Faturada doğru banka hesabının görünmesini garantilemek
Faturada eski veya yanlış banka hesabı görünürse müşteri ödemeyi oraya yapar, parayı bulmak günler alır. Nereden geldiğini, nasıl garantilendiğini anlatıyoruz.
Müşteriniz faturanın altındaki IBAN'a ödeme yaptı. Sorun şu ki o hesap artık kullanılmıyor — belki bankanızı değiştirdiniz, belki iki yıl önce kapattığınız bir şube hesabı. Parayı bulmak muhasebenize saatler, bazen günler alır; müşteri ise "faturanda öyle yazıyordu" der ve haklıdır.
Bu hatanın kaynağı tek bir şeydir: faturada hangi banka hesabının görüneceği elle işaretlenen bir ayardır, hesabın aktif olup olmamasına göre kendini güncellemez. Banka değiştirdiğinizde, yeni bir hesap açtığınızda veya döviz cinsine göre ayrı hesap kullanmaya başladığınızda bu işareti güncellemezseniz, fatura eskisini basmaya devam eder — çünkü sistem "hangi hesap aktif" diye sormaz, "hangi hesap işaretli" diye sorar.
Ayda 60 e-Arşiv fatura kesen bir işletmede bu işaret güncel değilse, o ay kesilen faturaların tamamının altında yanlış hesap basılıyor demektir. Hatayı fark etmek de kolay değil: yanlış hesap genelde şirketin hâlâ açık olan başka bir hesabıdır, para gerçekten oraya düşer. Sorun ancak mutabakat sırasında, "bu tahsilat hangi faturaya karşılık geldi" sorusu sorulduğunda ortaya çıkar — yani haftalar sonra.
Faturada hangi hesap görünür, bu nereden belirlenir?
Banka > Tanımlama ekranında her hesap kartını açtığınızda bir Faturada Göster bölümü vardır. Buradan hesabın hangi belge türlerinde basılacağını seçersiniz: Temel e-Fatura, Ticari e-Fatura, e-Arşiv Fatura. Bu seçim belge türüne özeldir — bir hesap e-Arşiv'de görünüp e-Fatura'da görünmeyebilir.
İşaretlenen hesaplar, o türde kesilen faturaların altına Banka Adı | Şube Adı | Döviz Tipi | IBAN tablosu olarak otomatik basılır. Önizlemede, PDF'te ve müşteriye giden resmi belgede aynı tablo görünür; ayrıca bir şey yapmanız gerekmez.
Buradaki kritik nokta şu: yeni bir hesap açmak onu otomatik olarak faturaya eklemez. Hesabı Banka > Tanımlama'da oluşturduktan sonra ayrıca Faturada Göster kutucuğunu işaretlemeniz gerekir — bu ikinci adım genelde muhasebeci değil, bankacılık işlemini yürüten kişi tarafından atlanır, çünkü hesap açmakla faturaya yansıtmak iki farklı ekranda, iki farklı zihniyetle yapılan iştir.
Üç nokta gözden kaçırılmaya müsait:
- Birden fazla hesap işaretlenebilir, hepsi alt alta listelenir; varsayılan hesap en üstte çıkar.
- IBAN'ı boş olan hesap faturaya hiç basılmaz. Hesabı işaretlemiş olsanız da IBAN girilmemişse fatura üzerinde görünmez.
- Seçim yalnızca yeni onaylanan faturaları etkiler. Daha önce kesilmiş faturaların görünümü değişmez — hesabı düzelttiğinizde geçmiş faturalar kendiliğinden güncellenmez.
Kontrolsüz ve kontrollü düzen
| Durum | Kontrol edilmezse | Hesap listesi güncel tutulursa |
|---|---|---|
| Banka/hesap değişikliği | Eski hesap faturada kalır, kimse fark etmez | Yeni hesap işaretlenir, eskisinin işareti kaldırılır |
| IBAN'sız hesap | Müşteri IBAN'ı faturada bulamaz, telefonla sorar | IBAN boşsa hesap zaten basılmaz, siz önceden görürsünüz |
| Dövizli tahsilat | Döviz faturasında da TL hesabı görünür, müşteri yanlış hesaba yatırır | Döviz hesabı yalnız o dövizdeki faturada görünür |
| Geçmiş faturalar | "Hesabı düzelttim, hepsi düzeldi" sanılır | Geçmişin değişmediği bilinir, gerekirse elle iptal/yeniden kesim yapılır |
Bu sizin için gerçek bir risk mi?
Tek bir banka hesabınız varsa ve bu hesap hiç değişmiyorsa, bu ayar bir kere yapılır ve unutulur — sizin için pratikte risk yoktur.
Risk şu belirtilerden biri varsa büyür:
- Birden fazla banka hesabınız var (iki farklı banka, ya da TL + döviz)
- Son bir yılda banka veya şube hesabı değiştirdiniz
- e-Fatura ve e-Arşiv için farklı hesap kullanıyorsunuz
- Birden fazla şirket veya şube adına fatura kesiyorsunuz
Bu belirtilerden biri sizde varsa, Banka > Tanımlama ekranını açıp her hesabın Faturada Göster işaretini bir kez gözden geçirmek yeterli: hangi hesap işaretli, IBAN'ı dolu mu, doğru belge türünde mi seçili — üçü de tek ekranda görünür. Beş dakikalık bu kontrol, bir hafta sonra "tahsilatı bulamıyoruz" telefonuyla uğraşmaktan daha ucuza gelir.
Hesap tanımlama ve faturada gösterim ekranı Finans & Muhasebe yardım sayfasında görüntülerle anlatılıyor. e-Fatura ve e-Arşiv kesimini YK Portal e-Dönüşüm üzerinden yönetiyorsanız aynı ayar oradan yapılır.