Ürün bitmeden sipariş vermeyi sisteme bırakmak
Kritik stok eşiklerini bir kez tanımlayıp sistemin takip etmesini sağlamak, ürün bittikten sonra fark etmekten nasıl farklı sonuç verir?
Depodaki bir ürün bittiğinde bunu genelde en kötü anda öğrenirsiniz: müşteri sipariş verdiğinde, üretim hattı bir parça beklerken ya da satış elemanı "bu üründen kaç tane var?" diye sorduğunda. O noktada sipariş vermek artık geç kalmış bir sipariştir — tedarikçinin teslim süresi boyunca ya satış kaybedersiniz ya da iş durur.
Sorun stok takip etmemek değil. Çoğu işletme stok bakiyesini düzenli kontrol ediyor. Sorun, bakiyenin ne zaman kontrol edildiği: genellikle ürün zaten sıfırlandıktan sonra.
Fark etmek ile önceden bilmek arasındaki fark
Elle takip ettiğiniz bir stok listesinde "bu üründen az kaldı" bilgisi, birinin o ürüne bakıp fark etmesine bağlıdır. 200 kalemlik bir depoda her kalemi her gün gözden geçiren biri yoksa, düşük stok ancak biri o ürünü aramaya çalışıp bulamadığında ortaya çıkar.
Varsayalım 300 stok kalemi olan bir işletmede her kalemin elle kontrolü 10 saniye sürüyor; tam bir tur 50 dakika. Günde bir kere bu turu yapan bir işletme bile, turdan 5 dakika sonra kritikleşen bir kalemi ancak ertesi günkü turda görür. Turu düzenli yapan işletme azdır; çoğunda tur hiç yoktur, kontrol "fark edilince" olur.
Minimum stok seviyesi tanımlandığında bu tur ortadan kalkar. Her stok kartı için bir eşik girilir, sistem bakiyeyi o eşikle kıyaslar ve eşiğin altına düşen her kalemi otomatik listeler. Siz 300 kalemi taramazsınız; sistem hangi kalemlerin dikkat istediğini söyler.
Nasıl çalışır
1. Eşik tanımlanır. Her stok kartı için şube ve depo bazında bir minimum miktar girilir. Bu eşik ürüne göre değişir: günlük tüketilen bir hammadde için eşik yüksek, nadiren satılan bir ürün için düşük olabilir. Eşik bir kere girilir, tekrar girmeniz gerekmez — aynı kayda tekrar kaydettiğinizde eşik güncellenir.
2. Bakiye düştükçe sistem karşılaştırır. Her satış, üretim tüketimi veya manuel çıkışta bakiye güncellenir ve eşikle karşılaştırılır. Bu karşılaştırma için kimsenin bir ekranı açıp bakması gerekmez.
3. Eşiğin altına düşen kalemler ayrı bir listede toplanır. Bakiyesi sıfır olan kalemler kırmızı, eşiğin altında ama sıfırdan büyük olanlar sarı renkte görünür. Böylece "hiç yok" ile "azalıyor" arasındaki fark bir bakışta ayrılır — ikisi aynı aciliyette değildir.
4. Siz bu listeden sipariş kararını verirsiniz. Liste otomatik sipariş açmaz; hangi tedarikçiden, ne zaman ve ne kadar sipariş verileceğine siz karar verirsiniz. Sistemin yaptığı, bu kararı vermeniz gereken anı — ürün tükenmeden önce — size göstermektir. Listeyi Excel veya PDF olarak dışa aktarıp doğrudan satınalma talebine temel alabilirsiniz.
Buradaki fark küçük ama sonucu büyük: eşik "sıfır" değil, sıfırdan önceki bir noktadır. Tedarikçinizin teslim süresi 5 günse, eşiği o 5 günlük tüketiminizin üzerine koyarsınız; sipariş verdiğiniz gün değil, mal elinize ulaştığı gün ürün tükenir.
Elle takip ile eşik tanımlı takip
| Durum | Elle takip | Eşik tanımlı takip |
|---|---|---|
| Düşük stok ne zaman fark edilir | Biri arayıp bulamadığında | Bakiye eşiğin altına düştüğü anda |
| Kaç kalem aynı anda izlenir | Pratikte birkaç "akılda tutulan" kalem | Tanımlı eşiği olan tüm kalemler |
| Acil olan ile olmayan ayrımı | Yok, hepsi aynı telaşla | Kırmızı (tükendi) / sarı (azalıyor) ayrımı |
| Sipariş zamanlaması | Ürün bittikten sonra | Teslim süresi hesaba katılarak önceden |
| Yeni personel bu bilgiye nasıl erişir | Eski personelin tecrübesinden | Ekrandan, şube/depo yetkisiyle |
Size gerekli mi?
Her işletmenin eşik tanımlamaya ihtiyacı yok. Elinizde şu belirtilerden birkaçı varsa, muhtemelen gereklidir:
- Depodaki kalem sayısı, birinin aklında tutabileceğinden fazla
- Bir ürün bittiğinde bunu müşteri veya üretim hattı size söylüyor
- Birden fazla şube veya depo var, her birinin stok durumu farklı seyrediyor
- Tedarikçinizin teslim süresi uzun, "fark edince sipariş ver" stratejisi sık sık satış kaybına yol açıyor
Elinizde 10-15 kalemlik, haftada bir göz gezdirdiğiniz bir stoğunuz varsa eşik tanımlamak fazladan bir adım olur — mevcut düzeniniz zaten işe yarıyor demektir.
Eşik tanımı ve kritik stok listesi YK Portal Stok & Depo modülünün bir parçası; stok kartı, depo transferi ve sayımla aynı yerde çalışır. Ekranların nasıl kullanıldığına dair ayrıntılı anlatım stok & depo yardım sayfasında.