir. Geçiş günü bu katmanın nerede duracağını bilmiyorsanız, sorun belgede değil, kapıda bekleyen araçta çıkar.
Sevkiyatı durduran şey ne
e-İrsaliye GİB'e gönderilmeden önce sistem belgeyi denetler: teslimat adresinde il, ilçe ve 5 haneli posta kodu, şoför bilgisi girildiyse 11 haneli TC kimlik numarası zorunludur. Eksikse belge gönderilmez, durumu "Onaylandı"da kalır; eksik olan alanın hangi kayıttan (cari kartı, sevk adresi ya da irsaliyenin kendisi) tamamlanacağı ekranda yazar ama o anda kimse okumaz, çünkü şoför zaten kapıda beklemektedir.
Diyelim depoda günde 20 sevkiyat çıkıyor ve cari kartlarınızın onda birinde sevk adresi posta kodu hiç girilmemiş — bu varsayımla günde 2 irsaliye, "gönder" dediğiniz anda değil, "neden gitmedi" dediğiniz anda sorun çıkarır. Her biri için depo personeli cari kartına dönüp posta kodunu bulup girecek, sonra tekrar gönderecektir. Sevkiyat sırasında yapılırsa bu birkaç dakikalık gecikme; araç yoldayken fark edilirse müşteriye "irsaliyeniz yolda" demek zorunda kalırsınız.
Geçiş günü nereden başlar
1. Seri ve prefix'i önce tanımlayın. e-İrsaliyenin kendi seri öneki (e-İrsaliye Prefix) girilmeden otomatik numara üretilmez; sistem "e-İrsaliye serisi tanımlanmamış" uyarısı verir ve irsaliye kaydedilemez. Şube veya kullanıcı bazlı ayrı seri istiyorsanız bunu da aynı günde girin — seçim sırası kullanıcı → şube → şirket geneli şeklinde işler, biri boşsa bir alt seviyeye düşer.
2. Başka bir programdan geçiyorsanız sayacı eşitleyin. Eski programla kesilmiş e-İrsaliyeler zaten entegratörde kayıtlıysa, YKERP'in sayacı onlardan geri kalmış olur. Eşitlenmezse sistem entegratörde daha önce kullanılmış bir numarayı yeniden kesmeye çalışır ve belge reddedilir. Eşitleme "Entegratör Serileri" ekranından yapılır; eski programla kesmeye devam ettiğiniz her gün bu adımı tekrarlamanız gerekir, tek seferlik değildir.
3. Önce test modunda deneyin. Test modu açıkken hiçbir belge gerçek GİB'e gitmez. Gerçek bir sevkiyat öncesinde değil, sakin bir günde birkaç deneme irsaliyesi kesip eksik alan uyarılarını görün — geçiş gününde göreceğiniz ilk uyarı bu olmasın.
4. Depo ve şube bilgisini eksiksiz tutun. Depo seçimi zorunlu alan; kullanıcının yetkili olmadığı depo/şube listede görünmez. Yeni kullanıcı eklediğinizde bu yetkiyi atlarsanız, o kullanıcı geçiş günü irsaliye kesemez.
Kağıt düzen ile e-İrsaliye düzeni yan yana
| Konu | Kağıt irsaliye | e-İrsaliye |
|---|---|---|
| Adres hatası ne zaman fark edilir | Şoför sahada, teslimatta | Gönder'e basılırken, sevkiyat öncesinde |
| Numara takibi | Matbaa defterinden elle | Otomatik seri, geçişte entegratörle eşitlenmesi gerekir |
| Eksik bilgiyle devam | Islak imza yeterli, belge geçerli | Eksik alan varsa belge gönderilmez |
| Arşiv | Fiziksel saklama sorumluluğu sizde | GİB'de dijital kayıtlı |
| Faturaya dönüştürme | İrsaliye ve fatura ayrı elle eşleştirilir | Onaylı irsaliyeden tek adımda fatura, stok tekrar düşülmez |
En çok gözden kaçan satır ikincisi değil, birincisi: kağıt düzende adres hatası teslimatta anlaşılır ve orada çözülür. e-İrsaliyede aynı hata, araç depodan çıkmadan önce sistemin önüne çıkar — bu kötü bir şey değil, ama geçiş öncesi cari kartlarınızı temizlemediyseniz geçiş gününün tamamı bu hataları kapatmakla geçer.
Size gerçekten neyi değiştirir
e-İrsaliye zorunluluğunuz varsa (bunu GİB mevzuatı ve mali müşaviriniz belirler, ciro ve sektöre göre değişir) bu yazı o kararı vermenize yaramaz — yalnız geçiş gününün sevkiyatınızı nerede durdurabileceğini anlatır. Aşağıdaki durumlardan biri sizde varsa geçiş günü öncesi hazırlık gerçekten önemlidir:
- Cari kartlarınızın bir kısmında sevk adresi posta kodu veya il/ilçe bilgisi eksik
- Şoför bilgisini irsaliyeye giriyorsunuz ama TC kimlik numarasını her zaman tam yazmıyorsunuz
- Daha önce başka bir programla veya elle e-İrsaliye kestiniz, numaralar entegratörde zaten kayıtlı
- Günlük sevkiyat sayınız yüksek, her belge için depo personelinin elle düzeltme yapacak vakti yok
Günde bir iki sevkiyat çıkan, sabit birkaç müşteriye giden bir işletmeyseniz eksik adres riski de azdır; geçiş günü bir saatlik hazırlıkla kapanır. Asıl risk, çok şubeli ya da çok carili işletmelerde, kimse adres verisini tek tek kontrol etmeden geçişe girmektir.
e-Dönüşüm kullanım kılavuzunda e-İrsaliye ayarlarının her adımı ekran görüntüleriyle anlatılıyor. Sayaç eşitleme, seri tanımlama ve GİB öncesi kontrolün tamamı YK Portal e-Dönüşüm modülünde aynı ekranda yönetiliyor; satış faturası ve e-İrsaliye aynı entegratör ayarını paylaşıyor.