Veresiye defterini dijitale taşımanın en kolay yolu

Kağıt defterde borç nasıl kayboluyor

Müşterinin işi bitti, o gün ödeme alınmadı, deftere bir satır düşüldü: isim, tutar, tarih. Sayfa dolunca yeni deftere geçildi, eski sayfalar çekmecede kaldı. Üç ay önce kimin ne kadar borcu olduğunu hatırlamak, o kalın deftere geri dönüp sayfa sayfa aramaya kalıyor — ve genelde kimse geri dönmüyor.

Sorun kötü niyet değil, hafıza. Elinizde 30-40 veresiye müşterisi varsa, hangisinin borcu bir haftalık, hangisinin üç aylık olduğunu akılda tutmak mümkün değil. Diyelim ki ayda 20 müşteriye veresiye iş yapıyorsunuz ve bunlardan sadece beşine zamanında hatırlatma gitmiyor, ortalama borç 600 TL. Ay sonunda tahsil edilmemiş 3.000 TL bir sonraki aya devrediyor; unutulan borçlar birikince üç ayda 9.000 TL'ye ulaşıyor. Hiçbiri "battı" değil — sadece kimin, ne zaman hatırlatacağı belli olmadığı için sırada bekliyor.

Dijital veresiye takibi nasıl çalışıyor

Burada anlatılan ayrı bir defter tutmak değil; elinizdeki servis kayıtlarını okuyup borcu kendiliğinden listelemek.

Borç elle girilmiyor. Bir servis işi kapatıldığında tutarın tamamı tahsil edilmemişse, kalan tutar otomatik olarak veresiye listesine düşer. Ayrıca bir yere yazmanıza gerek kalmaz — deftere ikinci kez not almak zorunda kalmazsınız.

Toplam borç ve kaç müşterinin borçlu olduğu tek bakışta görünür. Sayfa sayfa toplama yapmadan, üstteki özet kartında toplam açık hesap tutarını ve borçlu müşteri sayısını görürsünüz.

Eski borç göze çarpar. Her müşterinin en eski borcunun kaç gün önce oluştuğu renkli bir rozetle işaretlenir; 30 günü geçen borçlar ayrı sayılır. "Bu ay kimi aramam lazım" sorusunun cevabı deftere bakmadan bellidir.

Hatırlatma tek tıkla gider. Müşteriyi arayıp numarasını bulmanıza gerek yok — listedeki WhatsApp butonu telefon numarasını kendisi biçimlendirir ve hazır bir borç hatırlatma mesajıyla WhatsApp'ı açar, siz göndermeye basarsınız.

Resmi bakiye her zaman cari ekstrede. Bu liste yalnızca servis kayıtlarından doğan bakiyeleri gösterir; elle girilen cari hareketler veya faturalar buraya dahil olmaz. Bir müşterinin kesin, resmi borcunu görmek isterseniz "Cari Detay" linkinden ekstresine geçersiniz — veresiye listesindeki rakamla ekstredeki rakam bu yüzden kasıtlı olarak farklı çıkabilir.

Kağıt defter ile dijital veresiye listesinin farkı

Ne oluyor	Kağıt defterde	Dijital veresiye listesinde
Borç nereden geliyor	Elle yazılır, satır atlanabilir	Servis kapanışında otomatik düşer
Toplam açık hesap	Sayfa sayfa elle toplanır	Üstte tek rakam
En eski borç kimde	Hatırlamaya kalır	Renkli rozetle işaretli, gün sayısıyla
Hatırlatma	Telefon numarası aranıp bulunur, aranır ya da unutulur	WhatsApp'a hazır mesajla tek tık
Defter kaybolursa	Borç geçmişi de kaybolur	Kayıt sistemde kalır

Hangi işletmeye gerçekten gerekir?

Bu araç her işletme için gerekli değil. Şu belirtiler sizde varsa işinize yarar:

• İşi bitirip "sonra öderim" dedirten müşteri sayınız düzenli ve elinizdeki defterde takip etmesi zorlaşacak kadar kalabalık.
• Birden fazla kişi tahsilat takibi yapıyor ve "bu müşteriye kim hatırlattı, hatırlattı mı" sorusu sık soruluyor.
• Borcun ne zaman doğduğunu unutuyorsunuz; hangi müşteri 3 gündür, hangisi 3 aydır borçlu, karışıyor.

Şu durumlarda gerekmez:

• Veresiye nadiren veriyorsanız, birkaç ismi zaten akılda tutabiliyorsanız.
• Veresiye satış faturaları veya genel cari hareketlerden geliyorsa — bu liste yalnızca servis (tamir/bakım) kapanışından doğan borcu gösterir, genel satış veresiyesini kapsamaz. Bu durumda ihtiyacınız olan Cari Ekstre'dir, veresiye listesi değil.
• İşletmenizde servis/tamir işi yoksa; bu ekran servis borcuna göre çalışır, servis kaydı olmayan bir işletmede boş görünür.

Nereden bakılır

Ekran, şirket ayarlarında "Veresiye Göster" açıksa Finans > Veresiye Defteri menüsünde görünür; ayrıntılı adımlar Finans & Muhasebe yardım sayfasında yer alıyor. Servis borcunu tutan tarafı, yani işin nereden kapandığını görmek isterseniz Araç Servis modülüne bakabilirsiniz — veresiye listesi bu modüldeki servis kayıtlarını okur.

Kağıt defteri kapatmak büyük bir proje değil; elinizdeki servis kayıtları zaten sistemdeyse, veresiye listesi ek bir girişe gerek kalmadan kendiliğinden oluşur.