Tedarikçi tekliflerini karşılaştırmanın en hızlı yolu
Teklifler mailde, WhatsApp'ta ve PDF'te dağılınca en düşük fiyat gözden kaçıyor. Teklif toplamayı ve karşılaştırmayı tek ekrana indirmenin yolunu anlatıyoruz.
Üç tedarikçiden fiyat istediniz. Biri mail attı, biri WhatsApp'tan PDF gönderdi, biri telefonda söyledi. Şimdi bunları karşılaştırmak için birinin oturup Excel'e girmesi gerekiyor.
O Excel'e girerken iki şey oluyor: zaman gidiyor ve hata giriyor. Üçüncü tedarikçinin fiyatı KDV hariçti ama sütuna dahilmiş gibi yazıldı. En düşük teklif artık en düşük görünmüyor.
Elle karşılaştırmanın gerçek maliyeti
Kendi rakamlarınızla hesaplayın.
Ayda 40 talebiniz olduğunu, her talep için ortalama üç teklif topladığınızı varsayalım. Teklifleri toplamak, okumak, Excel'e girmek ve karşılaştırmak talep başına 25 dakika sürüyor.
40 × 25 dakika = ayda 16,7 saat. Yılda 200 saat — bir kişinin beş haftası.
Buna doğrudan para kaybını ekleyin. Teklifler yan yana durmadığında en düşük fiyat bazen gözden kaçar. Kaçırılan fark ortalama %3 olsa ve yıllık alım hacminiz 5 milyon TL olsa, yılda 150 bin TL eder.
Bu rakamları kendi hacminizle değiştirin. Sonuç değişir ama yön değişmez: elle karşılaştırma, göründüğünden pahalıdır.
Sorun karşılaştırmada değil, teklifin geliş biçiminde
Excel'i suçlamak kolay ama asıl sorun daha önce başlıyor. Teklif yapısız geliyor.
Mailde gelen teklif bir metin. PDF'te gelen bir resim. Telefonda söylenen bir hatıra. Üçünü karşılaştırmak için önce üçünü de aynı biçime çevirmek gerekiyor — Excel'e girme işi tam olarak bu.
Çözüm karşılaştırmayı hızlandırmak değil, teklifi baştan yapılı almak.
Teklifi tedarikçinin kendisine girdirmek
YK Portal'da satınalma tarafı bunu şöyle çözüyor: tedarikçiye bir teklif linki gönderiliyor. Tedarikçi o linke tıklıyor, sisteme üye olmadan, giriş yapmadan teklif formunu dolduruyor.
Bu tek değişikliğin üç sonucu var:
Teklif doğrudan yapılı geliyor. Kalem kalem, birim fiyatıyla, para birimiyle. Kimsenin Excel'e girmesi gerekmiyor.
Aktarma hatası ortadan kalkıyor. Fiyatı tedarikçi kendi yazıyor. Yanlış yazarsa sorumlusu belli.
Teklifler yan yana duruyor. Aynı talebin altındaki tüm teklifler tek ekranda karşılaştırılıyor; en düşük olan işaretli geliyor.
Tedarikçi hâlâ mail atmak isterse elle giriş de mümkün — ama bu istisna olur, kural değil.
Fiyatı zaten belli olan kalemler için teklif toplamayın
Alımların bir kısmı için teklif toplamak zaman kaybıdır. Aynı tedarikçiden, aynı ürünü, anlaşmalı fiyattan alıyorsanız üç yerden fiyat istemenin anlamı yok.
Bunun için sabit fiyat tanımları var: tedarikçi ve stok bazında fiyat kaydediliyor, Excel ile toplu yüklenebiliyor ve açık taleplere toplu teklif olarak uygulanabiliyor. Sözleşmeli kalemler böylece teklif sürecini hiç meşgul etmiyor; süreç yalnızca gerçekten fiyat araştırması gereken kalemlerde işliyor.
İki düzenin yan yana hâli
| Ne oluyor | Mail + Excel düzeninde | Teklif linki düzeninde |
|---|---|---|
| Teklif nereden geliyor | Mail, WhatsApp, telefon | Tek form, yapılı veri |
| Excel'e kim giriyor | Satınalmacı | Kimse |
| Aktarma hatası | Fark edilmiyor | Yok |
| En düşük fiyat | Gözle aranıyor | İşaretli geliyor |
| Fiyat geçmişi | Eski maillerde | Stok bazında kayıtlı |
| Anlaşmalı kalemler | Yine teklif isteniyor | Sabit fiyattan otomatik |
| Kim ne zaman verdi | Mail tarihinden | Kayıtlı |
Tedarikçi seçimi yalnızca fiyat değildir
En düşük fiyatı bulmak işin yarısı. Diğer yarısı, o tedarikçinin geçen sefer teslimatı iki hafta geciktirip üretimi durdurduğunu hatırlamak.
Bu bilgi genellikle satınalmacının kafasında durur. Kişi işten ayrılınca bilgi de gider. Tedarikçi performansının ayrı bir ekranda tutulmasının sebebi bu: karar verirken fiyatın yanında geçmiş de görünsün.
Bu size gerekli mi?
Ayda beş talep açan, tek tedarikçiden alan bir işletmede bu düzen fazladır. Telefon açmak daha hızlı.
Şu belirtilerden üçü sizde varsa gereklidir:
- Aynı malzemeyi birden fazla tedarikçiden alıyorsunuz
- Teklifler farklı kanallardan geliyor (mail, WhatsApp, telefon)
- Talep açan ile satınalmayı yapan farklı kişiler
- "Bu ürünü geçen sefer kaça almıştık" sorusunun cevabı hemen bulunamıyor
- Ayda 20'den fazla talep geçiyor
Teklif toplama, karşılaştırma ve sabit fiyat tanımlarının adım adım nasıl yapıldığını Satınalma kılavuzunda bulabilirsiniz. Modülün kapsamı için Satınalma sayfamıza bakabilirsiniz.