Şubeler arası stok transferini kayıt altına almak

Bir şubeden başka bir şubeye mal gönderdiğinizde elinizde WhatsApp fotoğrafı, bir not kağıdı ya da "gönderdim, ulaştı" sözünden başka bir şey kalmıyorsa, bu transfer sistem açısından hiç olmamış demektir. Gönderen şubenin stoku hâlâ oradaymış gibi görünür, alan şubenin stoku ise mal fiilen elindeyken sistemde hiç artmamış durur.

Fark, sayım gününde ortaya çıkar

Bu açık genellikle kendini hemen göstermez; iki şube de günlük işine bakar. Fark, ay sonu sayımında patlar: bir şubede "fazla" çıkar, diğerinde "eksik" — ikisi de aynı transferin iki yarısıdır ama kayıt olmadığı için kimse ikisini birbirine bağlayamaz.

Rakamla bakalım. Varsayalım 4 şubeniz var ve aralarında haftada ortalama 10 transfer yapılıyor; bunun yarısı not defteri veya telefonla bildirilip sisteme geç ya da hiç işlenmiyor. Yılda 520 transferin yaklaşık 260'ı kayıt dışı kalır. Sayım günü her birini araştırmak ortalama 10 dakika sürerse, yılda 43 saat yalnızca "bu fark nereden çıktı" sorusuna gider — hiçbiri stok sayan, satan ya da sevk eden bir iş değildir.

Depo Transferi ekranı ne değiştirir

Süreç üç adımdır, ama her adımın kendi nedeni var:

1. Kaynak ve hedef şube/depo seçilir. Sistem sizi yalnızca yetkili olduğunuz şube ve depolarla sınırlar. Bu kısıtlama kasıtlıdır: bir kullanıcının, erişim yetkisi olmayan bir depoya mal "kaydırması" ya da orada stok görünür hale getirmesi önlenir.
2. Taşınacak stok ve miktar girilir. Tek bir ekranda hem "ne gidiyor" hem "nereden nereye gidiyor" birlikte kayda geçer; iki şube arasında telefon trafiğine gerek kalmaz.
3. Kaydedilir. Burada fark şu: sistem tek kayıttan iki hareket üretir — kaynak depoda çıkış, hedef depoda giriş. İkisi aynı anda, aynı belge numarasıyla oluşur; biri unutulup diğeri kaydedilme ihtimali kalmaz.

Bunun tersi de doğru: "transfer girişi" veya "transfer çıkışı" diye bir hareket tipini Manuel Giriş/Çıkış ekranından elle seçemezsiniz. Bu hareketler yalnızca Depo Transferi onaylandığında otomatik oluşur — biri elle farklı bir hareket türü yazıp transfer kaydını bozamaz. Her iki şubenin bakiyesi kayıt anında güncellenir ve transfer, Stok Hareketleri ekranında belge numarasıyla geriye dönük aranabilir.

Not defteriyle transfer, Depo Transferi ekranıyla transfer

Konu	Not/telefon ile transfer	Depo Transferi ekranı ile
Kayıt nerede duruyor	Kağıtta, WhatsApp'ta, hafızada	Tek belge numarasıyla sistemde
Gönderen şubenin bakiyesi	Transfer unutulursa hâlâ eski gibi görünür	Kayıt anında düşer
Alan şubenin bakiyesi	Mal elde ama sistemde yok	Kayıt anında işlenir
Yetkisiz depoya kayıt	Engel yok	Yalnızca yetkili olunan şube/depo seçilebilir
Hangi transfer ne zaman yapıldı	Hatırlanmaya çalışılır	Belge no + tarihle sabit, Hareketler'de görünür
Sayım günü fark	Kaynağı genelde bulunamaz	Bakiye zaten doğru, fark normalde çıkmaz

Tablodaki en pahalı satır en görünmeyeni: sayım günü fark. Rakamı kimse maliyet olarak görmez, ama her ay tekrarlanan bir "neden tutmuyor" araştırmasıdır.

Şubeler arası transfer takibi size gerekli mi?

Tek şubeniz ve tek deponuz varsa bu konu sizi hiç ilgilendirmiyor — transfer diye bir hareket zaten oluşmuyor, not defteri de ekran da gereksiz.

Aşağıdakilerden en az ikisi sizde varsa, transferi not defteriyle değil sistemden yürütmek gerçek bir fark yaratır:

• Birden fazla şube veya depo arasında düzenli mal hareketi oluyor
• Transferi yapan kişi ile ay sonu sayımını yapan kişi farklı
• Sayımlarda şubeler arası fark sık sık çıkıyor ve kaynağı genelde bulunamıyor
• Bazı kullanıcıların sadece kendi şubesinin deposuna erişmesini istiyorsunuz (örn. bayi şubesi, taşeron deposu)

Ayda bir-iki kez elden küçük bir sevkiyat yapan, tek kişinin her şeyi takip ettiği küçük bir işletmeyseniz, bu ekranın size kazandıracağı zaman sınırlıdır; not defteri o ölçekte hâlâ işe yarar.

Depo Transferi ekranının tüm alanları ve yetkilendirme kuralları Stok & Depo yardım sayfasında anlatılıyor. Bu modül şirketinizde Satınalma, B2B, Araç Servis, Arıza & Bakım veya CRM modüllerinden en az biri aktifken kullanılabilir.