Siparişin ne kadarının sevk edildiğini anlık görmek

Müşteri "siparişimin kalanı ne oldu?" diye sorduğunda

Bir sipariş geldi, depo elindeki stoğu sevk etti, kalanı tedarik bekliyor. İki hafta sonra müşteri arıyor: "sipariş tamamlandı mı?" Cevabı bulmak için sipariş formunu, irsaliye klasörünü ve belki muhasebedeki fatura kaydını ayrı ayrı açmanız gerekiyorsa sorun depoda değil; siparişin o anki durumunu tek bakışta gösteren bir yerin olmamasında.

Günde 15 sipariş giren bir işletmede bunların dörtte biri parça parça sevk ediliyorsa, her ay yaklaşık 110 sipariş "kısmen tamamlandı" halde bekler. Her birinin "ne kadarı gitti, ne kadarı kaldı" sorusunu cevaplamak irsaliye kayıtlarını karıştırmayı gerektiriyorsa ve bu beş dakika sürüyorsa, ayda yaklaşık 9 saat sadece bu soruya cevap aramakla geçer — satış yapmakla değil.

Sipariş onaydan sevkiyata nasıl ilerler

Sorunun kaynağı genelde şu: sipariş onaylandığı anda tek bir "tamamlandı/tamamlanmadı" durumuna düşüyor, oysa gerçek hayatta sipariş parça parça ilerliyor. Bunun düzgün takip edilebilmesi için üç şeyin ayrı ayrı ve otomatik ilerlemesi gerekir:

1. Onay, stoğu rezerve eder. Sipariş onaylandığında (rezervasyon açıksa) seçilen depodan stok fiziksel olarak düşmeden rezerve edilir. Bu adım atlanırsa, aynı üründen başka bir siparişe söz verilmiş olur ve sevkiyat sırasında "stok yetmiyor" sürprizi çıkar.

2. Sevkiyat, siparişin durumunu kendiliğinden değiştirir. Depo bir kısmını sevk ettiğinde kesilen irsaliye onaylandığı anda sipariş otomatik olarak "Kısmi Sevk" veya "Sevk Edildi" durumuna geçer; kimsenin elle "durumu güncelle" demesi gerekmez. Bu adım elle yapılırsa unutulur, unutulan durum müşteriye yanlış bilgi olarak gider.

3. Fatura, sevkiyattan bağımsız ilerler. Sevk edilen miktar ile faturalanan miktar aynı anda değişmeyebilir; sipariş detayında her satır için "faturalanan" ve "kalan" miktar ayrı görünür. Bu ayrım olmazsa "sevk ettik ama faturalamadık" ile "faturaladık ama sevk etmedik" durumları birbirine karışır.

4. Depoya "bugün ne çıkacak" listesi elle çıkarılmaz. Sevk edilecek siparişler seçilip toplu olarak irsaliyeye çevrildiğinde, depocu için ürün bazında toplanmış bir yükleme listesi otomatik oluşur: hangi üründen kaç adet, hangi müşteriye gidecek. Bu liste her sevkiyat öncesi elle çıkarılan bir Excel olmaktan çıkar.

Bu dört adım birbirinden ayrışmazsa, sipariş durumu tek bir kişinin hafızasında kalır; o kişi izinli olduğunda müşteriye verilecek cevap da izne çıkar.

Elle takip ile otomatik takibin farkı

Ne oluyor	Excel / telefonla takipte	Sipariş durumu otomatik işleyen sistemde
Sevkiyat yapıldığında durum	Biri hatırlayıp not düşerse değişir	İrsaliye onaylanınca kendiliğinden değişir
Ne kadarı sevk edildi	İrsaliye klasörü karıştırılır	Sipariş ekranında anlık görünür
Ne kadarı faturalandı	Muhasebeye sorulur	Satır bazında "faturalanan / kalan" olarak görünür
Kalan stok başka siparişe söz verilir mi	Fark edilmeden verilebilir	Onaylı siparişin rezervi düşene kadar korunur
Depoya "bugün ne sevk edilecek" listesi	Elle çıkarılır	Seçilen siparişlerden toplu liste alınır

Tablodaki en pahalı satır görünmeyen: telefon trafiği. Müşteri aradığında cevabı aramak için geçen her dakika, o anda başka bir siparişle ilgilenilmiyor demektir. Bu dakikalar tek tek küçük görünür; ay sonunda toplandığında satış ekibinin gününün ciddi bir kısmını yer.

Durumun elle değil otomatik işlemesinin asıl kazancı, kimsenin "güncellemeyi unutması" diye bir seçeneğin kalmamasıdır. Sevkiyat kesilmeden sipariş "sevk edildi" görünmez, irsaliye onaylanmadan stok düşmez; durum her zaman belgeyle birlikte ve belgeyle aynı anda değişir.

Bu takip her işletmeye gerekli mi?

Hayır. Aşağıdakilerden ikisi sizde yoksa, bu konuda zorlanmıyorsunuzdur:

• Siparişler tek seferde değil, parça parça sevk ediliyor
• Aynı anda birden fazla depo veya şubeden sevkiyat yapılıyor
• Müşteri "siparişim ne oldu" diye sık sık arıyor
• Sevk edilen ile faturalanan miktar farklı zamanlarda ilerliyor

Tek depodan, tek seferde sevk edip aynı gün faturalayan bir işletmede bu ayrım fazla karmaşıklık katar, fayda getirmez.

Nereden bakılır

Bu takip Satış Siparişleri modülünün bir parçasıdır; ekranların nasıl çalıştığını satış yardım sayfasında adım adım bulabilirsiniz. Sipariş, sevkiyat ve faturalama akışının ERP'nizde nasıl kurulduğunu görmek isterseniz YK Portal Araç Servis sayfasına bakabilirsiniz.